Con el mismo resultado que las conferencias en persona, las teleconferencias pueden ayudar a los equipos a realizar su trabajo o a colaborar en proyectos. Es fundamental aprender los modales telefónicos adecuados para las conferencias telefónicas en todos los sectores y campos, incluidos los miembros de equipos remotos y las empresas internacionales.
En este artículo, exploramos 28 consejos sobre la etiqueta de las conferencias telefónicas para ayudar a que su próxima reunión telefónica sea un éxito.
28 consejos de etiqueta para las conferencias telefónicas
He aquí una lista de consejos eficaces para las teleconferencias, tanto si dirige como si asiste a la reunión:
1. Hacer que el grupo sea manejable
Cuanta más gente haya en la llamada, más difícil puede ser hacerla productiva, así que considere un grupo más reducido de colegas que sean necesarios para el proyecto o la discusión.
2. Estar preparado
Comprueba todas tus conexiones con antelación, incluidos los niveles de batería de los dispositivos, los auriculares, los elementos de vídeo u otras tecnologías, especialmente si utilizas un equipo nuevo o un sistema telefónico desconocido. Así tendrás tiempo para solucionar cualquier problema que puedas encontrar.
3. Tener una buena conexión
Un teléfono fijo suele ser más estable y claro para las llamadas, aunque el servicio celular es suficiente si tiene una conexión fuerte. Si utilizas o diriges con frecuencia conferencias telefónicas, considera la posibilidad de pedir a tu proveedor una calidad de voz de alta definición (HD) o invierte en un sistema de telefonía para conferencias.
4. Elija el lugar adecuado
Lo ideal es contar con una zona interior tranquila, privada y libre de distracciones, que le permita controlar mejor el ruido de fondo.
5. Sepa quiénes le acompañan
Revisa la lista de asistentes y de invitados para que te ayude a prepararte. El ambiente de una reunión con dos colegas puede ser diferente al de una llamada con 20 compañeros de trabajo. Considere la posibilidad de pasar lista al inicio de la conferencia telefónica para anotar quiénes asisten.
6. Establezca una agenda
Un orden del día ayuda a todos a mantenerse en el tema y da una cantidad de tiempo estimada para cada orador o tema de debate. Comparte el orden del día con antelación y revísalo como asistente para preparar la reunión.
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7. Comparta un recordatorio
Ya sea mediante un correo electrónico, una notificación en el calendario o un recordatorio en la plataforma de mensajería de su empresa, comparta los detalles de la conferencia telefónica al menos una vez después de la invitación inicial. Incluya la información y los números de marcación, el orden del día, una estimación de la duración de la llamada y la fecha y la hora, especialmente si hay colegas que se unen desde varias zonas horarias.
8. Inicia la sesión con antelación
Sea el primero en la conferencia si la dirige y entre unos minutos antes. Únete antes o a la hora de inicio si vas a asistir. Esto demuestra respeto por el tiempo de todos's y evita interrupciones al inicio de la convocatoria.
9. Empezar a tiempo
Deje un tiempo para que se incorporen otros participantes, aunque no demasiado para respetar a los que se incorporaron a la hora prevista. Un retraso en el inicio de una reunión puede afectar a la productividad, por lo que si hay personas que llegan tarde, considera la posibilidad de compartir lo que se han perdido con un seguimiento aparte.
10. Preséntese a sí mismo y a los demás
Establezca el líder de la teleconferencia y los oradores invitados presentándose a sí mismo y a los demás que vayan a hablar. Considere también la posibilidad de presentar a los que están en la línea escuchando, sobre todo si es importante que el orador sepa quiénes van a compartir su opinión más adelante en la llamada. Saluda brevemente una vez que te hayan presentado para que los demás en la línea puedan escuchar cómo suena tu voz. Si alguien habla sin identificarse, deja que termine su pensamiento antes de pedirle amablemente que diga su nombre.
11. Sea honesto sobre las posibles interrupciones
Tanto si diriges la llamada como si participas en ella, reconoce las posibles interrupciones si no estás en un lugar ideal. Una simple explicación muestra respeto hacia el anfitrión o los invitados y puede ser tan concisa como «Me disculpo por el ruido, estoy parado afuera»
12. Añadir vídeo
Mejore una audioconferencia con vídeo cuando sea posible o cuando sea valioso mostrar vídeo o elementos visuales, como en el caso de las presentaciones, las visitas a las instalaciones o el lugar de lanzamiento de un producto. El vídeo puede aportar un lenguaje corporal importante y dar otro nivel de dimensión a la reunión.
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13. Tomar notas
Designe a un asistente administrativo o a un colega para que tome notas en la reunión, como lo haría en una reunión en persona. Incluso en el caso de las conferencias telefónicas, es importante capturar los debates, las preguntas, las ideas y las aportaciones para futuras referencias.
14. Hablar con claridad
Asegúrate de que todo el mundo pueda oírte con claridad y en voz alta hablando y articulando tus palabras. Si tiene una voz suave, coloque el altavoz o el teléfono más cerca de usted.
