A pesar de que no se envían cartas en la vida personal, las organizaciones siguen utilizando las cartas como método de comunicación en el mundo empresarial. Muchos empresarios escriben y envían cartas impresas por correo electrónico para difundir información e ideas en un entorno formal. Saber cómo redactar una carta comercial con éxito puede ayudarle tanto en su búsqueda de empleo como en su carrera profesional.
En este artículo, explicamos qué es una carta comercial, enumeramos los tipos comunes de cartas comerciales, describimos los componentes de una carta comercial, proporcionamos los pasos para escribir una carta comercial y ofrecemos varios ejemplos de cartas comerciales.
Relacionado: Cómo dirigir una carta a una empresa
¿Qué es una carta comercial?
Una carta comercial es un tipo formal de comunicación empresarial que suele enviarse de empresa a empresa, de empresa a consumidor o de cliente a empresa. Estas cartas siguen un formato estándar y suelen estar escritas en papel con membrete de la empresa, sobre todo si se envían por correo en lugar de por correo electrónico.
Relacionado: Las partes de una carta comercial
1. Tipos comunes de cartas comerciales
Puede utilizar un formato de carta comercial para una variedad de necesidades de comunicación profesional. Considere algunos de los tipos más comunes de cartas comerciales que puede encontrar:
- Cartas de presentación: Las empresas utilizan las cartas de ventas cuando solicitan negocios a otras organizaciones u, ocasionalmente, a clientes individuales.
- Ordene las cartas: Las empresas envían cartas de pedido cuando hacen un pedido de un producto o servicio. Estas cartas incluyen los detalles del pedido y, a veces, el pago.
- Cartas de reclamación: Los consumidores suelen enviar cartas de reclamación a las empresas cuando no están satisfechos con un servicio o producto.
- Cartas de ajuste: Las empresas envían cartas de ajuste en respuesta a las cartas de reclamación de los clientes. Estas cartas suelen ofrecer una solución al problema planteado en la carta de reclamación original.
- Cartas de solicitud: Las cartas de solicitud de información plantean una pregunta. Puede utilizar una carta de solicitud de información para diferentes fines profesionales.
- Cartas de seguimiento: Una carta de seguimiento suele ser la segunda comunicación que se envía tras el contacto inicial.
- Cartas de recomendación: Una carta de recomendación suele venir de un posible empleado's anterior a la empresa para la que el candidato solicita trabajo.
- Cartas de agradecimiento: Las empresas utilizan las cartas de acuse de recibo para indicar que han recibido una comunicación o una solicitud, pero que aún no han tomado una decisión o una acción.
- Cartas de presentación: Tanto las empresas como los solicitantes de empleo utilizan las cartas de presentación para indicar lo que se incluye en un paquete o colección de documentos.
- Cartas de renuncia: Los empleados envían cartas de renuncia a sus empleadores cuando planean dejar su trabajo.
Relacionado: Formato y ejemplo de carta comercial
Componentes de una carta comercial
Cada uno de estos tipos de cartas comerciales, aunque proporciona información diferente al destinatario, suele seguir un formato similar e incluye los mismos componentes básicos. Cuando escriba una carta comercial de cualquier tipo, prevea incluir estos elementos:
- Dirección del remitente: La dirección del remitente' es su dirección o la de su empresa.
- Cita: Incluya la fecha en que escribió y envió la carta.
- Dirección del destinatario: Esta es la dirección de la persona a la que envías la carta.
- Saludo: Utilice un saludo formal junto con el nombre del destinatario.
- Introducción: El párrafo introductorio de la carta presenta el propósito de la correspondencia al destinatario.
- Cuerpo: El párrafo o los párrafos del cuerpo proporcionan detalles sobre el tema o el propósito de la carta.
- Declaración final: El párrafo final de la carta resume y concluye el mensaje.
- Cerrar de forma gratuita: Utiliza una frase profesional junto con tu firma.
- Adjuntos: Si incluyes algún documento adicional, como un folleto de ventas, un currículum o un recibo desglosado, especifícalo en el apartado de adjuntos.
Relacionado: Ejemplos de cierre de cartas comerciales
Cómo escribir una carta comercial
La redacción de una carta comercial eficaz se realiza mejor cuando se sigue el formato estándar de las cartas comerciales y se utilizan los componentes necesarios de las mismas. Siga estos pasos para escribir una carta comercial completa y formal:
1. Determinar el destinatario
Empiece por determinar a quién va a enviar la carta. Por ejemplo, si solicitas un puesto de trabajo, busca el nombre del responsable de la contratación y su dirección profesional para saber a quién le escribes antes de empezar.
2. Establezca su propósito
Saber por qué estás escribiendo la carta. Con una carta de presentación, tu objetivo es presentarte al responsable de la contratación y explicarle por qué debería tenerte en cuenta para el puesto. Haz un esquema o una lista de la información que quieres incluir en tu carta y que apoye tu propósito.
3. Formatear la carta
Formatee su carta para reflejar la estructura comercial estándar. Incluya su dirección, seguida de la fecha, seguida de la dirección del destinatario. A continuación, añada un saludo formal. Usando el ejemplo de la carta de presentación, considera un saludo como, «Estimada Sra. Johns,» para abrir tu carta.
4. Presentarse
En el primer párrafo de la carta, preséntese al destinatario y explíquele por qué le escribe. Es normal que el primer párrafo de una carta de negocios varíe en longitud, desde una o dos frases hasta cuatro o cinco, dependiendo del tema.
