5 Ventajas y desventajas de la estructura organizativa matricial

Cuando una empresa inicia un proyecto, puede ser crucial contar con una estructura organizativa para definir todos los aspectos del proyecto. Estos diferentes aspectos de un proyecto pueden incluir una variedad de actividades y procesos, desde la asignación de tareas hasta la elaboración de presupuestos. La estructura organizativa matricial puede ofrecer a las empresas formas flexibles de trabajar en los proyectos, sin embargo, puede ser difícil de implementar inicialmente debido a los múltiples aspectos dentro de un proyecto.

En este artículo, aprenderá qué es la estructura organizativa matricial, qué funciones incluye y las principales ventajas y desventajas de utilizar este modelo para organizar un proyecto.

¿Qué es la estructura organizativa matricial?

La estructura organizativa matricial es una combinación de dos o más tipos diferentes de estructuras organizativas, como la gestión de proyectos o la gestión funcional. Además, la estructura matricial se compone tanto de una jerarquía de gestión tradicional, en la que los empleados son dirigidos por un gestor funcional, como de gestores de proyectos adicionales que pueden dirigir a los empleados de diferentes departamentos. Estos dos o más sistemas de gestión se entrecruzan en una cuadrícula o matriz.

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¿Dónde se originó la estructura organizativa matricial?

La estructura organizativa matricial surgió originalmente en la industria aeroespacial en la década de 1960, cuando las empresas que querían contratar a empleados del gobierno estadounidense necesitaban crear gráficos específicos para mostrar la estructura del equipo de gestión de proyectos. La estructura matricial ha seguido siendo adoptada por las organizaciones que necesitan asumir proyectos complejos y de gran envergadura que no pueden completarse eficazmente dentro de un solo departamento de la organización.

Sin embargo, aunque algunos proyectos no se clasifiquen como de gran escala, pueden seguir siendo increíblemente complejos. La estructura organizativa matricial permite una mayor colaboración entre departamentos en lugar de buscar soluciones desde el nivel superior y hacia abajo. Recurrir a diferentes departamentos dentro de la organización puede permitir a un equipo interdisciplinar ver un proyecto complejo desde una variedad de ángulos profesionales diferentes y trabajar juntos para llegar a soluciones dinámicas a diferentes problemas.

Utilización de la estructura organizativa matricial

Dentro de la estructura organizativa matricial, el director funcional puede dirigir a su equipo por departamentos, que suelen estar delineados verticalmente en la matriz. Por ejemplo, si trabajas en la administración, podrías depender del director administrativo, que a su vez podría depender de un director ejecutivo.

Además del esquema vertical y funcional, el gestor de proyectos puede dirigir sus equipos a través de diferentes departamentos, generalmente perfilados horizontalmente dentro de la matriz. Por ejemplo, el gestor de proyectos puede extraer a los miembros de su equipo de los equipos de administración, recursos humanos y marketing.

Tanto los directores funcionales como los de proyecto supervisan a los miembros del mismo equipo de proyecto, lo que significa que los miembros del equipo tienen efectivamente dos jefes diferentes a los que pueden reportar directamente. La estructura matricial puede ser adoptada a menudo por empresas que necesitan gestionar las operaciones diarias junto con los proyectos en curso. La estructura matricial puede permitir a una empresa mantener su estructura departamental mientras los proyectos están en marcha.

Asimismo, la estructura organizativa matricial puede incluir a empleados de distintos departamentos para que trabajen en colaboración en proyectos. Todos los proyectos en los que los miembros del equipo pueden estar trabajando pueden ser completados eventualmente mientras sus roles funcionales dentro de la organización son permanentes.

Roles perfilados dentro de la estructura organizativa matricial

La estructura organizativa matricial proporciona un esquema para un proyecto que puede exigir un enfoque más global. Además, un proyecto de este tipo puede necesitar las habilidades y la experiencia de diferentes empleados de otros departamentos para encontrar soluciones dinámicas a problemas complejos. En una estructura matricial, tanto el director funcional como el director del proyecto tienen la misma autoridad sobre los miembros del equipo del proyecto, y cada uno de ellos puede tener funciones definidas dentro de la matriz.

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Funciones directivas en una estructura organizativa matricial

En la estructura organizativa matricial se pueden esbozar tanto las funciones como las de los gestores de proyectos. Esbozados en forma de cuadrícula, los gestores funcionales y los gestores de proyectos tienen funciones específicas y están incluidos en la matriz. Los directores funcionales supervisan departamentos enteros de una organización. Por ejemplo, una empresa puede tener departamentos de recursos humanos, marketing, operaciones y finanzas. Cada empleado del departamento de recursos humanos, por ejemplo, podría depender del director del departamento de recursos humanos.

