16 Mejores prácticas de etiqueta para el correo electrónico en el lugar de trabajo

El uso de las mejores prácticas de etiqueta en el correo electrónico, independientemente de la etapa en la que se encuentre su carrera, le permitirá comunicarse con claridad y causar una impresión positiva a posibles empleadores, contactos comerciales y clientes.

En este artículo, explicamos por qué la etiqueta del correo electrónico es tan importante y compartimos 16 de las mejores prácticas de etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo.

Cómo escribir un correo electrónico profesional

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?

A la hora de escribir o responder a los correos electrónicos, la etiqueta del correo electrónico establece un código de conducta que guía el comportamiento. Estos principios de comportamiento pueden adaptarse a los destinatarios y a la finalidad, y contribuyen a dar una imagen profesional y respetuosa.

¿Por qué es importante la etiqueta del correo electrónico?

La forma de comunicar refleja el tipo de empleado que es, incluida su ética de trabajo y su atención a los detalles. Las empresas pueden beneficiarse de la aplicación de las mejores prácticas de etiqueta del correo electrónico por las siguientes razones:

  • Profesionalidad: El uso de la etiqueta de correo electrónico adecuada transmite una imagen profesional de sus empleados y la organización en general.
  • Eficiencia: Los correos electrónicos que se ajustan a la etiqueta son directos y concisos, y transmiten su mensaje con rapidez.

16 pautas de etiqueta para el correo electrónico en el lugar de trabajo

A la hora de enviar o responder a los correos electrónicos, hay que tener en cuenta algunas prácticas de etiqueta para el correo electrónico:

1. Utilizar un formato estándar

Los tipos de letra estándar, como Times New Roman o Arial, así como los colores y tamaños estándar son apropiados para los correos electrónicos de negocios. Si usas negrita o cursiva, no las utilices nunca en más de una palabra o cadena de palabras en un mismo correo.

Si copias y pegas el texto, asegúrate de borrar el formato antes de enviar el correo electrónico, ya que podría aparecer diferente al resto del texto.

2. Incluya una línea de asunto clara

Titula tu correo electrónico de forma que el destinatario sepa inmediatamente de qué trata el mensaje. Por ejemplo, si envía un correo electrónico para hacer un seguimiento de una presentación, puede escribirPregunta rápida sobre su presentación.

3. Enviar el correo electrónico desde una dirección de correo electrónico profesional

Utilice la dirección de correo electrónico de su empresa si es posible. Sin embargo, si eres autónomo o utilizas una dirección de correo electrónico personal para la correspondencia relacionada con el trabajo, asegúrate de que tu dirección de correo electrónico no contiene ninguna palabra que pueda considerarse poco profesional. Si es así, considere la posibilidad de crear una dirección de correo electrónico sólo para el trabajo.

4. Utilice saludos profesionales

Elige un saludo adecuado a la relación que tienes con el destinatario. Si está enviando un correo electrónico a un compañero de trabajo, un saludo informal como “Hola” puede ser apropiado. Si es la primera vez que se pone en contacto con alguien o si se trata de un conocido profesional, utilice un saludo más formal como “Estimada Sarah Atkins. Se recomienda utilizar el nombre de la persona exactamente como aparece en su línea de firma. En otras palabras, no dé por sentado que Jennifer se llama Jen a menos que la haya visto firmar sus correos electrónicos de esa manera.

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5. Utiliza una introducción

Dependiendo de a quién envíe el correo electrónico, es mejor presentarse con su nombre y apellido, así como con la empresa a la que representa, en las primeras líneas. Esto es especialmente importante cuando se envía un correo electrónico a nuevos contactos, clientes, clientes potenciales o empleadores. Dígales cómo ha recibido su información de contacto.

Ejemplo: Me llamo Jessica Franklin y trabajo en la Agencia White Label. Mark Gregston me dio su nombre y me sugirió que me pusiera en contacto con usted en relación con sus increíbles servicios de impresión”

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6. Tenga cuidado con “Responder a todos”

La ventaja de utilizar “Responder a todos” es que puede responder a todos a la vez para hacerles saber que se ha resuelto un problema. Sin embargo, en caso de duda, utilice «Responder» para evitar inundar una lista de personas con correos electrónicos innecesarios.

