Factura y orden de compra: ¿Cuáles son las diferencias?

Las facturas y las órdenes de compra son instrumentos importantes que las empresas utilizan para vender y comprar bienes y servicios. Si su función dentro de una organización implica el seguimiento de las transacciones, estar familiarizado con las facturas y las órdenes de compra puede ser un conocimiento valioso. Conocer las principales diferencias entre una factura y una orden de compra puede ser una habilidad valiosa, y puede aprenderla mediante la investigación. En este artículo, analizamos qué es una factura, qué es una orden de compra, cómo se comparan las dos y por qué las empresas necesitan ambas.

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¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento en el que se especifican todos los detalles relevantes sobre los bienes o servicios que una empresa planea comprar. El comprador lo rellena y luego lo envía al vendedor, añadiendo todos los elementos que ambas partes necesitan para que la venta se lleve a cabo. Algunos de los elementos más comunes de una orden de compra son

  • La fecha en la que se escribe y un número de registro único requerido por el departamento de contabilidad
  • Todos los detalles sobre el pago, incluida la información de contacto del vendedor
  • Una lista de todos los artículos que el comprador desea adquirir, junto con detalles como el precio por unidad, el número total de unidades y un cálculo de la suma total, incluidos los gastos como los de transporte
  • Firmas de los representantes pertinentes de las empresas de ambas partes
  • Todos los términos y condiciones de la transacción, incluidos los plazos de entrega y pago

Algunas de las razones por las que las empresas necesitan utilizar órdenes de compra son:

  • Ayudan a las organizaciones a gestionar sus gastos. Cuando las empresas hacen un seguimiento de todos los gastos a través de las órdenes de compra, facilita a la dirección el control de su presupuesto. Después de que un miembro del personal de la organización llegue a la conclusión de que es necesaria una compra, rellena una orden de compra, pide la aprobación de su gerente, la envía al vendedor y la registra en el departamento de contabilidad de la empresa, garantizando así una total transparencia.

  • Ayudan a las organizaciones a planificar el gasto futuro. Un departamento de contabilidad puede utilizar todas las órdenes de compra reunidas para determinar qué parte del presupuesto de la empresa queda para nuevas compras. Esto elimina las situaciones en las que el gasto se aprueba antes de un gasto inesperado.

  • Ayudan a eliminar las ambigüedades. Las órdenes de compra hacen que todo el proceso de compra sea sencillo para todas las partes implicadas. Tanto el vendedor como el comprador conocen todos los detalles de la venta y, si se produce algún desacuerdo, pueden utilizar la orden de compra como referencia.

  • Vinculan legalmente a las dos partes. Las órdenes de compra proporcionan cobertura legal a cualquiera de las dos partes implicadas en una venta en caso de que se produzca un desacuerdo. También ayudan a las organizaciones a detallar sus operaciones financieras a los auditores en caso de una auditoría financiera.

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¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que el proveedor envía al comprador, en el que solicita el pago de un bien o servicio. Su principal objetivo es servir de prueba de que al vendedor se le debe una determinada cantidad de dinero como resultado de la venta de ciertos bienes o servicios al comprador. Algunos de los elementos más comunes de una factura son

  • Los nombres y precios de todos los bienes o servicios entregados al comprador
  • El número de plazos en que se efectuará el pago y sus fechas de vencimiento
  • La cantidad total que debe el comprador
  • Cualquier descuento existente ofrecido por el vendedor
  • La información de contacto del vendedor

Algunas de las razones por las que las empresas necesitan utilizar facturas son:

  • Ayudan a los vendedores a cobrar lo que les corresponde. Una factura proporciona al comprador una guía clara sobre cómo deben realizarse los pagos por los bienes o servicios adquiridos. Esto elimina cualquier ambigüedad y hace que el proceso de pago sea sencillo.

  • Proporcionan a ambas partes protección legal. Aunque una factura no constituye automáticamente una obligación legal, puede servir de prueba del acuerdo inicial entre dos partes. Esto proporciona a ambas partes protección legal, ya que especifica claramente cuáles son las obligaciones de cada una de ellas.

  • Ayudan a las organizaciones a gestionar sus gastos. Las empresas pueden analizar su facturación para saber cuánto gastan en un periodo determinado y en qué lo gastan. A continuación, pueden utilizar estos datos para optimizar su flujo de caja.

  • Constituyen una prueba en caso de auditoría. Las facturas de una empresa deben mostrar todos los ingresos y gastos de la empresa, lo que puede ser una información valiosa en caso de auditoría financiera. La empresa puede utilizarlas para demostrar que todos los ingresos se declaran y tributan correctamente.

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Factura frente a orden de compra

Las principales diferencias entre una factura y una orden de compra son:

  • El vendedor hace la factura y la envía al comprador, mientras que la orden de compra la hace el comprador y la envía al vendedor.
  • El vendedor envía la factura cuando los bienes o servicios han sido entregados o en una fecha determinada, mientras que la orden de compra se envía cuando el comprador hace el pedido de los bienes o servicios requeridos.
  • Las facturas sólo muestran información relativa a los acuerdos de pago entre el vendedor y el comprador, mientras que la orden de compra tiene todos los detalles relativos a los bienes o servicios en cuestión.
  • La orden de compra actúa como un contrato que especifica los detalles detrás de la venta, mientras que la factura actúa como una confirmación de que la venta se ha realizado.
  • Los vendedores utilizan las facturas para hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar, mientras que los compradores utilizan las órdenes de compra para hacer un seguimiento de las cuentas por pagar.
  • Las órdenes de compra suelen ser algunos de los primeros documentos creados y enviados durante un proceso de compra a pago, mientras que las facturas suelen enviarse al final de la transacción.

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¿Por qué las empresas necesitan tanto una factura como una orden de compra?

La mayoría de las empresas manejan a diario tanto órdenes de compra como facturas, ya que ambas ayudan a la gestión de compras y transacciones. Las facturas son importantes desde el punto de vista legal, ya que pueden utilizarse como prueba de que las transacciones financieras de una organización están en orden, mientras que las órdenes de compra ayudan a eliminar cualquier problema de transacción y posibles errores de comunicación entre el vendedor y el comprador. El uso de ambas es una forma eficaz de eliminar la mayoría de los errores de comunicación y de ayudar a ambas partes de una transacción a entender lo que tienen que dar y lo que recibirían.

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