¿Qué es la excelencia operativa?

Los clientes, los empleados y la empresa en su conjunto pueden beneficiarse si las operaciones se realizan a un alto nivel. Incluso si las operaciones actuales son adecuadas, siempre se pueden hacer mejoras. Un rendimiento excelente es un gran objetivo, pero puede simplificarse y perfeccionarse con el tiempo.

En este artículo, analizamos qué es la excelencia operativa, en qué se diferencia de la mejora continua, las filosofías que la componen y las metodologías más populares.

¿Qué es la excelencia operativa?

Algunos creen que el objetivo de una empresa debe ser lograr una funcionalidad perfecta, mientras que otros creen que la perfección es imposible y que las empresas deben simplemente esforzarse por alcanzar la excelencia. Todos los métodos de excelencia operativa están diseñados para ser directos y procesables para todos los empleados en todos los niveles de la empresa, creando transparencia para los empleados, la dirección y los accionistas y clientes. El reto de la excelencia operativa consiste en determinar qué constituye una funcionalidad perfecta y cómo puede lograrse.

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Excelencia operativa frente a mejora continua

Muchos desarrolladores de metodologías de excelencia operativa la describen como un medio para lograr la mejora continua o utilizan los términos indistintamente, aunque también la separan del concepto de mejora continua. Una de las principales metodologías de excelencia operativa, el Kaizen, significa «mejora continua» en japonés. Esto hace que entender las diferencias y la relación entre estas filosofías sea un reto. En resumen, la excelencia operativa se refiere al estado de funcionamiento perfecto, o al menos al intento de conseguirlo, en todas las áreas de las operaciones empresariales simultáneamente. La mejora continua, sin embargo, puede referirse a cualquier mejora incremental en una sola área de operación.

Un ejemplo de mejora continua en un solo ámbito es el de una empresa que disminuye los costes de fabricación cambiando a materiales cada vez más baratos pero de menor calidad. Aunque la empresa mejoraría sus beneficios al reducir los gastos, no estaría cumpliendo los demás principios de la excelencia operativa.

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Principios de excelencia operativa

Aunque los enfoques para aplicar la excelencia operativa varían, hay algunos puntos clave constantes. He aquí los ocho principios básicos de la excelencia operativa:

1. Construir una estrategia de valor

Una estrategia de valor se refiere a todo lo que implica un negocio que directa o indirectamente aporta un producto o servicio valioso a un cliente. Una estrategia eficaz garantiza que cada parte de la empresa sepa lo que hacen las demás, cuándo tienen que hacer las cosas y cómo hacerlas con la máxima eficacia.

2. Aplicar la estrategia

Después de que su estrategia funcione como teoría, es el momento de ponerla en práctica. La parte más importante de la puesta en práctica es asegurarse de que cada empleado conoce y entiende su papel individualmente, cómo su papel interactúa con otros empleados y cómo encaja en el plan más amplio de la empresa.

3. Crear una amplia transparencia

La transparencia integral se refiere a la claridad operativa en toda la empresa. Ayuda a los empleados a visualizar y comprender cómo encajan las partes de la empresa y cómo aportan valor al cliente. Esto ayuda a los empleados a identificarse con el funcionamiento de la empresa y a darle prioridad, más que a sus carreras individuales.

4. Estandarizar el funcionamiento y la producción

En pocas palabras, todos los empleados deben saber qué hacer, cómo hacerlo y por qué hacerlo. Una operación estandarizada puede seguir siendo adaptable y modificarse para eliminar la pérdida de tiempo, materiales o dinero. Con una norma establecida para empezar, estas áreas de mejora potencial pueden quedar más claras.

5. Detectar operaciones defectuosas

Con un flujo de trabajo y producción transparente y estandarizado, los errores y defectos restantes serán más evidentes. Utilice estándares medibles para definir e identificar las áreas problemáticas y sus causas.

6. Definir soluciones

Los defectos de funcionamiento y producción suelen ser inevitables. Sin embargo, se puede planificar una línea de acción sobre cómo se abordarán cuando surjan. Considere una cadena de responsabilidad racionalizada y un enfoque en la eliminación de residuos cuando planifique las estrategias de resolución de problemas.

7. Capacitar a los empleados para resolver los problemas

La excelencia operativa hace hincapié en el respeto mutuo y la valoración de los comentarios e ideas de los empleados de todos los niveles de la empresa. Unos empleados capacitados y valorados pueden identificar los defectos en el momento o antes de que se produzcan y ajustarse para mantener o restablecer el funcionamiento adecuado.

8. Redefinir las funciones de los supervisores

El objetivo principal de la excelencia operativa es un flujo de trabajo racionalizado que, con el tiempo, pueda funcionar y mantenerse por sí mismo con poca participación de la dirección. Con estas personas libres de la microgestión diaria, pueden centrarse en la planificación y la innovación para hacer crecer el negocio y aportar un mayor valor a los clientes.