Los gestores de proyectos trabajan a través de la matriz, o de forma horizontal, reuniendo a miembros del equipo de diferentes departamentos para que trabajen y ofrezcan su aportación a un mismo proyecto. Por ejemplo, se puede consultar al departamento de marketing y al de finanzas para trabajar en el presupuesto y las estrategias de una nueva campaña publicitaria. Un gestor de proyectos también podría atraer a miembros del equipo de todos los departamentos de la organización para un único proyecto.

Además, la estructura matricial permite cambiar las funciones de los directivos en función de las necesidades de la empresa y de los proyectos en curso. En algunos casos, por ejemplo, un director de proyecto puede desempeñar más bien un papel de coordinación. En otros casos, el gestor de proyectos puede tener tanta superioridad como (o a veces más) un gestor funcional tradicional.

Es posible que los responsables funcionales y de proyecto deban comunicarse entre sí para aclarar lo que cada uno espera de sus empleados. Además, la comunicación semanal o diaria con los empleados puede ser necesaria para aclarar cualquier duda o malentendido, así como para dar retroalimentación procesable a los empleados mientras realizan su trabajo.

El papel de los miembros del equipo en una estructura matricial

Es posible que los miembros del equipo deban desempeñar su papel funcional dentro de la empresa y realizar tareas separadas para el director del proyecto. Cuando las funciones del equipo se perfilan mediante una estructura matricial, a menudo se requiere que los empleados se comuniquen de forma constante con ambos gestores, detallando su progreso general y para aclarar cualquier idea errónea sobre el trabajo del que son responsables.

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Ventajas de la estructura organizativa matricial

El uso de la estructura organizativa matricial tiene varias ventajas. Una de las ventajas de la estructura matricial es que permite la colaboración cruzada entre el personal y los departamentos que no siempre tienen la oportunidad de trabajar juntos. También hay otras ventajas importantes:

  1. Colaboración entre diferentes departamentos
  2. Combina estructuras de gestión de proyectos y funcionales
  3. Permite la comunicación interdepartamental
  4. Los empleados pueden desarrollar nuevas habilidades
  5. Los miembros del equipo y los gerentes mantienen sus roles funcionales

1. Colaboración entre distintos departamentos

Quizá la mayor ventaja de una estructura matricial es que reúne a miembros del equipo altamente cualificados de diferentes departamentos, lo que permite a la organización aprovechar los recursos que ya tiene en lugar de buscar expertos y reclutar miembros del equipo del proyecto fuera de la organización.

2. Combina estructuras de gestión funcional y de proyectos

La estructura matricial combina la estructura de gestión de proyectos con la estructura de gestión funcional para aumentar la eficiencia, adaptarse a los mercados cambiantes y responder más rápidamente a la demanda del mercado.

3. Permite la comunicación interdepartamental

La estructura matricial también permite una mejor comunicación y colaboración interdepartamental. Al permitir que diferentes departamentos trabajen juntos, la estructura matricial fomenta un entorno de trabajo más abierto, lo que en última instancia hace que la organización sea más dinámica;

4. Los empleados pueden desarrollar nuevas habilidades

La estructura matricial puede ofrecer a los empleados la oportunidad de reforzar sus habilidades interpersonales, sus capacidades de comunicación y nuevos conjuntos de habilidades debido a la naturaleza de utilizar más de un gerente. Trabajar fuera de una estructura tradicional o jerárquica puede beneficiar a los empleados ayudándoles a desarrollar nuevos conjuntos de habilidades y a adquirir una valiosa experiencia al trabajar con diferentes departamentos.

5. Los miembros del equipo y los directivos mantienen sus roles funcionales

Los proyectos siempre llegarán a su fin, pero los miembros del equipo del proyecto y los gestores pueden mantener sus funciones durante todo el proyecto. Cuando un proyecto finaliza, tanto los gestores como los miembros del equipo pueden evitar ideas erróneas sobre su seguridad laboral o la búsqueda de nuevos proyectos como contratista, ya que pueden simplemente asumir sus roles funcionales. Además, los miembros del equipo pueden participar en futuros proyectos.

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Desventajas de la estructura organizativa matricial

Por el contrario, la estructura matricial puede resultar a veces difícil de conseguir una estructura total en un entorno en el que los directivos tienen la misma superioridad sobre los miembros de su equipo compartido. Además, los miembros del equipo pueden tener ideas equivocadas sobre cómo se espera que dividan su tiempo entre sus obligaciones funcionales y sus responsabilidades en el proyecto. En ocasiones, el uso de una estructura matricial puede presentar varias desventajas importantes:

  1. Las funciones directivas pueden no estar claramente definidas.
  2. Las funciones del equipo pueden no estar claramente definidas.
  3. El proceso de toma de decisiones puede ser más lento.
  4. Demasiado trabajo puede provocar una sobrecarga.
  5. Medir el rendimiento de los empleados puede resultar difícil.

