Cualquier empresa que venda productos o servicios a clientes o a otras empresas es probable que lleve un registro y reciba el pago de estos artículos mediante facturas o recibos. Las preferencias contables o la naturaleza de la transacción pueden determinar si una persona o empresa utiliza este tipo de recibos. Es importante mantener registros de los servicios prestados y de los pagos recibidos y abonados mediante estos recibos.
En este artículo, compartimos la diferencia entre una factura y un recibo y discutimos los otros tipos de recibos de transacciones que usted puede recibir o trabajar.
Cuentas por pagar: Definición, habilidades y carreras
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
A pesar de que a menudo se emplean como sinónimos, factura y billete son términos diferentes. He aquí algunas distinciones entre una factura y un billete:
¿Qué es una factura?
Una factura sirve como documentación de los productos y/o servicios que la empresa ha proporcionado a un cliente. Una factura es un tipo de factura que incluye una lista detallada de esos productos o servicios. Esta lista muestra cuánto cuesta cada artículo o servicio. Una factura también incluye el importe total adeudado, la fecha de vencimiento y cualquier otra condición de pago, como por ejemplo si la empresa ofrece a su cliente la opción de pagar cuotas mensuales en lugar de una sola cantidad.
Una diferencia importante entre una factura y un recibo es que las empresas suelen enviar facturas para cobrar los productos o servicios que ya han suministrado a su cliente. En este caso, el cliente ha recibido un crédito a corto plazo de la empresa con la que ha hecho negocios y tendrá que pagar su factura según las condiciones de pago indicadas en la misma. Por ejemplo, una empresa que presta servicios de limpieza a un negocio puede facturarles los servicios prestados cuando ya han terminado el trabajo.
Relacionado: ¿Qué es una factura? Definición, qué incluye
¿Qué es una factura?
Una factura suele ser más inmediata que una factura, ya que el remitente proporciona la factura de inmediato y exige un pago rápido, normalmente sin la opción de plazos de pago. Por ejemplo, si comes en un restaurante, recibirás la factura de tu comida antes de salir del edificio y serás responsable de pagarla inmediatamente.
Mientras que algunas empresas pueden referirse a lo que envían a los clientes como una factura, un cliente puede referirse a este mismo elemento como una factura. Se podría considerar que una factura es lo que envía una empresa y una factura es lo que recibe un cliente.
Relacionado: Relacionado: Aprenda a ser un especialista en facturación
Otros tipos de recibos de transacciones
Además de las facturas y los recibos, hay otros tipos de recibos de transacciones. Son:
Estimar
Un cliente puede necesitar que una empresa le preste servicios, o una empresa puede asociarse con un proveedor que le suministre bienes o servicios. Es habitual que el receptor de los productos o servicios solicite una estimación del coste que puede esperar pagar. Esto ayuda al cliente o a la empresa a elaborar un presupuesto adecuado. También pueden pedir presupuestos a varias empresas o proveedores para comparar precios antes de elegir a quién contratar.
Un presupuesto también difiere de una cotización. Mientras que un presupuesto es un precio acordado y fijo para productos o servicios, una estimación es aproximada y puede cambiar en función de varios factores.
Recepción de ventas
Un recibo de venta es lo que usted recibe de una empresa una vez que ha pagado su factura. Sirve como prueba de pago. Muchas personas guardan sus recibos por si necesitan devolver un producto o consultar los servicios que han recibido. También es importante que los clientes conserven sus recibos en caso de que haya alguna duda sobre el pago.
Algunos recibos se imprimen una vez y se entregan al cliente, como en el caso de la compra de suministros de hardware en la tienda. Otras empresas pueden escribir sus recibos a mano en papel carbón para que el cliente reciba un recibo y la empresa pueda conservar una copia para sus registros, tanto como prueba de que un cliente pagó como de que el cliente recibió una copia de su recibo.
Un recibo de venta debe incluir el nombre de la empresa, la fecha de la transacción, los artículos o servicios que el cliente compró, el coste de cada uno, cuánto pagó el cliente y el método que utilizó para pagar, ya sea efectivo, tarjeta de crédito o cheque. Un recibo de venta también puede incluir el nombre del cliente, si es aplicable a la empresa, y la firma del cliente para confirmar el pago. Los negocios basados en productos pueden incluir los datos de su negocio, como el número de teléfono y la dirección, en sus recibos para que los clientes puedan ponerse en contacto con ellos fácilmente si lo necesitan.
Informe de gastos
Es habitual utilizar informes de gastos en entornos empresariales cuando los empleados tienen que pagar artículos de su propio bolsillo y su empleador les reembolsa. Por ejemplo, un empleado puede ser responsable de organizar y pagar su viaje a una conferencia y debe entregar sus recibos y un informe de gastos de la empresa antes de que el departamento de contabilidad emita un reembolso. Otro ejemplo común es cuando los profesionales de las ventas tienen que pagar su propia gasolina cuando conducen para reunirse con clientes, y luego presentan un informe de gastos a su empleador para que les devuelva el dinero de la gasolina y el kilometraje.
Relacionado: Cómo informar de los gastos empresariales
Declaración
Un extracto es algo que un cliente puede solicitar a una empresa para saber cuál es el estado de su cuenta. Un extracto puede incluir las transacciones de ventas pasadas, los créditos o los pagos que un cliente ha abonado en un plazo determinado. Es habitual que las empresas envíen extractos periódicos a los clientes que tienen un calendario de pagos para que el cliente sepa cuánto debe todavía por su compra.
Un tipo de extracto con el que puede estar familiarizado es el extracto bancario. Un extracto bancario incluye todas las transacciones financieras que ha realizado con su tarjeta de débito, tarjeta de crédito o cheques. También incluirá cualquier pago que haya realizado, como por ejemplo cuando realice un pago con tarjeta de crédito en su cuenta o un pago a un proveedor externo. Su extracto bancario le mostrará cualquier pago de depósito directo, como el de un empleador.