Eventos corporativos: Definición, tipos y cómo celebrar uno

Los eventos corporativos son una forma eficaz de que las empresas se relacionen con sus empleados o clientes. Si desempeña un papel en los departamentos de gestión, marketing o recursos humanos de una organización, aprender sobre los eventos corporativos puede ayudarle en su carrera. Puedes aprender a organizar varios tipos de eventos corporativos mediante la investigación y la preparación. En este artículo se explica qué son los eventos corporativos, cómo se celebran y se enumeran los tipos más comunes de eventos corporativos.

¿Qué son los eventos corporativos?

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Un evento corporativo es aquel patrocinado por una empresa y centrado en sus empleados o clientes. Hay muchas razones para organizar un evento corporativo, siendo algunas de las más populares:

  • Para educar al personal o a los miembros del público en relación con diversos conceptos promovidos por la organización
  • Para motivar a los empleados recompensándoles por su trabajo
  • Celebrar diversos hitos de la empresa junto con los clientes, los empleados o ambos
  • Marcar un cambio organizativo significativo en la empresa
  • Fomentar la colaboración y el trabajo en red entre diferentes entidades

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Cómo celebrar un evento corporativo

Considere la posibilidad de seguir estos pasos a la hora de planificar un evento corporativo:

  1. Asegúrese de que tiene un propósito claro. Antes de planificar los distintos aspectos del acto, hay que asegurarse de saber exactamente qué objetivos debe alcanzar. Una vez que estén claramente determinados, podrá empezar a pensar en las formas de organizar un evento que tenga resonancia entre su público objetivo.
  2. Calcule un presupuesto realista. Antes de determinar el tipo de evento que vas a planificar y su alcance, tienes que saber exactamente de cuánto dinero dispones. Al determinar cuánto dinero necesita, suele ser una buena idea añadir un 10% a su estimación para gastos de emergencia.
  3. Establecer plazos para todas las fases de preparación del proyecto. La planificación de un evento implica una gran variedad de tareas que a menudo deben realizarse en una secuencia específica, lo que significa que un retraso puede provocar automáticamente otros. Una vez que tenga el presupuesto, haga una lista de todas las tareas necesarias y establezca plazos claros para cada una de ellas.
  4. Elija quién es su público. La audiencia suele estar estrechamente vinculada al objetivo del evento. Independientemente de la ocasión y del tipo de público que se espera que asista, es importante que lo identifique antes de planificar el evento en sí.
  5. Elija el tema general del evento. Una vez que sepa cuáles son sus objetivos, cuál es el presupuesto y a quién debe atraer el evento, puede empezar a trabajar en un tema general y un formato que resulte atractivo para los invitados. Los detalles exactos dependen en gran medida de los demás factores, pero como pauta general, los eventos interactivos suelen ser más populares y atractivos que los estáticos.
  6. Seleccione una ubicación. El lugar del evento también está estrechamente relacionado con los objetivos, el presupuesto y la audiencia. Por este motivo, sólo debe seleccionar un lugar de celebración una vez que conozca todos los detalles posibles, lo que mejorará sus probabilidades de seleccionar uno adecuado.
  7. Planificar el programa del evento's. Después de seleccionar el lugar de celebración, hay que empezar a planificar cómo se desarrollará el evento. Asegúrate de que todos los profesionales necesarios, como los fotógrafos, los decoradores y los encargados del catering, estén contratados y sepan exactamente cuál es su función.
  8. Anunciar su evento. Independientemente del tamaño del evento, tiene que asegurarse de que las personas que quiere que asistan lo conozcan. Hay muchas formas de hacerlo en línea, como correos electrónicos, sitios web de redes, foros y directorios específicos del sector.

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11 tipos de eventos corporativos

Estos son algunos de los tipos de eventos corporativos más populares:

1. Conferencias

El objetivo principal de una conferencia es conectar con el público objetivo y ofrecerle información relevante, normalmente para educarle o motivarle. También son buenas ocasiones para promover la creación de redes y la colaboración entre los asistentes. Las conferencias suelen durar al menos un día entero, se celebran en centros de conferencias u hoteles y cuentan con un orador principal, así como con muchas otras sesiones de ponencias sobre diferentes temas.

