Tener una base sólida puede ayudar a garantizar el éxito de cualquier proceso. Una evaluación de las necesidades de formación establece la base necesaria para determinar las verdaderas necesidades de su organización y la mejor manera de que sus empleados reciban la formación necesaria.
En este artículo, discutiremos qué es la evaluación de las necesidades de formación, cuáles son sus niveles y cómo puede hacerla.
¿Qué es una evaluación de las necesidades de formación?
Una empresa u otra organización utiliza una evaluación de las necesidades de formación (ENF) para determinar los requisitos de rendimiento y los conocimientos, habilidades y destrezas necesarios para satisfacerlos. Las tres áreas clave que proporcionan evaluaciones precisas de esas necesidades son:
- Competencia de los empleados
- Empleados' frecuencia de uso de habilidades
- Nivel de los empleados' habilidades cruciales para el desempeño del trabajo
Uno de los resultados de la evaluación de las necesidades de formación es una lista de quién necesita qué tipo de formación. Por ejemplo, su empresa puede descubrir que el departamento de TI no está al día con los estándares del sector y necesita recibir una formación que aumente sus conocimientos sobre las últimas innovaciones tecnológicas. O tal vez los becarios de TI se incorporen a tiempo completo y necesiten tutoría para convertirse en una parte competitiva y productiva de la empresa.
El TNA pretende responder a algunas preguntas conocidas: por qué, quién, cómo, qué y cuándo. Aquí' s un vistazo a las descripciones de las preguntas y lo que el análisis puede para responder a ellos.
- Por qué realizar la formación: Las organizaciones suelen llevar a cabo la formación para relacionar el problema de rendimiento con una necesidad de trabajo y asegurarse de que los beneficios de llevar a cabo la formación son mayores que los problemas. Para responder a esta pregunta, hay que realizar dos tipos de análisis: el análisis de viabilidad y el análisis de necesidades frente a deseos.
- Quién participa en la formación: En una formación suelen participar las personas adecuadas para resolver el problema de rendimiento. Para determinar los participantes a los que va dirigida la formación, hay que realizar un análisis de la población objetivo. Este tipo de análisis le permite aprender todo lo posible sobre las personas que están involucradas en la deficiencia y cómo adaptar un programa de formación para involucrarlas.
- Cómo solucionar el problema de rendimiento: Llevar a cabo la formación puede ayudar a solucionar el problema de rendimiento. Pero hay que buscar otra solución si la formación no es adecuada. Para identificar la deficiencia de habilidades que hay que abordar, debe realizar un análisis del rendimiento. Este tipo de análisis investiga el rendimiento de su empresa o departamento en su conjunto.
- Cuál es la mejor manera de actuar: Existe una forma preferida o mejor de realizar una tarea para obtener los mejores resultados. Para identificar la mejor manera de realizarla, hay que realizar un análisis de la tarea. Este tipo de análisis llega hasta los detalles más finos de lo que hacen exactamente sus empleados en sus funciones individuales.
- 1. Cuándo realizar la formación: Dado que las vacaciones, los ciclos de trabajo, etc. afectan a la asistencia de los participantes a la formación, debe determinar el mejor momento para impartir la formación. Puede realizar un análisis de contexto para responder a las preguntas de logística. El análisis de contexto es un método para examinar el entorno en el que opera una empresa.
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Niveles de evaluación de las necesidades de formación
Existen tres niveles de evaluación de las necesidades de formación. Entre ellos se encuentran los siguientes:
Nivel organizativo
La evaluación de las necesidades de formación a nivel organizativo es una evaluación a nivel macro que le ayuda a determinar las áreas en las que sus empleados carecen de las habilidades o los conocimientos necesarios y a proporcionar una formación basada en las necesidades. Su objetivo es responder a las siguientes preguntas:
- ¿Dónde es más necesaria la formación?
- ¿Es necesaria la formación para un departamento específico o un grupo de empleados?
- ¿Por qué se recomienda el programa de formación como solución al problema actual?
La ENT a nivel de organización le ayuda a definir claramente los resultados medibles de la formación, lo que le permite mejorar las posibilidades de éxito del programa de formación.
