Una evaluación de necesidades es una herramienta empresarial utilizada para obtener información valiosa sobre las acciones o procesos de una empresa para determinar su eficacia. Una evaluación de necesidades puede utilizarse como parte de un proceso de planificación para determinar las carencias o «necesidades» y cómo abordar las áreas de mejora.
En este artículo, definimos qué es una evaluación de necesidades, qué pasos hay que dar y cómo puede beneficiarle en el trabajo.
¿Qué es una evaluación de necesidades?
Durante una evaluación de necesidades se identifica el estado actual de una organización y el deseado, y se determina el proceso para salvar la distancia entre ambos. Más concretamente, un equipo debe priorizar, mejorar o dotar de recursos los procesos para alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo, pensemos en una empresa que trabaja para entender quiénes son sus competidores para realizar cambios y presentar un producto más atractivo a sus clientes. Una evaluación de necesidades ayudará a la empresa a descubrir qué necesita su producto, cómo puede mejorarlo y cómo comercializarlo eficazmente entre su público.
¿Por qué es importante una evaluación de necesidades?
Muchos lugares de trabajo son asociaciones complejas formadas por una gran variedad de personas, departamentos y objetivos. Dado que en una situación determinada suelen estar presentes tantos factores, no siempre es fácil saber qué es exactamente lo que impide a la empresa alcanzar los objetivos deseados. Una evaluación de necesidades elimina esta incertidumbre al explorar las necesidades específicas de la empresa y las medidas que puede tomar para alcanzarlas.
Cuando los líderes de la organización comprenden los puntos fuertes y débiles de la empresa, pueden crear más fácilmente objetivos claros y definidos. Una evaluación de necesidades tiene en cuenta los niveles más pequeños y más grandes dentro de una empresa, desde el nivel micro hasta el macro, para determinar un plan de acción para elevar la empresa.
Cómo realizar una evaluación de necesidades
Estos son algunos pasos que puede seguir para realizar una evaluación de las necesidades de su empresa.
1. Buscar e identificar las necesidades de su organización
En primer lugar, tendrá que averiguar cómo se encuentra su empresa en la actualidad. Por ejemplo, puede que necesite invertir en nuevas tecnologías o ampliar sus campañas de marketing. Puede clasificar las necesidades según su importancia para el avance de la empresa y trabajar en ellas una por una.
2. Recoger toda la información interna posible
Esto le permitirá determinar las necesidades más urgentes de su empresa. Puede recoger datos de diferentes áreas de la empresa, lo que se considera una investigación a nivel micro.
3. Recogida de datos de zonas exteriores
Puede reunir información externa de ámbitos ajenos a su empresa. Su empresa puede optar por reunir los datos necesarios mediante métodos como encuestas, entrevistas o estudios de mercado.
4. Utilice los datos que ha recopilado
Los datos que adquiera le guiarán hacia los cambios que su lugar de trabajo puede realizar para satisfacer sus necesidades. Organícese y priorice qué medidas deben tomarse y en qué orden, y conozca qué solución es la mejor para cada necesidad comparando los costes y beneficios. Un informe con recomendaciones sobre qué hacer puede resumir los datos.
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Preguntas de ejemplo de la evaluación de necesidades
A continuación, se presentan algunas preguntas que se pueden formular al realizar una evaluación de necesidades en diferentes ámbitos de la empresa:
Área de operaciones de preguntas de negocios
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¿Sus servicios y/o productos se entregan al cliente a tiempo?
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¿Comprenden los empleados y la dirección qué áreas operativas tienen mayor influencia en los beneficios y objetivos de la empresa?
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¿Existe un sistema de seguimiento de los costes del producto y del trabajo?
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¿Existe un manual de empresa u otra documentación que describa en detalle las operaciones de la empresa?
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¿La empresa crea y documenta regularmente los objetivos?
Preguntas del área de finanzas de la empresa
- ¿Han aumentado los ingresos recientemente?
- ¿La empresa es rentable o alcanza sus objetivos financieros cada año?
- ¿Se están siguiendo y documentando los gastos?