2. Lanzamiento de productos

Como su nombre indica, los lanzamientos son eventos corporativos que se celebran con el fin de anunciar un nuevo producto o servicio de la empresa. Su función suele ser informar a los clientes potenciales y a los medios de comunicación sobre el nuevo producto o servicio. Sin embargo, las empresas también pretenden ampliar el nivel de conocimiento más allá de los asistentes al lanzamiento.

3. Ferias comerciales

El objetivo principal de una feria comercial suele ser poner en contacto a las empresas con clientes potenciales. Algunas empresas también pueden optar por organizar o asistir a una feria como forma de consolidar su imagen de nombre líder dentro de un sector concreto. Suelen celebrarse en grandes espacios interiores o exteriores y varias empresas pagan por el espacio, la publicidad y las posibles oportunidades de hablar.

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4. Ceremonias de agradecimiento

Este tipo de evento tiene como objetivo mostrar el agradecimiento a los empleados de la empresa o a sus clientes. Suelen ser informales y en ellos se puede realizar una amplia gama de actividades. Algunos de los lugares más populares para un evento de agradecimiento son los restaurantes, los teatros, los estadios deportivos, los locales musicales, los eventos populares y los lugares festivos.

5. Actividades de creación de equipos

Las empresas organizan actividades de creación de equipos para mejorar la moral y la colaboración de los empleados. Dan a sus empleados la oportunidad de pasar tiempo en un entorno informal y conocer los aspectos no profesionales de sus personalidades. La mayoría de las actividades de creación de equipos se realizan al aire libre, normalmente en un entorno natural, y las organizan empresas especializadas.

6. Reuniones del consejo de administración

Las reuniones del consejo de administración son una oportunidad para que los miembros de la junta directiva de una organización se reúnan y revisen la actividad y el rendimiento de la empresa. Los miembros del consejo suelen utilizar las conclusiones extraídas tras las reuniones del consejo para sacar conclusiones sobre las estrategias futuras de la empresa. Suelen celebrarse a intervalos de tiempo determinados y su lugar de celebración depende del tamaño de la organización.

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7. Reuniones de accionistas

Las juntas de accionistas son una forma de que la empresa muestre sus resultados operativos, estrategias y objetivos futuros a sus accionistas. Dependiendo del tipo de organización y del número de accionistas, estos eventos varían desde pequeñas reuniones hasta eventos a gran escala. El objetivo principal de la empresa es mantener la fe de los accionistas en su futuro.

8. Hitos de la empresa

Algunas empresas optan por organizar eventos de celebración de diversos hitos o aniversarios. Su tamaño y alcance varían en función de la naturaleza de la empresa, pero suelen tener una estructura similar a la de los actos de agradecimiento. Van desde pequeñas celebraciones internas hasta grandes eventos que incluyen a clientes, proveedores y miembros de la comunidad local.

9. Congresos

Los congresos son similares a las conferencias en cuanto a su estructura, pero suelen centrarse en un tema específico. Suelen ser una ocasión para que los especialistas en un determinado campo se reúnan y discutan sobre diversos temas que son relevantes para ese campo específico. Dada la oportunidad de aprender nuevos conceptos y prácticas dentro de un determinado nicho, las empresas suelen enviar a sus empleados a los congresos como forma de ampliar sus conocimientos.

10. Ceremonia de entrega de premios

Estos actos son organizados por una empresa en particular como forma de recompensar a sus empleados, proveedores, clientes y otras partes interesadas, o por todo un sector para celebrar a sus mejores ejecutantes en un periodo de tiempo concreto. Las ceremonias de premios internas mejoran la moral y, en general, hacen más agradables las relaciones con la empresa. Sin embargo, las ceremonias de premios de todo el sector son utilizadas por las empresas para promocionar su negocio y establecerse como líderes del sector.

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11. Torneos deportivos de la empresa o del sector

Las empresas organizan diversos torneos deportivos entre sus empleados o entre departamentos como forma de hacer que los empleados y sus familias se relacionen entre sí. Los eventos deportivos corporativos son aquellos en los que más empresas del mismo sector envían a algunos de sus empleados para que los representen en una competición amistosa. Dependiendo del deporte exacto, los torneos deportivos corporativos pueden tener lugar en parques públicos o en recintos especializados.

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