Por ejemplo, el departamento de tramitación de siniestros de su compañía de seguros recibe constantemente malos comentarios de los clientes, por lo que quiere mejorar su clasificación de servicio al cliente. Una evaluación a nivel organizativo revela los problemas en la tramitación de siniestros y determina la necesidad de formar a los empleados que participan en la tramitación de siniestros. También puede explicar por qué es necesario el programa de formación y cómo puede ayudarle a alcanzar su objetivo de mejorar el servicio al cliente de su empresa.
Nivel operativo
En el nivel operativo (también conocido como nivel de tarea o trabajo), el TNA determina qué tipo de formación necesitan sus empleados para alcanzar un nivel de competencia específico. Implica un análisis de las tareas, que determina los conocimientos y habilidades necesarios para tareas específicas y correlaciona estos requisitos con los conocimientos y habilidades reales de sus empleados. Las lagunas o problemas revelados en este análisis pueden utilizarse para determinar el tipo de formación que necesitan sus empleados.
La ENT a nivel operativo pretende responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cómo se realiza el trabajo?
- ¿Cuáles son las normas de rendimiento para el trabajo?
- ¿Cuáles son los conocimientos, las habilidades y las capacidades necesarias para completar el trabajo con éxito?
Algunas de las fuentes de datos que puede utilizar para llevar a cabo la ENT a nivel operativo son las siguientes
- Especificaciones del puesto de trabajo
- Descripción del trabajo
- Normas de rendimiento laboral
- Información de las pequeñas y medianas empresas (PYMES)
- Análisis de problemas operativos
Nivel individual
A nivel individual o personal, la ENT determina cómo cada empleado desempeña su función. La diferencia entre el desempeño real y el esperado le ayuda a determinar si realmente es necesario realizar una ENT a nivel individual.
Las ENT a nivel individual le ofrecen una imagen completa del rendimiento de sus empleados y de si su rendimiento cumple con los estándares esperados. La ENT a este nivel tiene como objetivo responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el rendimiento esperado?
- ¿Poseen sus empleados los conocimientos y habilidades necesarios?
- ¿Cuál es la diferencia entre el rendimiento esperado y el real?
- ¿Qué impide a sus empleados rendir con eficacia?
- ¿Qué programa de formación debe impartirse a sus empleados para que cumplan los estándares de rendimiento esperados?
Cómo realizar una evaluación de las necesidades de formación
Hay cuatro pasos que debe seguir para realizar con éxito una evaluación de las necesidades de formación. Estos pasos son los siguientes:
- Determine los resultados deseados
- Identificar los problemas o los puntos de dolor específicos.
- Determinar los conocimientos, habilidades y comportamientos deseados
- Establecer calendarios y prioridades de formación
- Elija evaluaciones de necesidades de formación y formatos
1. Determinar los resultados deseados
Determine en qué aspectos las cosas no están funcionando como usted necesita o desea, y cómo sería el éxito en esas áreas. Por ejemplo, es posible que quiera mejorar la retención de clientes en un 5%, reducir el tiempo de las llamadas de asistencia a menos de tres minutos o aumentar la captación de nuevos clientes en un 10%. Para establecer las métricas del éxito de su programa de formación, tiene que reunirse con los jefes de equipo, supervisores, gerentes, directores y otras partes interesadas. Una vez que haya identificado cuáles son sus objetivos, podrá determinar fácilmente los comportamientos que deben cambiarse para alcanzar esos objetivos.
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2. Identificar problemas o puntos de dolor específicos
El siguiente paso es hacer coincidir los resultados deseados con las mejoras en la información, las acciones y las habilidades que los respaldan. Para ello, hay que desglosar las funciones y los procesos inherentes a los resultados para poder determinar los problemas o puntos específicos que deben abordarse.
Por ejemplo, si quieres disminuir el volumen de llamadas que recibe tu servicio de atención al cliente, tienes que examinar cuál es la causa del volumen de llamadas que recibes actualmente. El problema puede residir en la información que reciben los clientes sobre su producto o servicios, en cómo se registran las llamadas y se les da seguimiento, en la frecuencia y el nivel de comunicación proactiva entre los contactos con los clientes y los gestores de cuentas o en una combinación de todos ellos.
