¿Qué es una estructura de distribución del trabajo? (con consejos y ejemplos)

El uso de estructuras de desglose del trabajo para organizar los equipos de gestión de proyectos puede aumentar la eficiencia y la eficacia. Este método, que desglosa un procedimiento en numerosos y pequeños pasos, puede ayudar a los equipos a cumplir sus objetivos y mejorar la satisfacción de los trabajadores. Si está involucrado en la gestión de proyectos o desea estarlo, puede estar interesado en aprender más sobre el desarrollo de una estructura de desglose del trabajo eficaz.

En este artículo, hablaremos de lo que son las estructuras de desglose del trabajo definiéndolas, proporcionando ejemplos y enumerando los pasos para crear una estructura de desglose del trabajo eficaz.

¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?

Una EDT es una representación visual de los pasos necesarios para finalizar un trabajo. El propósito de una EDT es desglosar un trabajo en varias fases y pasos, lo que ayuda a mejorar la claridad de todo el procedimiento. A cada nivel de la EDT se le asigna un determinado grado de importancia. La EDT comprende los siguientes niveles:

  • El nivel más alto: Es el producto final o entregable que un equipo pretende conseguir y establece la perspectiva o el objetivo final de un proyecto. Los equipos pueden optar por designar esto como el título del proyecto.

  • Controla la cuenta: Este es el paso por debajo del nivel superior de una EDT y es la fase de un proyecto que contiene las principales tareas y los principales entregables. También puede incluir grandes aspectos de un proyecto, como el equipamiento, y contiene algunas de las mayores tareas de un proyecto antes de llegar al entregable final.

  • Paquetes de trabajo: Son las tareas que un equipo de proyecto completa para avanzar hacia la cuenta de controles, y un equipo de gestión de proyectos sitúa este nivel por debajo de la fase de cuenta de controles. La fase de paquetes de trabajo suele incluir tareas pequeñas y manejables.

  • Actividades: Las actividades son las tareas y subtareas que un equipo completa con el objetivo de avanzar hacia la fase de paquetes de trabajo. Son las tareas más pequeñas de un proyecto, y como tal, el equipo sitúa esta etapa al final del diagrama. Aunque esta etapa es el final del diagrama, este nivel contiene las primeras tareas en las que un equipo trabajaría al comenzar un proyecto.

Existen dos tipos principales de EDT: la basada en los entregables y la basada en las fases. Una EDT basada en entregables se centra en los entregables de un proyecto, o en los resultados finales, mientras que una EDT basada en fases se centra en las diferentes fases o niveles de un diagrama.

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¿Por qué es importante una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos?

Los diagramas de la EDT son importantes en la gestión de proyectos porque son dispositivos de planificación que los gestores de proyectos y productos utilizan para deconstruir sus procesos de producción en componentes manejables. Este tipo de modelos ilustrativos ayudan a esbozar los pasos necesarios para crear un producto. Los gestores de proyectos y productos suelen utilizar los diagramas de la EDT como primer paso del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Por ejemplo, pueden crear una EDT antes de cualquier otro gráfico, modelo o mapa para que funcione como una guía preliminar.

Ejemplos de una estructura de desglose del trabajo

He aquí dos ejemplos de estructuras de desglose del trabajo eficaces:

Ejemplo uno

Steve's Bicycles, una empresa de fabricación de bicicletas, elabora una EDT para destacar claramente el mejor proceso para producir una bicicleta eficaz. El nivel superior de esta EDT es el producto final, o la bicicleta terminada. El segundo nivel, o cuenta de control, consiste en los principales componentes de la bicicleta, como el cuadro, las ruedas y los frenos. El tercer nivel, o nivel de paquetes de trabajo, incluye las tareas o componentes necesarios para la fabricación de las tareas de la cuenta de control, lo que supone el manillar, el asiento y las ruedas delanteras y traseras.

La última fase es el nivel de actividades. Esta fase incluye los pasos que el equipo de Steve' completa para avanzar hacia el nivel de paquetes de trabajo. Su fase de actividades comprende el desarrollo del producto, la investigación y las pruebas. En esta fase, que es el inicio del ciclo de vida de la producción, el equipo de Steve prueba diferentes partes de una bicicleta e investiga los diseños de bicicletas más populares.