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7. Evite utilizar todas las mayúsculas

Utiliza las mayúsculas y minúsculas como lo harías en cualquier comunicación formal, y evita utilizarlas en mayúsculas, ya que puede parecer que estás gritando tus intenciones.

Ejemplo: Anne, fue un placer verte en la reunión. Espero que volvamos a conectar pronto”

8. Compruebe dos veces los archivos adjuntos

Si puedes copiar y pegar información en un correo electrónico en lugar de adjuntar un documento, hazlo. Si no es así, haz saber al destinatario en el cuerpo del correo electrónico que has adjuntado un documento. También es de buena educación comprimir los documentos o adjuntarlos en un archivo zip para que ocupen menos espacio en su bandeja de entrada. Además, puedes considerar la posibilidad de subir los documentos a una ubicación compartida y dar al destinatario un enlace para acceder a ellos.

Por último, pegar una URL larga en el correo electrónico puede parecer desordenado y ocupar un espacio valioso. Utilice un acortador de enlaces para acortar el texto del enlace o hipervínculo dentro del correo electrónico.

9. Corrige

La ortografía y la gramática correctas son importantes a la hora de enviar correspondencia comercial, así que revisa siempre tu trabajo antes de pulsar «enviar». Asimismo, comprueba dos veces la ortografía del nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario. A veces el autocorrector altera los nombres.

10. No utilice emojis

A menos que el destinatario haya utilizado emojis al comunicarse con usted en el pasado, resista la tentación de utilizarlos usted mismo. Pueden resultar poco profesionales en determinadas culturas empresariales.

11. Responda en un plazo de 24 horas

Cuando alguien te envía un correo electrónico, responder en un plazo de 24 horas es una cortesía común. Si involuntariamente te has pasado de este plazo, pide disculpas y explica amablemente el retraso.

12. Mantenga un tono profesional

Piensa detenidamente en las palabras que eliges en un correo electrónico y en cómo puede interpretarse tu intención. Utilice palabras positivas, como “oportunidades” y “retos” en lugar de “obstáculos” y “limitaciones.” Evite la negatividad, el sarcasmo y los adjetivos que puedan hacer que suene demasiado emocional. Tenga también cuidado al utilizar el humor, ya que puede ser malinterpretado.

13. Perfeccione su firma de correo electrónico

Menos es más cuando se trata de firmas de correo electrónico. Tu firma debería incluir únicamente tu nombre, tu cargo, el sitio web de la empresa y un número de teléfono en el que se te pueda localizar.

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14. Utilizar la CCO de forma adecuada

CCO significa «blind carbon copy» (copia oculta), que es similar a Cc, salvo que los destinatarios del correo electrónico especificados en el campo CCO no aparecen en el encabezado ni en los destinatarios de los campos Para o Cc. El uso de CCO es una buena etiqueta si quieres proteger la dirección de correo electrónico de alguien para que no quede expuesta a otros. Por ejemplo, si envías un correo electrónico a un grupo de subcontratistas para informarles de un cambio en la política o en los procedimientos, es conveniente que envíes una copia oculta a todos los miembros de la lista. También es una buena idea si envía un boletín semanal a clientes que no se conocen entre sí y que desean mantener sus direcciones en privado.

**Lea más: Preguntas frecuentes sobre cuándo usar CC y BCC

15. Piensa antes de reenviar

Una de las mejores prácticas para el reenvío es resumir lo que se está discutiendo para que el destinatario sepa rápidamente lo que necesita de él. También es importante tener en cuenta que algunos correos electrónicos no están pensados para ser reenviados y pueden contener información privada o sensible. Tenga cuidado al reenviar.

16. Establezca respuestas informativas fuera de la oficina

Si tiene previsto estar fuera de la oficina durante un periodo de tiempo prolongado, configure una respuesta automática de fuera de la oficina para informar a las personas de que no podrá responder a sus correos electrónicos hasta una fecha concreta. Incluya un nombre de contacto si se trata de un asunto urgente. Incluya “Fuera de la oficina” y la fecha en la línea de asunto para que los destinatarios puedan reconocer rápidamente que han recibido una respuesta automática. También es útil incluir la primera línea del mensaje comoEste es un mensaje automatizado mientras estoy fuera de la oficina. ..;

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