Un entorno de trabajo eficaz depende de una comunicación efectiva. Aunque el correo electrónico, la mensajería instantánea y el videochat han contribuido a una comunicación más rápida y cómoda, no siempre son las mejores plataformas de comunicación. Es crucial seguir las reglas de etiqueta de la comunicación en el lugar de trabajo si quieres expresar cortesía.
En este artículo, analizamos el significado de la etiqueta de comunicación, examinamos su importancia y proporcionamos consejos para seguir la etiqueta de comunicación adecuada en el lugar de trabajo.
¿Qué es el protocolo de comunicación?
Una buena etiqueta de comunicación en el lugar de trabajo engloba comportamientos y tácticas que le ayudan a comunicar la información de forma exhaustiva y a mantener buenas relaciones con sus compañeros de trabajo y clientes.
La importancia de una buena etiqueta de comunicación
La comunicación eficaz en un lugar de trabajo es un aspecto vital para el funcionamiento eficiente de la empresa. Una comunicación adecuada puede garantizar que los empleados interpreten el significado de su mensaje tal y como se pretende. La consiguiente disminución de los malentendidos puede contribuir a reforzar las relaciones en el lugar de trabajo y a que las interacciones sean más productivas. También puede etiquetarle como un comunicador eficaz, lo que sugiere que posee cualidades de liderazgo y puede conducir a mayores oportunidades profesionales en el futuro.
Consejos para seguir el protocolo de comunicación en el trabajo
Estos son algunos consejos para seguir una buena etiqueta de comunicación en el lugar de trabajo:
Determinar el medio correcto
En el lugar de trabajo, hay varios modos de comunicación entre los que se puede elegir:
- Correo electrónico
- Llamadas telefónicas
- Mensajería instantánea
- Mensajes de texto
Antes de ponerte en contacto con alguien, intenta determinar qué modo de comunicación es el más adecuado para una situación concreta. Por ejemplo, si sólo tiene que transmitir una actualización rápida a su supervisor, un mensaje de texto o un mensaje instantáneo pueden ser óptimos, ya que el tema no es sensible al tiempo ni a los detalles. Sin embargo, si se trata de cambios importantes en un proyecto, el correo electrónico o las videollamadas pueden ser los medios preferidos, ya que se adaptan mejor a la comunicación de larga duración.
Decide el nivel de formalidad
La formalidad requerida en cualquier forma de comunicación suele depender de la persona a la que se dirige. Sin embargo, puede haber excepciones dependiendo de la situación y de las personas implicadas. Algunas organizaciones con entornos de trabajo relajados pueden preferir una forma de comunicación más informal, y algunas personas en puestos de dirección quieren que se dirija a ellos por su nombre de pila. Intente evaluar la cultura de trabajo de su organización para determinar estas variables. Si no está seguro, considere la posibilidad de pedir la opinión de un colega o de consultar las directrices oficiales de comunicación de la empresa, si están disponibles.
Ajuste su tono
Puede ser un reto calibrar el tono correcto en su redacción, pero también puede evitar malentendidos con unos pocos ajustes. A menudo, la reformulación de las preguntas como preguntas indirectas puede parecer más amistosa, como por ejemplo decir «Me preguntaba si podría ayudar» en lugar de «¿Puede ayudar?» Además, las expresiones de gratitud, como un simple «gracias», pueden demostrar que aprecia el tiempo y la consideración del destinatario. Si no está seguro de su tono, considere la posibilidad de pedir a un colega que revise su correo electrónico o mensaje y le aconseje antes de enviarlo.
Sé respetuoso por teléfono
Hay algunas formas básicas de ser respetuoso por teléfono. Antes de una conversación, considera la posibilidad de revelar cualquier información relativa a la privacidad de la misma. Si otras personas están escuchando la conversación, házselo saber al otro interlocutor y pídele permiso para activar el altavoz. Durante la conversación, haz lo posible por escuchar activamente. Trata a la persona como si estuviera delante de ti, escuchando atentamente y tomando nota de los detalles que te proporcione.
Además, intenta ser consciente del volumen con el que hablas. Un volumen informal y de conversación suele ser adecuado en la mayoría de las situaciones.
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Tenga en cuenta los plazos
El momento en el que se realiza una llamada o se envía un correo electrónico puede afectar a la forma en que el destinatario lo recibe. Por ejemplo, si sabe que un colega está probablemente ocupado a última hora del día, puede ser más receptivo a la comunicación por la mañana. Si es necesario enviar un correo electrónico o llamar por teléfono más tarde, considere la posibilidad de enviar un aviso a la persona en cuestión, preguntándole si sería aceptable enviar un correo electrónico o llamar a una hora determinada.
Intente ser conciso pero minucioso
En el trabajo, el tiempo suele ser un bien preciado, por lo que puede valorar el tiempo de sus compañeros comunicando los detalles de forma concisa. Sin embargo, es importante incluir toda la información necesaria para reducir el número de comunicaciones de seguimiento necesarias para aclarar sus puntos.
Puede ser útil organizar la información en títulos o en forma de lista, que son más fáciles de escanear y navegar que los párrafos completos. Estructurar tus correos electrónicos de esta manera puede garantizar que los demás reciban tu mensaje de la forma más rápida y clara posible.
Practicar la etiqueta de las videollamadas
Las videollamadas pueden ser una forma cómoda de comunicación, sobre todo para quienes no pueden asistir a una reunión en persona. Para optimizar el formato de la videollamada, puede tomar ciertas medidas. Antes de que comience la llamada, considere la posibilidad de probar sus capacidades de audio y vídeo, ya que garantizar una funcionalidad adecuada puede evitar retrasos o falsos comienzos. Durante la llamada, recuerda silenciar tu micrófono cuando no estés hablando, ya que tu audio podría interrumpir a otros participantes en la llamada.
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Corregir la redacción
Cuando hayas terminado de escribir un correo electrónico, un mensaje de texto o un mensaje instantáneo, considera la posibilidad de volver a leerlo y comprobar si hay errores. La corrección es especialmente importante cuando se escribe desde el teléfono, que puede autocorregir algunas palabras. Al corregirlo, comprueba también que has incluido a los destinatarios correctos y que te has acordado de proporcionar los archivos adjuntos necesarios.
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Criticar constructivamente
Si haces una crítica constructiva a un colega, puede ser mejor hacerlo en persona, en un entorno privado, que puede ser más personal y puede hacer que el destinatario se sienta más cómodo. Si no puede concertar una reunión cara a cara, puede ser conveniente una videollamada o una llamada telefónica, ya que a menudo permiten un entorno más personal que un correo electrónico o un mensaje de texto.
Al hacer una crítica constructiva, intenta centrarte en cómo el destinatario puede mejorar su trabajo, en lugar de en lo que la persona hizo incorrectamente. Por ejemplo, si desea transmitir que a un informe le faltan datos suficientes, puede decir: «Creo que el informe podría haber sido más sólido con algunas cifras que apoyen sus afirmaciones».
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Reconocer a los demás
Cuando reciba mensajes de otras personas, especialmente comunicaciones escritas o mensajes de voz, intente responder para confirmar su comprensión. Si la comunicación se refiere a una tarea en curso en la que estás involucrado, acusar recibo del mensaje puede sugerir que entiendes claramente la información actualizada. Si el mensaje es un anuncio o un memorándum, una expresión de agradecimiento puede demostrar que aprecia al remitente que le ha proporcionado la información.