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Ejemplo dos

Rebecca's Landscaping Co. crea una EDT para ilustrar cómo quiere que los nuevos contratados realicen trabajos de jardinería de calidad para sus clientes. La fase de nivel superior incluye un patio terminado, y el nivel de cuenta de control incluye las tareas que un trabajador de mantenimiento realiza para completar el trabajo de patio, como cortar el césped, plantar flores y podar árboles. La fase de paquetes de trabajo incluye el equipo necesario para completar las tareas del nivel anterior, como un cortacésped o una recortadora.

La fase de actividades incluye la planificación y la investigación que los trabajadores de mantenimiento de la empresa de Rebecca' realizan antes de visitar a un cliente. Esto incluye entrevistar al cliente para determinar qué quiere que se haga y qué plantas hay en su propiedad.

Cómo crear una estructura de desglose del trabajo

Estos son cuatro pasos que puede seguir para crear una estructura de distribución del trabajo eficaz:

1. Definir un proyecto y sus objetivos

El primer paso para crear una EDT eficaz es definir el proyecto que usted y su equipo quieren realizar. Esto puede suponer hacer una lista del producto que quiere desarrollar y darle un nombre. Una vez hecho esto, puede exponer sus metas y objetivos para el proyecto. Considere la posibilidad de preguntarse sobre las tareas que son esenciales para producir el producto final. Otra estrategia para definir un proyecto y sus objetivos es describir verbalmente el proyecto a los miembros del equipo para visualizar el proceso de producción.

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2. Enumerar las fases del proyecto

Después de haber realizado la planificación preliminar, puedes enumerar las principales fases del proyecto. Intenta preguntarte por las fases generales que puede cumplir tu equipo para elaborar el producto final. Por ejemplo, si quiere fabricar un coche de bajo consumo, podría definir a grandes rasgos las etapas de forma jerárquica como un automóvil terminado, la fabricación de las piezas que componen ese automóvil, la recopilación del equipo necesario para producir el automóvil y la investigación y planificación. Una vez que tenga las fases generales, puede dividirlas en tareas más manejables.

3. Define tus resultados

El siguiente paso en la creación de una EDT eficaz es la definición de los entregables. Intente hacer referencia a cada etapa y determine lo que su equipo debe entregar o producir a partir de cada paso. Esta etapa implica un resumen más exhaustivo de cada etapa, de modo que incluya todas las tareas y entregables necesarios para finalizar el proyecto. Esta etapa se centra principalmente en el desarrollo de la cuenta de control y las fases de los paquetes de trabajo de su EDT.

4. Asigne tareas a los miembros del equipo

Una vez que hayas dividido tu producto final en tareas, subtareas y entregables, tu EDT estará completa. Ahora puede asignar las tareas a los miembros individuales del equipo o a los grupos para que puedan comenzar el proyecto. Es importante que se asegure de proporcionar a sus equipos los recursos necesarios para ejecutar el proyecto, ya que la EDT depende de la disponibilidad del equipo adecuado. Además, suele ser útil volver a examinar y revisar la EDT a medida que avanza el proceso de producción, ya que los factores externos pueden requerir adaptabilidad.

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Consejos

Aquí tienes algunos consejos que puedes tener en cuenta a la hora de crear una estructura de desglose del trabajo con éxito:

Utiliza una plantilla

Aunque puede crear una EDT escrita a mano, puede ser beneficioso utilizar una plantilla o un software de diseño para crear su diagrama. Las plantillas pueden ayudarle a crear una EDT clara que cada miembro del equipo pueda entender, ya que los programadores han adaptado un software específico para crear diagramas de forma eficaz. También puede integrar en una plantilla los datos o documentos actualizados que utiliza para la gestión del proyecto, a diferencia de un diagrama escrito a mano que puede ser más difícil de revisar.

Considere los sustantivos en lugar de los verbos

El propósito de una EDT es describir los resultados, en lugar de describir las acciones necesarias para producir el resultado final. El uso de sustantivos puede ayudar a aumentar la claridad y la organización de su EDT, simplemente indicando el resultado deseado de cada etapa.

10. Pida que le den su opinión

A medida que desarrolle su EDT o una vez que la haya terminado, es importante que pida opiniones. Puede pedir a un director de producto o de proyecto, o a otros miembros del equipo, que la revisen y aporten sugerencias. Es posible que identifiquen tareas o entregables que faltan, o que sugieran una forma de hacer el proceso más eficiente que usted no había considerado antes.