Hay varias formas de identificar las áreas que requieren mejoras. He aquí algunas de las más comunes y eficaces:
- Observación y evaluación: Esto requiere que los jefes de equipo, supervisores o gerentes observen a los empleados para determinar las áreas comunes de dificultad.
- Encuestas: Este método requiere que pregunte a los empleados sobre qué áreas les gustaría recibir más formación, apoyo y recursos. Sin embargo, hay que asegurarse de que escriban sus necesidades específicas. La creación de equipos o la comunicación son necesidades de formación tan amplias, por ejemplo, que tendrías que realizar otra evaluación de necesidades de formación sobre cada uno de estos temas. Algunos ejemplos de necesidades de formación específicas son cómo resolver un conflicto, cómo escuchar de forma efectiva y profunda a un compañero de trabajo o cómo dar feedback a los compañeros.
- Evaluación de los datos: Esto requiere que analice los registros de RRHH para determinar si hay errores, problemas o incoherencias comunes que la formación pueda abordar. Los registros de RRHH pueden incluir entrevistas de salida, competencias laborales, descripciones de puestos de trabajo, evaluaciones de rendimiento, informes de accidentes y seguridad y otros registros de la empresa como los de ventas, costes y producción. Por ejemplo, si uno de los departamentos de su empresa tiene un aumento drástico de accidentes en el lugar de trabajo, puede revisar los informes de accidentes como parte de su análisis de deficiencias antes de impartir formación sobre prácticas y procedimientos de seguridad.
- Entrevistas individuales: También puede entrevistar a sus empleados, supervisores y clientes para identificar problemas o lagunas. Si su empresa imparte formación en materia de seguridad, por ejemplo, sería aconsejable entrevistar a los empleados que hayan sufrido o presenciado un accidente. Asimismo, entrevistar a los empleados que nunca han tenido un accidente podría ser útil para desarrollar un programa de formación que incluya prácticas y procedimientos seguros. Si los accidentes tienen que ver con equipos, puede ser necesario entrevistar a la empresa que los ha mantenido o fabricado. La información que pueda recopilar de sus entrevistas puede ayudarle a identificar las lagunas que su empresa debe abordar.
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3. Determinar los conocimientos, habilidades y comportamientos deseados
Una vez que haya identificado los problemas específicos que necesita abordar, puede hacer coincidir los temas de formación con las carencias de habilidades identificadas. Para ello, primero debe elaborar una lista de conocimientos, habilidades y competencias que cada empleado formado necesita para alcanzar los objetivos establecidos. A continuación, debe tener una forma de determinar si la formación ha tenido éxito a nivel individual— la forma de medir si las competencias y habilidades identificadas se han alcanzado al nivel requerido. Estos parámetros de éxito suelen expresarse como una serie de objetivos de aprendizaje adaptados a cada problema y al resultado empresarial deseado.
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4. Establecer calendarios y prioridades de formación
Una vez que haya determinado los conocimientos, habilidades o comportamientos que sus empleados deben desarrollar para alcanzar los objetivos establecidos, es el momento de desarrollar el programa de formación completo. Para ello, primero debe determinar la fecha de finalización prevista para la iniciativa y, a continuación, clasificar las prioridades de las sesiones individuales y de los grupos y ponerlas en un calendario. Debe determinar las prioridades en función de su urgencia (la rapidez con la que necesita ver los resultados de los empleados) y de la secuencia (la formación que debe tener lugar antes de que puedan tener lugar otras formaciones).
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5. Elegir las evaluaciones de las necesidades de formación y los formatos
Ahora que sabe quiénes son los participantes a los que se dirige, qué formación es necesaria, cuáles son sus objetivos y con qué rapidez debe completarse el programa de formación, puede elegir cómo quiere administrar la formación. Algunas buenas opciones son las sesiones virtuales o presenciales con instructor, los programas de audio y vídeo autoguiados, las simulaciones por ordenador y la formación en línea. Su recurso de aprendizaje y desarrollo—consultoría o interno—puede ayudarle a elegir el curso adecuado para su empresa y proyecto.