Ser responsable de la gestión de una empresa u organización es un trabajo complejo y exigente. El éxito de su organización depende de que disponga de estrategias que respondan a sus circunstancias y entorno específicos. Podemos ayudarle a desarrollar sus habilidades de gestión administrativa.
En este artículo, examinamos las diferentes teorías de la gestión administrativa, las habilidades necesarias para una gestión eficaz y los beneficios que puede tener una gestión administrativa eficaz.
¿Qué es la gestión administrativa?
Una organización o empresa se administra mediante la gestión administrativa. La gestión administrativa establece una estructura que permite que las empresas y organizaciones prosperen. La gestión administrativa se refiere al proceso de gestión y mantenimiento de organizaciones y empresas. Los empleados de la gestión administrativa establecen una jerarquía de autoridad, deciden sus funciones clave, asignan diferentes áreas de responsabilidad y dividen el trabajo entre los departamentos de la organización.
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Teorías de la gestión administrativa
El concepto de cómo es la gestión administrativa eficaz ha evolucionado a lo largo del tiempo a medida que se han creado y aplicado diferentes teorías. Estas son algunas de las teorías más conocidas sobre la gestión administrativa eficaz:
Principios de gestión administrativa de Fayol’
Henri Fayol fue un teórico que introdujo 14 principios de gestión administrativa basados en su experiencia como ingeniero y director de una empresa minera en el siglo XIX. Los 14 principios de Fayol se consideran una de las primeras teorías de gestión administrativa. Estos principios incluyen:
- División del trabajo: Dividir las tareas de forma equitativa entre los empleados
- Autoridad: Decidir cómo funciona la cadena de mando en la organización
- Disciplina: Establecimiento de políticas sobre el cumplimiento de las normas de comportamiento
- Unidad de mando: Seleccionar a un solo individuo o equipo para que sea el brazo ejecutivo
- Unidad de dirección: Mantener una visión y unos objetivos unificados
- Subordinación de los intereses individuales: Sacrificar las necesidades personales por el bien de la organización
- Orden: Comunicación de expectativas e instrucciones
- Equidad: Priorizar el trato justo y equitativo
- Estabilidad del personal: Mantener las relaciones a largo plazo entre el empleado y el empleador
- iniciativa: Aprovechar todas las oportunidades y actuar con sentido de la urgencia
Teoría de la gestión administrativa de James D. Mooney
James D. Mooney fue un ingeniero y ejecutivo de empresa. Quizá lo conozca como uno de los primeros líderes de la teoría de la gestión. Identificó tres principios clave que hacen que las organizaciones sean entidades sociales distintivas. Estos son:
- Coordinación
- Jerarquía
- Diferenciación funcional
Partiendo de esta base, Mooney, junto con Alan Reiley, desarrolló una teoría sistémica de la organización que asignaba un proceso y un efecto a cada principio. Su trabajo se considera fundamental en el desarrollo de la teoría de la gestión administrativa.
Luther Gulick y la teoría POSDCORB
Luther Gulick, politólogo estadounidense, era un experto en administración pública. Creó el acrónimo “POSDCORB” que significa:
- Planificación
- Organizar
- Personal
- Dirigiendo
- Coordinar
- Informar
- Presupuesto
En su opinión, las organizaciones podrían tener más éxito en la gestión de proyectos si los abordaran utilizando estos ocho elementos. La teoría de Gulick se inspira en los 14 principios de Fayol;
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Habilidades esenciales para la gestión administrativa
Un administrador es una persona que dirige las actividades de su equipo o de sus empleados y asume la responsabilidad de alcanzar los objetivos de una determinada organización o empresa
Si quiere mejorar la gestión administrativa en su lugar de trabajo, necesitará que los administradores muestren algunas habilidades clave. Éstas incluyen:
Conocimientos técnicos
El entorno empresarial actual está dominado por la tecnología. Un administrador exitoso necesita entender y dominar las tecnologías relevantes para su segmento específico. Esto significa que el administrador debe entender la tecnología y saber cómo usarla y aplicarla dentro de su disciplina particular.