15. Permitir breves pausas
Las teleconferencias son colaborativas, así que considera la posibilidad de hacer una pausa entre las ideas o los temas para dar a los que están en la línea la oportunidad de compartir sus aportaciones o hacer preguntas. Procura que cada tema o punto sea lo más breve posible para dar tiempo a que hablen los demás.
16. Manténgase comprometido
Las pausas demasiado largas entre oradores o temas pueden crear confusión o sugerir que hay un problema técnico. Mantenga la atención solicitando más información durante una pausa, o si la interrupción se debe a que usted está haciendo algo relacionado, hágaselo saber al equipo. Por ejemplo, «Déjame mirar mis archivos para sacar ese documento de ventas que mencionas, Sarah» o «Estoy buscando el número de teléfono de ese proveedor para ti ahora, Tim»
17. Utilizar el botón de silencio cuando no se habla
Utilizar el botón de silencio es la mejor manera de mantener la estática, la respiración o el ruido de fondo al mínimo cuando no estés atendiendo la llamada. Recuerda a los demás que utilicen el botón de silencio si el ruido les distrae.
18. Permanezca con sus interlocutores
Lo mejor es que el responsable de la llamada permanezca en la línea todo el tiempo y no utilice la función de espera, que hace que suene música en su ausencia. Si en algún momento necesitas hacer una pausa, avisa al grupo y utiliza momentáneamente el botón de silencio.
19. Comer más tarde
Comer es ruidoso en una teleconferencia, y los sonidos pueden ser perturbadores. Guarde los aperitivos o las bebidas para antes o después de la llamada—de esta forma no estará masticando cuando llegue el momento de compartir su aportación.
20. Anime a los demás
Fomente la colaboración en la teleconferencia pidiendo a sus colegas que compartan sus ideas. Esto puede ayudar a generar más ideas del equipo o apoyar a los compañeros que puedan tener menos confianza para hablar por sí mismos.
21. Mantener la concentración
Concéntrese en la llamada y en la persona que habla. Mantenga alejadas las distracciones como el correo electrónico, los teléfonos móviles y otras posibles interrupciones. Esto asegura que se procesa toda la información que los demás comparten y se utiliza el tiempo de forma más productiva.
22. Avisa si te vas'.
Si tienes que dejar una llamada antes de tiempo, avisa cuando te desconectes. Lo mejor es avisar al responsable de la conferencia con antelación, aunque también es de buena educación despedirse rápidamente del equipo. Por ejemplo, «Aquí Mitchell. Ahora tengo que unirme a la reunión de productos de las 11 de la mañana. Gracias por esta gran sesión » o «Esta es Sandra. Tengo una cita a la que dirigirme, pero me pondré en contacto con el equipo más tarde hoy. «Acudir a la llamada, aunque sea una parte, suele ser más apreciado que no acudir.
23. Sé educado y expresivo
Aunque no esté en persona, siga utilizando un lenguaje corporal y unas expresiones faciales profesionales— eso se traduce en su voz. Los oyentes pueden distinguir entre el entusiasmo y el desinterés y, a menudo, incluso pueden saber si está sonriendo.
24. Redirigir el enfoque
Mantenga al grupo centrado en el motivo de la reunión para que siga siendo productivo y no se agote el tiempo. Considere la posibilidad de que los miembros del equipo mantengan conversaciones paralelas o temas diferentes para una reunión de seguimiento o trabajo realizado fuera de la convocatoria.
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25. Organizar la retroalimentación
Pida que le den su opinión o su opinión de forma organizada. Esto ayuda a asegurar que todo el mundo tiene tiempo para hablar y nadie inadvertidamente habla por encima de otra persona. Por ejemplo, diga «»Escuchemos primero a Gordon, luego a Miguel y después a Stacey » en lugar de «¿Alguien tiene ideas? «
26. Resumir la llamada
Haz una sinopsis de lo que el equipo ha conseguido en la llamada y menciona los puntos que necesitan seguimiento y quién los está haciendo. Esto puede unir y motivar al equipo, a la vez que se asegura de que todos entienden claramente cualquier directriz. Por ejemplo, «Gracias a todos. Jill enviará el acta de la reunión esta tarde y Tobias sacará las estadísticas de ventas para los resultados del final del trimestre antes del viernes. «
27. Despedirse con gracia
Agradezca a todos los asistentes a la teleconferencia y ofrezca una despedida adecuada en señal de respeto. Por ejemplo, «Gracias por reunirse hoy, apreciamos su tiempo. Por favor, acompáñenos en nuestra próxima conferencia telefónica el lunes 1 de marzo a las 3 p.m. Que tengan un buen día. «Asegúrese de hacer un seguimiento de las acciones que se comprometió, como enviar un correo electrónico a un líder o escribir un informe.
28. Terminar a tiempo
Terminar a tiempo o antes es respetuoso y garantiza que los compañeros puedan volver al trabajo o unirse a otras reuniones según lo previsto. Demuestra una gran capacidad de gestión del tiempo, puede mejorar su reputación y ayuda a garantizar que las futuras llamadas sean productivas.