Disponer de una estructura de gestión eficaz puede dar lugar a un aumento de la productividad y de la satisfacción de los empleados. Una empresa puede optar por emplear un estrecho margen de control para mejorar el éxito de su enfoque de gestión. Aunque este estilo estructural es beneficioso en las operaciones empresariales, puede no ser la mejor estrategia de gestión para todas las empresas.
En este artículo, explicamos qué es un ámbito de control estrecho y exponemos algunas de sus ventajas y desventajas.
¿Qué es el narrow span of control?
Un ámbito de control reducido es un estilo de gestión en el que los supervisores sólo dirigen a un pequeño número de empleados. El ámbito de control de una empresa se refiere al número de empleados que dependen de un supervisor. Los rangos de control amplios son lo contrario de los rangos de control estrechos, en los que muchos empleados dependen de un solo director en lugar de unos pocos.
Estas son algunas de las razones por las que una empresa puede optar por aplicar un ámbito estrecho de control:
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La experiencia del gerente: Los nuevos gerentes pueden beneficiarse de los rangos estrechos de control porque les permite ganar experiencia como supervisor con un número más manejable de informes directos.
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La proximidad a los subordinados directos: Los directivos que no pueden interactuar con sus empleados en persona pueden beneficiarse de tener menos subordinados directos. Si supervisan a empleados que trabajan a distancia, o en otra sucursal, estado o país, tener menos empleados que supervisar puede ayudarles a gestionar sus equipos con mayor eficacia.
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Nivel de interacción: Algunos trabajos requieren que los directivos interactúen con sus empleados con más frecuencia que otros. Los volúmenes elevados de llamadas, reuniones y actividades laborales interactivas pueden requerir más tiempo y obligar a los directivos a asumir un ámbito de control más estrecho.
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Diversidad de tareas: Los empleados que realizan diversas tareas pueden beneficiarse de tener un gestor con más capacidad. Del mismo modo, los directivos que supervisan a empleados que realizan tareas distintas y diversas suelen necesitar un margen de control reducido para gestionar con éxito.
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Nuevas operaciones: Si la empresa o los requisitos del puesto son nuevos para los directivos o los empleados, la implementación de rangos de control reducidos puede ayudar a los equipos a adaptarse a las nuevas tareas.
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Formación: Los directivos encargados de la formación de los empleados pueden beneficiarse de la reducción de los márgenes de control, ya que les permite disponer de más tiempo para centrarse en la formación y el desarrollo de cada uno de los empleados.
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Ventajas de un ámbito de control reducido
La estrechez de miras puede ofrecer muchas ventajas a las empresas, los directivos y los empleados. He aquí algunas ventajas de incorporar un estrecho margen de control a sus operaciones:
Mejora de la comunicación
La mejora de la comunicación es una de las principales ventajas de un ámbito de control reducido. Como los directivos sólo tienen unos pocos empleados a su cargo, pueden pasar más tiempo con los miembros de su equipo y aumentar la frecuencia de sus interacciones. El contacto constante puede ayudar a los empleados a sentirse cómodos en sus funciones y mejorar su confianza en la relación con su jefe. Los supervisores pueden seguir más de cerca las actividades de sus subordinados, lo que les permite ayudar mejor a cada empleado y mejorar tanto la moral como la eficiencia.
Mejora de la satisfacción de los empleados
Una ventaja añadida de asignar menos empleados a un supervisor es la mayor cantidad de atención directa que reciben los empleados. Con un ámbito de control reducido, los empleados pueden tener más oportunidades de hacer preguntas, expresar sus preocupaciones o sugerir cambios. Cuando los directivos tienen un mayor contacto con sus supervisados, pueden conocer los problemas que pueden afectar a la satisfacción laboral y la productividad de los empleados. Esto les permite remediar los problemas antes de que surjan y responder rápidamente a los cambios de actitud o rendimiento de los empleados.
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Mayor conocimiento de la empresa
Debido al aumento de la comunicación que permiten las estructuras de control estrechas, es más probable que los gerentes entiendan el estado de cada uno de sus informes. Pueden comunicar información importante sobre el progreso y el rendimiento de un empleado a los niveles superiores de la dirección y mejorar la comprensión de la empresa sobre sus empleados y sus necesidades individuales. Un menor número de informes directos puede ayudar a los directivos a crear una visión global de la empresa y de quienes trabajan en ella.
Equipos más cercanos
Los equipos más pequeños suelen conectar más. Esto se aplica a los empleados del equipo, no sólo al supervisor que los dirige. Dado que los directores tienen más tiempo y energía para dedicar a los miembros individuales del equipo, la fuerza y la resistencia general del equipo pueden crecer.
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Entrenamiento más completo
Los supervisores a cargo de nuevos empleados o que dirigen a empleados que realizan nuevas tareas pueden utilizar un ámbito de control reducido para pasar más tiempo con los empleados y centrarse en sus necesidades específicas de formación. Al gestionar un menor número de empleados, es más probable que los directores estén disponibles para responder a las preguntas y supervisar el progreso. Esto puede ayudar a las empresas a crear programas de formación sólidos para sus empleados.
Desventajas de un ámbito de control reducido
Si bien el narrow span of control puede proporcionar muchos beneficios a las empresas que lo emplean, no es necesariamente un buen estilo estructural para todas las empresas. He aquí algunas desventajas a tener en cuenta en torno a la estructura de gestión de estrecho margen de control:
Uso ineficiente de los recursos
Dependiendo de su empresa y de sus objetivos, un ámbito de control reducido puede no ser una asignación adecuada de recursos. Algunos empleados de su organización no necesitarán tanta orientación, y es posible que los directivos no tengan suficiente trabajo que supervisar. Si la productividad de los empleados no se ve afectada por la reducción del contacto con un supervisor, considere la posibilidad de implantar un ámbito de control más amplio. De este modo, sus empleados tendrán libertad para completar sus tareas de manera eficiente y los gerentes no crearán redundancia en sus operaciones.
Esto puede ser especialmente cierto si todos los empleados realizan las mismas o similares tareas. Si todos producen lo mismo, puede ser más fácil detectar los valores atípicos entre un grupo más amplio de empleados. Los gerentes que supervisan grandes operaciones pueden evaluar el rendimiento y la productividad sin necesidad de hacer comprobaciones personales o de tener múltiples interacciones con los empleados.
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Aumento de los costes
Aunque a veces es beneficioso tener menos empleados asignados a un solo gestor, los costes de contratación pueden ser inalcanzables para algunas empresas. La contratación de gestores adicionales puede aumentar los gastos generales de la empresa. Considere la posibilidad de realizar un análisis coste-beneficio para determinar si la implantación de una estructura de control reducida es adecuada para sus operaciones y empleados.
Disruptivo
Tener menos empleados que gestionar puede significar que los directivos se impliquen más en las tareas cotidianas de sus subordinados directos. Aunque la atención extra puede ser a veces un recurso útil para los empleados, también puede interrumpir sus proyectos y distraerlos de su trabajo. Encontrar formas de facilitar las relaciones saludables entre supervisores y empleados puede ayudar a los empleados a seguir siendo productivos en sus funciones.
Limita la cohesión del departamento
Algunos equipos y departamentos necesitan estar en comunicación frecuente entre sí. Si muchos de los empleados del mismo nivel dependen de diferentes gerentes, esto puede crear confusión y perturbar la comunicación entre los departamentos. Asegúrese de que las jerarquías dentro de su empresa son claras y funcionales. Los departamentos pequeños que superan a los pocos típicamente asociados con un estrecho margen de control pueden preferir informar a un solo gerente o tener una idea clara de quién supervisa a todo el equipo.