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Metodologías de excelencia operativa

He aquí siete de las metodologías de excelencia operativa más utilizadas:

Método de fabricación ajustada

Este método de excelencia operativa se centra en identificar y eliminar los residuos para añadir valor y reducir los gastos. Se centra en siete fuentes principales de despilfarro:

  • Sobreproducción: Gastar recursos en desarrollar más de lo que la empresa necesita
  • Estancamiento de la producción: Perder el tiempo mientras las partes de una operación esperan unas a otras para terminar algo necesario
  • Transporte innecesario: Ineficiencias que se traducen en envíos y viajes innecesarios
  • Movimiento improductivo: Pasos extra improductivos
  • Sobreprocesamiento: Tareas administrativas innecesarias que ralentizan la producción
  • Exceso de inventario: Producir más de lo que los clientes necesitan o desean
  • Defectos frecuentes: Dirigir una operación con problemas persistentes para que el producto sea inutilizable

Método Six Sigma

El método Seis Sigma de excelencia operativa se centra en el principio de mejorar la experiencia del cliente encontrando y corrigiendo los servicios y productos insatisfactorios. Los pasos que utiliza Six Sigma para conseguirlo se encuentran en el acrónimo DMAIC:

  • D: Definir el problema.
  • M: Medir los puntos de datos disponibles.
  • A: Analice los datos recopilados.
  • I: Mejore su estrategia de valor.
  • C: Controle los problemas mejorando continuamente.

Método Kaizen

Desarrollado en Japón, el método Kaizen se centra en pequeños cambios incrementales para crear una cultura corporativa de búsqueda continua de la perfección en todas las áreas, incluyendo la productividad, la gestión del tiempo, la satisfacción del cliente y la elaboración de presupuestos. La forma en que el método Kaizen propone lograr la mejora continua es centrándose en el trabajo en equipo, el respeto y el liderazgo positivo.

Método Shingo

El método Shingo consta de 10 principios que priorizan el cambio de la cultura empresarial para mejorar la productividad y el funcionamiento:

  1. Respetar el modelo: Demuestre respeto por cada persona de la empresa haciéndola participar en las decisiones.
  2. 1. Dirigir: El liderazgo eficaz se basa en la humildad y en la capacidad de aceptar comentarios.
  3. Perseguir la perfección: Seguir esforzándose por mejorar con soluciones a largo plazo y eliminando el despilfarro.
  4. Confirmar la calidad en la fuente: La perfección requiere la excelencia en todos los ámbitos de la producción.
  5. Flujo y valor de arrastre: Diseñar las operaciones para que fluyan sin interrupciones que comprometan el valor para el cliente.
  6. Emplea el pensamiento científico: El conocimiento científico y la innovación empresarial provienen de la experimentación.
  7. Perfeccione el proceso: Solucionar continuamente los problemas de producción para mejorar.
  8. Adopte un enfoque empresarial completo: Considera cada parte en relación con el conjunto de la empresa.
  9. Cree una misión coherente: Formule una declaración explícita del propósito del negocio.
  10. Aportar valor: Considerar los deseos y necesidades de los clientes y esforzarse por satisfacerlos para hacer crecer el negocio.

Indicadores clave de rendimiento SMART (KPI) / El método OKAPI

Los KPI SMART son los criterios para seleccionar los indicadores clave de rendimiento más útiles, que se utilizan para determinar y justificar los cambios y hacer un seguimiento del progreso. SMART significa:

  • Específicas: Los KPI precisos proporcionan una información más valiosa.
  • Mensurable: Los KPI cuantificables hacen un seguimiento de las acciones tangibles en lugar del comportamiento.
  • realizable: Establezca objetivos de KPI desafiantes, pero alcanzables.
  • Relevante: Los KPIs significativos contribuyen a los objetivos operativos.
  • Oportunidad: Medir los KPI con un calendario definido.

El método OKAPI va un paso más allá de SMART al considerar también estos retos clave:

  • Desconexión: Empleados que se orientan a sí mismos más que a la empresa
  • Falta de progreso: No centrarse en el crecimiento durante la operación
  • Estancamiento: Una falta de cambio para seguir siendo competitivos
  • Falta de transparencia: Gestión de datos que crea confusión a través de informes complicados y densos
  • Gestión incoherente: Gestión que no forma una estructura lógica con un sistema coherente de responsabilidad, delegación y objetivos

Método de ejecución impecable (FLEX)/PBED (Planificar-Informar-Ejecutar-Informar)

Este método operativo tiene cuatro pasos clave:

  • Planificar: Cree una estrategia con un propósito a largo plazo y pasos accionables.
  • Breve: Explicar el plan de negocio a los empleados.
  • Ejecutar: Poner en práctica el plan con los empleados.
  • Informe: Medir los resultados contra los objetivos del plan. Aceptar los comentarios de los empleados y hacer correcciones.