Una distribución eficaz del proyecto es fundamental cuando se trabaja en un objetivo o proyecto de la empresa. Un diseño eficaz puede ayudar a terminar un trabajo de forma más eficiente y definir claramente una jerarquía para los empleados. Se puede utilizar una estructura organizativa para crear un diseño de proyecto organizado.
En este artículo, se discute lo que son las estructuras organizativas de gestión de proyectos, por qué son importantes y se enumeran varios tipos de estructuras que puede utilizar para sus propios proyectos.
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¿Qué son las estructuras organizativas de la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos hay varias formas de organizar y coordinar grupos de empleados y personas. Una jerarquía define los diferentes puestos y enumera las tareas que deben realizarse para terminar un proyecto o alcanzar un objetivo.
¿Por qué son importantes las estructuras organizativas?
Las estructuras organizativas pueden ser una parte importante de su gestión de proyectos por varias razones, entre ellas:
Definir quién está a cargo
Cuando se trabaja en un proyecto en una empresa, las estructuras organizativas pueden ayudar a determinar a quién reportan los empleados y cómo se centraliza la estructura. Determinar a quién reportan los empleados es importante porque puede crear un sistema de clasificación claro que los empleados pueden consultar en caso de que tengan una preocupación o una pregunta y no estén seguros de a quién preguntar. También puede ayudar a los directivos a determinar en quién pueden delegar tareas. Por ejemplo, si su grupo del proyecto está trabajando en la investigación de un nuevo producto y tiene una pregunta sobre los detalles de su investigación, puede consultar la estructura organizativa para determinar a quién debe preguntar.
Determinar cómo está centralizada una estructura también es importante porque puede mostrar quién tiene el poder de tomar decisiones importantes. En una estructura centralizada, el poder de hacer planes y tomar decisiones sigue siendo del jefe del proyecto. Esto significa que ningún otro gestor o supervisor puede tomar decisiones o elecciones sin la aprobación del director del proyecto. En una estructura descentralizada, el director del proyecto cede algunos de sus poderes a los gestores y supervisores de nivel inferior, lo que les permite tomar decisiones importantes de forma rápida y sin necesidad de aprobación.
Agrupación por capacidades
Las estructuras organizativas también pueden ser útiles para agrupar a las personas y a los empleados con el fin de que el proyecto funcione de forma más eficaz. La agrupación permite que el proyecto:
- Clasificar a los individuos en grupos especializados.
- Crear grupos más pequeños para trabajar más rápido.
- Delegar tareas más fácilmente.
Al clasificar a los empleados en grupos especializados, el proyecto puede crear unidades más pequeñas que compartan una experiencia o especialización. Esto puede ayudar al proyecto con ciertas tareas que son más adecuadas para los grupos especializados. Por ejemplo, si un grupo de empleados está especializado en la impresión y el diseño en 3D, pueden crear un prototipo de producto. A continuación, pueden pasar el prototipo a otro grupo de empleados que se especialice en la búsqueda de fallos en el producto y lo pruebe.
Al crear grupos más pequeños de individuos, los gestores de proyectos pueden delegar más tareas en más grupos con la esperanza de que el tiempo de finalización sea más rápido. Por ejemplo, si un gestor de proyectos quiere completar la investigación del beneficio de un producto para los clientes, puede delegar temas de investigación específicos a diferentes grupos de la estructura organizativa. Los grupos individuales tienen entonces menos trabajo que completar y, una vez que cada grupo haya terminado, el director del proyecto puede compilar toda la investigación en un documento cohesivo.
Definir las responsabilidades
Otra razón importante para utilizar estructuras organizativas es su capacidad para comunicar normas, responsabilidades y procedimientos. Al generar una estructura y una agrupación claramente definidas para un proyecto de empresa, los gestores de proyectos pueden informar mejor a esos grupos de sus tareas y planificar cómo van a completar el proyecto de forma eficiente.
Tipos de estructuras organizativas
He aquí ocho tipos de estructuras organizativas y cómo pueden utilizarse:
1. Estructura funcional
La estructura organizativa funcional puede ser bastante común entre las corporaciones y empresas. El líder de la estructura es el gerente de la empresa y los empleados que trabajan en ella se agrupan en función de su especialización. Por ejemplo, el director de la empresa puede clasificar los grupos en:
- Recursos humanos
- Servicio al cliente
- Investigación y desarrollo
- Garantía de calidad
- Las ventas
Estos grupos especializados formados a través de una estructura funcional podrían conformar diferentes departamentos y secciones de una empresa, lo que le permitiría funcionar con mayor eficacia. Cada departamento realizaría su propio trabajo e informaría a su propio gerente. Ese gerente entregaría entonces sus tareas terminadas al gerente de la empresa.
2. Estructura de líneas
Las empresas más pequeñas que tienen menos empleados en los que delegar tareas pueden utilizar una estructura organizativa de líneas. Esta estructura simplifica y define claramente la estructura jerárquica de la empresa, para que no haya confusión sobre quién está al mando. Esto puede ayudar a los empleados y a los directivos a comunicarse más rápidamente entre sí y a completar su trabajo con mayor rapidez y eficacia. Por ejemplo, el líder de la estructura es el director de la empresa que supervisa a los directores de ventas, marketing y desarrollo. Los directores de ventas y marketing trabajan solos en su departamento, mientras que el director de desarrollo supervisa al director de investigación.
