7 tipos de estructuras de información de la empresa que toda empresa debería tener en cuenta

La estructura de informes de una organización ayuda a sus empleados a saber a quién dirigirse cuando se enfrentan a un reto. Los empleados pueden entender diferentes aspectos de una empresa, como la comunicación, los canales de decisión y la interrelación de los cargos. Sin embargo, la organización debe dejar claras las estructuras de información para ayudar a los empleados a entender cómo observar el protocolo.

En este artículo, hablaremos de lo que son las estructuras de información y le ayudaremos a entender a quién se informa en una organización.

¿Qué son las estructuras de información empresarial?

Una estructura de informes se refiere a la interrelación entre las distintas autoridades de una empresa. Se trata de una cadena de mando jerárquica que aclara quién informa a quién. Algunas estructuras de información son evidentes en las pequeñas empresas que sólo tienen unos pocos empleados. Estas empresas pueden tener al empresario como única autoridad superior y todos los empleados le rinden cuentas. El caso es diferente en las grandes empresas, donde se desarrollan muchas actividades simultáneamente. Las grandes empresas requieren jerarquías formales de información.

El propósito de la estructura de informes de una empresa es orientar a los empleados sobre dónde y cómo fluye la autoridad de la empresa. Aclara las funciones de los distintos empleados, incluido el director o los directores a los que tienen que rendir cuentas, y los departamentos de los que se ocupan. A veces, los empleados con conocimientos funcionales pueden tener autoridad, aunque no ocupen cargos directivos.

¿Qué determina la estructura de informes de una organización?

Las empresas establecen estructuras jerárquicas para identificar qué empleados están a cargo de las distintas funciones, departamentos y toda la organización. Su estructura depende de varios factores, como el tamaño de la empresa, el tipo de negocio, los productos y servicios producidos, los proyectos en curso, la ubicación geográfica y la experiencia individual del empleado. Las estructuras organizativas pueden cambiar ocasionalmente en función de influencias externas, como la economía mundial, o de factores internos, como el cambio de propietario.

Tipos de estructuras de información

Hay muchos tipos de estructuras organizativas de información, cada una con ventajas e inconvenientes únicos. Puedes adoptar la estructura de informes que se adapte a tu organización o que complemente su etapa y ciclo de crecimiento.

Estas son las principales estructuras de información de las empresas:

1. Estructura tradicional de informes verticales

Se trata de la estructura organizativa más común. En esta estructura, una sola persona está al frente de la empresa. Puede ser el director de operaciones de la empresa (CEO) o el propietario del negocio, y la persona es la cabeza de la organización en la estructura de informes. Dirige a sus empleados, que a su vez dirigen a los empleados de bajo nivel. Este tipo de estructura jerárquica se asemeja a una pirámide cuando se ilustra visualmente, con el individuo de mayor autoridad en la parte superior y los empleados de menor autoridad en la parte inferior.

La estructura de información tradicional o vertical puede tener muchos niveles dependiendo del tamaño de la organización. Las pequeñas empresas suelen tener dos niveles, con todos los empleados en un nivel inferior y el propietario por encima de ellos. El propietario puede ir añadiendo capas de gestión intermedia a medida que el negocio crece y tiene que dejar a los empleados supervisados mientras se centran en otras cosas.

Las principales ventajas de una estructura de información vertical son:

  • Define claramente a quién debe reportar cada persona o remitir ciertos proyectos
  • Define claramente los niveles de responsabilidad y autoridad
  • Asegura que cada empleado tiene una especialidad
  • Crea camaradería entre los empleados del mismo nivel
  • Motiva a los empleados, ya que hay posibilidades evidentes de promoción y trayectorias profesionales sin obstáculos

2. Estructura funcional de los informes

La estructura de informes funcionales encaja mejor en una empresa con varias divisiones que se establecen para realizar tareas individuales. Por ejemplo, una organización puede tener grupos de empleados que trabajen en el departamento de marketing mientras otros se encargan de la informática y otros de la investigación y el desarrollo. Los distintos departamentos tienen sus propios directores o gerentes, que a su vez dependen del mismo ejecutivo. Por ejemplo, un director de marketing podría depender del vicepresidente, cuya autoridad se extiende a los departamentos de TI, marketing e investigación y desarrollo.

Al igual que la estructura tradicional de informes, la estructura funcional de informes puede tener tantos o tan pocos niveles de gestión como necesite una empresa. Una pequeña empresa puede tener un departamento de TI con dos empleados a cargo de un único gerente y un departamento de marketing con tres empleados a cargo de otro gerente. Los dos gerentes podrían depender del propietario de la empresa. A medida que la empresa crece, puede introducir más departamentos con gestores únicos.

Las ventajas de una estructura de información funcional son:

  • Anima a los empleados a especializarse más en sus campos
  • Es fácil de escalar en una empresa de cualquier tamaño
  • Permite a los empleados centrarse más en sus tareas específicas
  • Garantiza que los equipos y departamentos sigan siendo autónomos

3. Estructura de informes por divisiones o productos

La estructura de informes por divisiones o productos es ideal para las grandes empresas, que tienen muchos productos y canales de venta. Se diferencia de las demás estructuras organizativas de información porque permite establecer jerarquías de autoridad que reflejan las diferentes divisiones o líneas de productos. Las distintas divisiones tienen sus propios recursos, que controlan y operan como versiones más pequeñas de la organización paraguas. Las divisiones pueden tener varios departamentos únicos para controlar sus ventas, TI, marketing y otras operaciones.