Habilidades humanas
La habilidad técnica está relacionada con el trabajo con cosas o aplicaciones, pero la habilidad humana está relacionada con el trabajo con personas. Esta habilidad abarca la forma en que un administrador interactúa con sus subordinados, sus iguales y sus superiores. Un buen administrador debe tener la capacidad de entender a las personas con las que trabaja, ser receptivo a sus puntos de vista y percepciones, comprender sus expectativas e identificar sus puntos fuertes y débiles;
Las habilidades humanas también incluyen la capacidad de comunicarse bien y de entender y ser sensible a las necesidades y sentimientos de las personas con las que trabaja o dirige.
Habilidades conceptuales
Es la capacidad de ver una organización y saber cómo funciona cada parte y cómo se relaciona con otras funciones. Esto ayuda al administrador a vigilar la correcta coordinación porque, en la mayoría de los casos, el buen funcionamiento de un proceso depende de otros procesos.
Además, las habilidades conceptuales permiten al administrador comprender mejor dónde encaja en la industria, las fuerzas económicas y de mercado que afectan a su segmento y el papel que las fuerzas políticas y sociales pueden desempeñar en el éxito o el fracaso de su organización.
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Estrategias para una gestión administrativa eficaz
Algunas estrategias clave para una gestión administrativa eficaz son:
Control presupuestario y gestión de costes
Esto es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización. Un gestor administrativo de éxito debe contar con una estrategia para administrar un presupuesto, gestionar el riesgo e informar de cualquier desviación. Una subestrategia de control presupuestario incluiría también la aplicación de estrategias de mejora de costes, como la automatización, la eliminación de residuos y el seguimiento de la productividad.
Control y gestión de cambios
Siempre es un reto gestionar el cambio, no sólo a nivel de equipo sino a nivel funcional. Es necesario contar con una estrategia administrativa para gestionar el proceso de cambio, evaluar ese cambio, presupuestarlo, aplicarlo y asegurarse de que es aceptado por los distintos departamentos de una organización.
Delegación
Esto es una necesidad básica para la parte administrativa de cualquier operación empresarial. Si quiere que su empresa funcione sin problemas, asigne responsabilidades dentro del equipo. También hay que especificar los niveles de autoridad para que las tareas sean realizadas a tiempo por quienes están mejor cualificados para ello.
Establecimiento de objetivos
Se trata de una estrategia para toda la empresa, pero que requiere la participación de toda la administración. Tiene que haber una estrategia que trace un plan de acción claro para los empleados y establezca objetivos específicos. La mayoría de las organizaciones siguen la metodología SMART para establecer objetivos: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos.
3. Desarrollo del liderazgo
Una gestión administrativa eficaz incluye una estrategia para promover a los líderes desde dentro, y esto requerirá desarrollar las capacidades de los miembros del equipo existentes y perfeccionar sus habilidades. El desarrollo del liderazgo está estrechamente relacionado con la planificación de la sucesión, y ambos son muy importantes para cualquier organización.
Gestión del rendimiento
Las revisiones de desempeño juegan un papel importante en cualquier organización. Una buena estrategia de gestión administrativa implicaría medidas que proporcionen retroalimentación y dirección a los miembros del equipo para que todos conozcan su valor y estén alineados para alcanzar los mismos objetivos.
Gestión de problemas
Toda empresa, grande o pequeña, se enfrenta a retos y contratiempos. La dirección administrativa suele asumir la responsabilidad de identificar esos problemas, investigar su causa y proponer soluciones para arreglar no sólo el problema en sí, sino las consecuencias que ha generado.
Establecer normas
Una organización suele funcionar según el principio de proporcionar valor a sus partes interesadas. Para ello, debe existir un conjunto de normas que garanticen que los productos y/o servicios de la organización están a la altura y cumplen con los estándares aceptables. El cumplimiento de estas normas debe ser una de las principales prioridades de una empresa.
Creación de equipos
Si quieres tener éxito, lo harás utilizando a tu gente. Para ello, ponga en práctica estrategias de creación de equipos para que su equipo se mantenga motivado. Las actividades de creación de equipos también son importantes para desarrollar las relaciones de equipo y la lealtad a la empresa.