Sin embargo, como la empresa es tan pequeña, la estructura organizativa de líneas es una forma sencilla de definir la jerarquía de la empresa y definir cada función.
3. Estructura de líneas y personal
La estructura de líneas y personal es una combinación de la estructura de líneas y la estructura funcional. Es otro ejemplo de un sistema que puede verse utilizado por muchas empresas y organizaciones. La estructura tiene una jerarquía de gerentes que trabajan con varios grupos especializados. Estos grupos informan a sus respectivos gerentes, y éstos a su vez informan a sus propios gerentes.
Por ejemplo, el director de producción que supervisa los equipos de producción especializados, como el personal de investigación y desarrollo y los expertos técnicos, tiene la obligación de informar al director de la empresa que supervisa los grupos de asesores financieros y técnicos especializados. Cada director tiene sus propios grupos que supervisar, como en la estructura funcional. Sin embargo, en la estructura lineal y de personal, cada directivo tiene un rango ligeramente superior o inferior al de los demás, por lo que no son iguales.
4. Estructura matricial
La estructura matricial utiliza dos tipos de gestores que pueden delegar tareas en los empleados de los distintos departamentos: el gestor de proyectos y el gestor funcional. El director funcional se centra en la gestión operativa y técnica dentro de su propio departamento. Se esfuerza por garantizar que sus empleados trabajen con la mayor eficacia posible para que los gestores de proyectos puedan hacer su trabajo de forma más eficiente.
Los gestores de proyectos centran sus habilidades en la planificación, ejecución y finalización del proyecto. A menudo trabajan con varios empleados de diferentes departamentos. Puede haber muchos gestores funcionales y de proyectos en una empresa, cada uno con su propia tarea o departamento asignado. Estos gestores trabajan juntos, combinando y compartiendo sus recursos para cumplir los objetivos de la empresa.
Por ejemplo, una empresa puede tener un departamento de investigación, otro de ventas y otro de marketing, cada uno con sus propios responsables funcionales. A continuación, la empresa pone en marcha tres proyectos diferentes, cada uno con su propio jefe de proyecto. Estos gestores de proyectos trabajarán con los directores funcionales y utilizarán recursos y empleados de cada departamento para completar sus respectivas tareas.
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5. Estructura de la división
La estructura divisional utiliza técnicas de la estructura funcional y las aplica a múltiples divisiones de una empresa. Por ejemplo, si una empresa tiene varias sedes en todo el mundo, puede utilizar una estructura divisional para crear una jerarquía funcional en cada una de ellas. Cada ubicación debería ser su propia división y contar con grupos especializados que ayuden al funcionamiento de esa división.
Por ejemplo, una división de la empresa en Inglaterra podría tener un departamento de investigación y desarrollo, de recursos humanos y de marketing. Otra división de la empresa en Japón puede tener esos mismos departamentos, pero pueden operar exclusivamente para la división de Japón y no para la de Inglaterra.
6. Estructura orgánica
Una estructura orgánica es un sistema organizativo bastante indefinido y descentralizado. Permite a los empleados trabajar juntos hacia un objetivo común sin la autoridad de un líder principal. Si este tipo de sistema involucra a un director de proyecto, generalmente trabaja para proporcionar alguna forma de estructura, pero puede no tener ningún poder sobre el personal del proyecto.
Esta estructura es beneficiosa para una empresa que trabaja en un mercado que cambia rápidamente, lo que le permite ser más adaptable.
7. Estructura virtual
Una estructura organizativa virtual utiliza un sistema de estructura claramente definido, pero lo aplica a distancia. Esto permite a la empresa trabajar más fácilmente desde múltiples ubicaciones y contratar empleados con sólidos conocimientos y experiencia de todo el mundo. Las empresas que ofrecen un producto virtual suelen ser las que más se benefician de los equipos virtuales. Permite a cada uno de sus empleados utilizar los recursos que necesiten sin necesidad de que se trasladen a una nueva ubicación física.
Por ejemplo, una empresa de marketing en redes sociales puede utilizar una estructura virtual para realizar la mayor parte de su trabajo porque el producto de su empresa no requiere la presencia física de todos sus empleados.
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8. Estructura del proyecto
Una estructura organizativa de proyecto es una estructura temporal que se utiliza cuando una empresa necesita iniciar y completar un proyecto u objetivo específico. Esta estructura suele formarse con un director de proyecto como líder, que luego supervisa distintos grupos y departamentos que tienen cada uno una tarea o deber específico.
Por ejemplo, si una empresa necesita crear una tecnología para hacer su trabajo de forma más eficiente, podría crear un proyecto con un equipo de investigación, un equipo de desarrollo de hardware y un equipo de desarrollo de software. A continuación, contratarían a un director de proyecto para supervisar y gestionar cada equipo y ejecutar un plan para completar el objetivo.