Una empresa que fabrica bienes de consumo y ropa, por ejemplo, puede tener dos divisiones para los dos tipos de productos. Cada división puede tener su propia estructura vertical de informes con ejecutivos que dependen del equipo de dirección general de la empresa. Esto puede incluir, por ejemplo, que los directores de marketing de ambas divisiones tengan que informar al director general de marketing de la empresa. La mayor ventaja de esta estructura de informes es la capacidad de permitir a varias divisiones de grandes organizaciones tomar decisiones independientes.

4. Estructura de informes de línea y de personal

La estructura de informes de línea y personal varía de la típica estructura vertical porque incluye la autoridad horizontal. La línea simboliza los puestos empresariales necesarios para las operaciones diarias, por ejemplo, fabricación o ventas. Por lo tanto, los departamentos de fabricación y ventas son puestos de línea que requieren personal de línea supervisado por gerentes de línea.

El personal simboliza los puestos de la empresa que ofrecen apoyo indirecto a las operaciones diarias y a las funciones de línea. Esto incluye departamentos como el de gestión de recursos humanos, el jurídico y el de marketing, entre otros. Dichos departamentos son de plantilla y requieren personal de plantilla y gestores de plantilla.

Los puestos de personal pueden tener autoridad indirecta sobre los puestos de línea, ya que proporcionan los conocimientos funcionales necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, una pequeña empresa puede tener un solo profesional de recursos humanos. Aunque el directivo de RRHH no supervise directamente al personal de producción, tiene que proporcionar conocimientos y apoyo a ese departamento. Cuando el director de producción necesita contratar a uno o más empleados para añadirlos a su equipo, es posible que tenga que notificarlo al ejecutivo de RRHH y obtener su aprobación.

5. Estructura de informes plana

La estructura jerárquica plana funciona en organizaciones que no tienen ningún puesto de autoridad diferenciado. Esto significa que la toma de decisiones es equitativa en toda la empresa, ya que no existen cargos directivos o de alto nivel. Las pequeñas y medianas empresas pueden implantar esta estructura organizativa fácilmente en comparación con las grandes.

Una estructura de informes plana hace que una empresa se autogestione, ya que cada empleado se asegura de cumplir los objetivos de su empresa. Una organización tan plana requiere un sentido de igualdad en sus valores, misión y cultura para tener éxito. La antigüedad y la experiencia pueden dar lugar a jerarquías informales en las organizaciones planas.

Las pequeñas empresas suelen necesitar empleados con conocimientos y experiencia únicos para que una estructura de informes plana funcione perfectamente. Por ejemplo, una floristería puede tener un florista, un experto en ventas y un especialista en atención al cliente, todos ellos con el mismo peso en sus respectivos expedientes. Luego, trabajan juntos para lograr los objetivos de la floristería.

6. Estructura de informes matricial

Una estructura matricial o híbrida de informes tiene en cuenta las necesidades de una organización concreta y combina al menos dos jerarquías organizativas que satisfacen las necesidades identificadas. En la mayoría de los casos, una estructura funcional se combina con otra estructura que permite particularmente el cumplimiento de un proyecto.

La estructura de informes matricial se adapta bien a las grandes empresas que tienen varias divisiones, campañas y productos. Por ejemplo, si una empresa está lanzando un nuevo teléfono, podría requerir una estructura de informes híbrida. Esto se debe a que el director de marketing puede tener que informar al director encargado de la producción, del lanzamiento del nuevo teléfono y de su propio director de marketing.

La estructura híbrida permite a las empresas:

  • Comunicarse con los jefes de forma directa y sencilla
  • Garantizar un mayor control y visibilidad.
  • Coincidir con los objetivos y proyectos cambiantes de la empresa

7. Estructuras de organización de la red

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones operan todos sus servicios en una oficina principal. Esto hace que sea difícil hacer malabares entre proveedores, autónomos y subcontratistas, al tiempo que se gestionan las ubicaciones externas y las oficinas satélite. Para contrarrestar este problema, establecen una estructura de informes en red para dar sentido a la dispersión de recursos. Se trata de una estructura interna que se centra en la comunicación y en los objetivos de relación más que en la jerarquía.

Una estructura de organización en red ayuda a las empresas a:

  • Ver y comprender fácilmente la compleja estructura de la web dentro y fuera del sitio
  • Ayudar a los empleados a colaborar y tomar iniciativas que ayuden en la toma de decisiones
  • Ayudar a los empleados y a las partes interesadas a entender a quién dirigirse en las grandes organizaciones

Consejos para implantar estructuras de información

Son muchos los beneficios que conlleva la elección y aplicación de una estructura de informes adecuada para su empresa. La empresa alcanzará sus objetivos con eficacia y brotará más rápido. Esto se debe a que sus empleados ocuparán las funciones que les corresponden y realizarán cada una de las tareas asignadas con eficacia. Los siguientes son algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de deliberar sobre la estructura de informes de la organización que debe emplear;

  • Objetivos y misión de la empresa. La estructura tiene que acelerar la misión y los objetivos de su empresa. Por ejemplo, un negocio de software con el objetivo de desarrollar programas innovadores podría requerir una estructura de informes diferente a la que necesita un negocio minorista que se centra en las ventas diarias.
  • Tareas y operaciones. La estructura debe facilitar la realización del trabajo que realiza la empresa. Por ejemplo, una estructura vertical puede garantizar que todos los empleados de tu tienda conozcan y realicen el trabajo que se les ha asignado de forma eficiente.
  • La comunicación desempeña un papel esencial en el éxito de cualquier empresa. Su estructura organizativa debe promover una comunicación sana y un flujo de información claro.
  • Etapa de la empresa. La estructura de información de la empresa debe ser apropiada para la etapa de crecimiento en la que se encuentra su empresa. Por ejemplo, una estructura matricial podría ser ideal si dirige una empresa multinacional de automoción que lanza con frecuencia nuevos modelos de vehículos.

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