1. Las funciones directivas pueden no estar claramente definidas

Una desventaja habitual de la estructura matricial puede ser la confusión entre los gestores que participan en los proyectos que se perfilan en la matriz. Dado que la dinámica de poder entre el director funcional y el director del proyecto puede no estar tan claramente definida dentro de la matriz, puede surgir la confusión sobre los roles específicos de los directivos.

2. Los roles del equipo pueden no estar claramente definidos

Otro problema es cuando las funciones de los miembros del equipo no están claramente definidas en el proyecto o la división de responsabilidades entre las funciones de los empleados y las del proyecto no está clara.

3. El proceso de toma de decisiones puede ser más lento

Debido a la naturaleza de la matriz que implica a más de un directivo, las decisiones que deben pasar por ambos pueden tardar más en procesarse que en una estructura tradicional. Además, con la integración de múltiples gestores y miembros del equipo, las decisiones que requieren múltiples pasos, por ejemplo, en el control de calidad, pueden ser más lentas cuando se guían por la matriz.

4. Demasiado trabajo puede causar sobrecarga.

La estructura de la organización matricial también puede provocar a veces una sobrecarga de trabajo en los miembros del equipo, ya que su carga de trabajo en los proyectos suele sumarse a sus obligaciones funcionales habituales. Los empleados pueden sufrir agotamiento o pasar por alto o no completar las tareas o ver afectada la calidad de su trabajo debido a las limitaciones de tiempo.

5. Medir el rendimiento de los empleados puede resultar difícil.

A menudo, cuando se implanta una estructura matricial, puede resultar difícil calibrar el rendimiento de los empleados cuando trabajan en un proyecto. Esto se debe, en parte, a que los miembros del equipo pueden estar desempeñando esencialmente más de un papel, tanto desde el punto de vista funcional como de las tareas dentro del proyecto.

En última instancia, con una planificación cuidadosa, expectativas claras y una comunicación abierta y eficaz, la estructura organizativa matricial puede ser un método ventajoso para organizar múltiples funciones y departamentos cuando se emprende un proyecto a gran escala.

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Consejos para utilizar la estructura organizativa matricial

Si decide poner en práctica la estructura organizativa matricial, podría considerar cómo abordar los detalles clave a medida que surjan al esbozar las funciones del director y del equipo. Algunos detalles clave a tener en cuenta a la hora de perfilar su proyecto dentro de la matriz pueden ser

Gestionar las expectativas de dos gestores diferentes

Piensa en cómo describirás cada una de las expectativas de los gestores implicados en el proyecto. Por ejemplo, el director del proyecto puede tener que informar sobre el progreso general del proyecto, mientras que el director de marketing puede tener que producir un resultado.

Mantener a los empleados comprometidos y responsables de su trabajo

A la hora de planificar proyectos dentro de una estructura matricial, puedes considerar métodos para aumentar el compromiso de los empleados y hacer que se responsabilicen de su trabajo. Por ejemplo, puedes pedir a los empleados que rellenen una plantilla de informe semanal en la que se indiquen las tareas realizadas para el proyecto.

Mantener la comunicación entre los distintos directivos y sus empleados

Considere la posibilidad de establecer criterios de comunicación entre los distintos responsables y miembros del equipo. Por ejemplo, puedes considerar la posibilidad de mantener charlas semanales a través de una app de comunicación de la oficina para obtener una visión rápida del progreso del proyecto’de todos los departamentos implicados.

Desarrollar relaciones entre departamentos que quizá no hayan trabajado juntos anteriormente

Podrían ofrecer oportunidades de colaboración a los departamentos implicados, para que cada directivo y equipo tenga claro cómo pueden trabajar juntos.

Aclarar las funciones de los miembros del equipo y sus expectativas de gestión

Considere la posibilidad de que los directivos establezcan expectativas claras sobre las responsabilidades de cada uno de los miembros de su equipo. Por ejemplo, puedes sugerir al director del proyecto que establezca fechas de vencimiento para hitos específicos dentro del ámbito del proyecto.

Dar a los empleados los recursos y las herramientas necesarias para evitar que se equivoquen en las tareas específicas del puesto y en los proyectos separados.

También puede considerar qué recursos y herramientas pueden necesitar los empleados para completar el proyecto. Además, puede considerar la posibilidad de abordar cualquier idea errónea de los empleados sobre lo que implica el proyecto en general, así como las tareas de las que pueden ser responsables.