5. Incluya detalles
En el párrafo o párrafos del cuerpo de su carta, proporcione los detalles de su razón para escribir. Utilizando el ejemplo de la carta de presentación, aquí es donde usted proporcionaría ejemplos de sus éxitos y logros en puestos anteriores.
6. Cerrar con eficacia
Incluya un párrafo final que resuma el propósito y los puntos principales de su carta. Si lo que buscas es una respuesta, incluye una clara llamada a la acción para que el destinatario sepa qué debe hacer al terminar de leer.
7. Utilizar un cierre complementario
Añade tu cierre y tu firma. Utiliza una frase profesional como, «Sinceramente,» o «Saludos cordiales,» al cerrar tu carta. Incluya su firma debajo de su cierre.
8. Revisar y editar
Revisa tu carta antes de imprimirla y firmarla. Asegúrate de que has escrito correctamente todas las palabras y de que has seguido todas las reglas gramaticales. Comprueba que el nombre y la dirección del destinatario son correctos. Realiza las modificaciones o correcciones necesarias.
9. Adjuntar documentos adicionales
Si incluyes documentos adicionales, enuméralos debajo del encabezamiento de los anexos. En el caso de una carta de presentación, se suele incluir el currículum y la lista de referencias.
Relacionado: 15 tipos de cartas comerciales y cuándo utilizarlas
Ejemplos de cartas comerciales
Utiliza estos ejemplos para ayudarte a ver el formato y la estructura de una carta comercial en la práctica:
Ejemplo de carta de ventas
Este es un ejemplo de carta de ventas enviada por una empresa a otra:
Oferta de la oficina
123 Main St.
Boone, OH 123451 de diciembre de 2020
Josh Treed
Treed, Treed y Roberts Law Offices
876 Water St.
Boone, OH 12345Estimado Sr. Treed,
Me llamo Pat Jenkins y soy un orgulloso representante de Office Offerings. Vendemos una amplia gama de productos de oficina al por mayor directamente a las empresas de la comunidad local.
Sé la cantidad de papel, tinta y otros suministros de oficina que gasta un despacho de abogados como el suyo, porque estamos orgullosos de suministrar suministros a otros despachos de abogados de la región. Tenemos el honor de ofrecer precios muy competitivos para el material de oficina que necesita, incluyendo
- Cuadernos legales
- Bolígrafos
- Resaltadores
- Papel de la impresora
- Sobres
- ¡y más!
Tenemos una oferta especial ahora mismo para los nuevos clientes, además de nuestros ya bajos precios. Eche un vistazo a nuestro catálogo de ventas de primavera adjunto para ver qué productos podemos suministrarle. Por favor, póngase en contacto conmigo directamente en el 555-555-5555 si usted & apos; d gustaría obtener un presupuesto personalizado para sus necesidades de suministro de oficina.
1. Sinceramente,
Pat JenkinsAdjuntos: Catálogo de ventas de primavera
Ejemplo de carta de presentación
Este es un ejemplo de carta de presentación, enviada por un candidato a un empleador:
2849 Archibald Ave.
Johnson, IL 2345620 de febrero de 2021
Postura de María
Sequoia Landscaping
753 Willow Lane
Johnson, IL 23456Querida Sra. Pose,
Como ávido jardinero y orgulloso miembro de la Asociación Nacional de Jardinería, creo que tengo las aptitudes adecuadas para ocupar su puesto vacante de comercializador de centros de jardinería.
Tengo 25 años de experiencia como jardinero doméstico y hace cinco años participé en la sección local de la Asociación Nacional de Jardinería. Soy autodidacta, pero tengo amplios conocimientos de las plantas autóctonas de Illinois y de la mayoría de las plantas que tienen en su centro.
He ayudado a numerosos amigos a lo largo de los años a desarrollar sus jardines, y me encanta ayudar a la gente a encontrar la planta perfecta para su espacio. Aunque actualmente estoy jubilada de mi primera carrera como asociada de ventas, estoy bien versada en trabajar con los clientes y atraerlos para que hagan una compra, lo que beneficiaría a su negocio.
Adjunto mi curriculum vitae y una lista de referencias, tanto profesionales de mi época de vendedor, como personales de amigos a los que he ayudado con sus jardines, para que conozca mejor mi trayectoria. Espero poder hablar con usted pronto.
Sinceramente,
Henry ArborAdjuntos: Curriculum vitae, lista de referencias
Ejemplo de carta de renuncia
Este es un ejemplo de carta de renuncia, entregada a un empleador por un empleado:
Calle Doll 2472
Appleton, OR 567897 de marzo de 2021
Ryan Olsen
Escuela secundaria de Appleton
951 Broadway Ave.
Appleton, OR 56789Estimado Sr. Olsen,
Como sabes, este es mi 27º año en el instituto de Appleton. Este será mi último semestre trabajando para la escuela, ya que estoy preparado para jubilarme al finalizar el año escolar.
Me ha encantado mi tiempo como profesor de inglés aquí en Appleton High. Sin embargo, después de mi larga permanencia, estoy listo para el ritmo más lento de la jubilación. Por favor, acepte mi renuncia de mi posición efectiva en el último día de la escuela, el 3 de junio de 2021.
Por favor, hágame saber si hay algo que pueda hacer para ayudar con la transición en los próximos meses.
Sinceramente,
Kate Johansson