- ¿Se rastrea la transferencia de dinero de la empresa?
- ¿Se comunican regularmente las finanzas de la empresa al equipo?
- ¿Se mantiene la empresa dentro de un presupuesto anual?
Preguntas del área de ventas del negocio:
- ¿Dónde están los clientes, cómo piensan y cómo les ayuda la empresa?
- ¿Se generan pistas con regularidad?
- ¿Se contacta regularmente con los clientes del pasado, del presente y del futuro?
- ¿Se están incorporando nuevos clientes?
- ¿Los ingresos se crean a partir de los esfuerzos de diferentes personas?
- ¿Se miden regularmente las actividades de generación de leads?
- ¿Se entiende bien la propuesta de valor de la empresa para que sea la más adecuada para los clientes?
Área de liderazgo de las preguntas de negocios
- ¿Existe una visión clara de la empresa?
- ¿Están los empleados’ equilibrados entre su vida personal y laboral?
- ¿Los problemas y las situaciones estresantes se convierten en soluciones u oportunidades?
- ¿Se aprovecha el tiempo de forma eficaz?
- ¿Saben los empleados dónde encajan mejor en la empresa?
- ¿Los objetivos de la empresa se alinean con la visión?
Área de gestión de cuestiones empresariales:
- ¿El equipo tiene clara la visión de la empresa?
- ¿Conoce el equipo su papel dentro de la compañía y su visión?
- ¿Puede la empresa contratar y formar adecuadamente a los empleados con talento?
- ¿Está la empresa atrayendo a grandes candidatos potenciales para el empleo, y se quedan en la empresa?
- ¿Depende el éxito de la empresa de unos pocos empleados?
Preguntas del área de negocio sobre la satisfacción del cliente:
- ¿Los clientes existentes aportan referencias regulares?
- ¿Se controla continuamente la calidad del trabajo?
- ¿Es satisfactorio el número de clientes que repiten?
- ¿Los productos o servicios que ofrece la empresa son motivo de orgullo y satisfacción?
- 11. ¿La empresa ofrece una experiencia satisfactoria al cliente?
- ¿Es la capacidad empresarial algo que se puede gestionar bien?
Consejos para realizar una evaluación de necesidades
A continuación se ofrecen algunos consejos adicionales para tener en cuenta a la hora de realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades:
Haga preguntas
Cuando se trata de elaborar una evaluación exhaustiva de las necesidades, es importante obtener una perspectiva más amplia de todos los miembros de la empresa. Una forma de hacerlo es crear un cuestionario y pedir a todos los miembros de la empresa que lo rellenen. Sea coherente y claro con sus preguntas.
Recoge datos que respalden tu evaluación
Mientras trabaja en una evaluación de necesidades, asegúrese de recopilar datos para respaldar sus conclusiones. Cada situación necesita un método particular de recogida de datos en función del sector, el entorno y las personas implicadas.
Plan para el futuro
Ser específico en el estado ideal que desea para su empresa puede ayudarle a visualizar dónde quiere estar en el futuro, ya que no es necesario conocer todas las respuestas durante la evaluación. Conocer su estado ideal le permitirá dar los pasos en esa dirección.
Adopta un enfoque neutral
Cuanta más información tenga, mejor preparado estará para realizar una evaluación imparcial. Trabaje con los jefes de departamento, los compañeros de trabajo y cualquier persona que esté en contacto habitual con su organización para determinar con precisión qué áreas pueden necesitar más ayuda;
Diferentes soluciones
Cada situación requerirá su propia solución, así que tómate el tiempo de investigar diferentes enfoques para diferentes necesidades. La solución puede incluir la formación, cambiar el método de contratación de nuevos empleados o reorganizar los recursos de su organización.
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Todas las empresas deberían realizar evaluaciones periódicas de sus necesidades. Incluso si su empresa se ha mantenido rentable y fuerte durante los últimos años, es importante recordar que las fuerzas internas y externas cambian. Una evaluación de necesidades orientará a su organización en una dirección para alcanzar sus objetivos y desarrollar otros nuevos.