Transparencia
Una de las funciones de la gestión administrativa es proporcionar información precisa a los empleados y al público. Todos los informes deben ser sinceros y no deben existir prácticas que obliguen a ocultar nada a los miembros del equipo principal o a sus clientes.
Beneficios de la aplicación de sólidas estrategias de gestión administrativa
Las organizaciones comprenden ahora el importante papel que puede desempeñar una gestión administrativa eficaz en el buen funcionamiento de una empresa. Algunas de las principales ventajas de aplicar sólidas estrategias de gestión administrativa son
Situación financiera saludable
Una estrategia de gestión administrativa eficaz para garantizar que las finanzas de la empresa’se gestionan de forma eficiente para que los gastos se mantengan bajo control y dentro del presupuesto. No hay desperdicio innecesario de dinero o recursos, y los documentos financieros de la empresa están en perfecto orden. Si estas áreas se gestionan adecuadamente, el flujo de caja de una empresa se mantiene estable.
Máxima productividad
Una buena gestión administrativa siempre utiliza la fuerza del equipo. Esto incluye identificar qué miembros del equipo tendrán más éxito en la realización de una determinada tarea. Al aprovechar la fuerza de cada miembro del equipo, se produce menos mala gestión del tiempo, mayor productividad, resultados más rápidos y mayores niveles de motivación dentro del equipo.
Facilitar la consecución de objetivos
Una buena estrategia siempre apoya los objetivos principales de una organización. La gestión administrativa es fundamental para crear procesos eficientes y su aplicación. El propósito de cada proyecto, política y acción dentro de una empresa debe ser alcanzar una meta establecida.
Máxima satisfacción de los empleados y los clientes
Una gestión eficiente llevará a una correcta distribución del trabajo y a una mayor motivación de los empleados. Cuando los empleados están motivados, su rendimiento será mejor, lo que conducirá a clientes contentos y a una mayor satisfacción del cliente.
Decisiones basadas en datos
Una estrategia de gestión administrativa eficaz nunca se basará en un capricho o una suposición. Se diseñará en base a los datos relacionados con los procesos empresariales. Las decisiones que se tomen deben basarse en la información pasada y actual y en los objetivos futuros.
Más consejos para una gestión administrativa eficaz
Estos son algunos consejos finales para una gestión estratégica eficaz:
Planifica estratégicamente
Para una gestión administrativa eficaz, es imprescindible que el equipo de gestión administrativa conozca los objetivos estratégicos de la organización. Cuando esto ocurre, los procesos y funciones que se implementan dentro de la organización afectarán directamente al logro de esos objetivos.
Centrarse en todos los procesos
Una buena estrategia de gestión administrativa garantizará que cada proceso esté diseñado para obtener el máximo rendimiento. Las cuestiones y los problemas relacionados con los procesos empresariales deben identificarse pronto y abordarse rápidamente para evitar pérdidas o retrasos.
Evaluar el rendimiento de la empresa
La administración es una función cotidiana. Una gestión administrativa eficaz requerirá una evaluación periódica del rendimiento de la organización. Esto puede hacerse mediante reuniones quincenales, semanales, mensuales o trimestrales, dependiendo del tipo de industria en la que trabajes y de la competencia. Supervisar el rendimiento de una empresa, su progreso y sus funciones clave es imprescindible para el éxito de la gestión administrativa y de la propia organización.
Priorizar la comunicación
Muchas empresas fracasan por culpa de una comunicación ineficaz, ya que tiene el potencial de destruir el funcionamiento de una empresa, el nivel de motivación de sus empleados y el índice de satisfacción de sus clientes. La falta de comunicación también puede conducir a decisiones erróneas y desinformadas que a menudo pueden resultar desastrosas para una empresa. Si quiere tener éxito en la gestión administrativa, tendrá que comunicarse bien con sus empleados, sus supervisores y sus clientes.
La gestión administrativa es la clave para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, y por eso se requiere que los gestores administrativos tengan un amplio conocimiento de todas las etapas del proceso de gestión. Ninguna estrategia hace que la gestión administrativa sea completa. Una gestión administrativa eficaz requiere la aplicación de múltiples estrategias basadas en la misión, la visión y los objetivos de cada organización.