Una factura de pedido es un tipo de factura que se utiliza para el seguimiento del inventario, para asegurar los pagos y para mostrar a los clientes el coste de sus servicios y bienes. Además de las facturas sin pedido, las facturas con pedido son habituales. Conocer las distinciones entre las facturas PO y las no PO puede ayudarle a identificar qué facturas necesita su empresa para el seguimiento financiero.
En este artículo, exploramos las diferencias entre una factura sin pedido y una factura con pedido, hablamos de la automatización de los sistemas de procesamiento de facturas con pedido y resumimos otra información sobre la facturación.
¿Qué es una factura PO?
Una factura de pedido contiene la misma información que el pedido de un cliente. Una orden de compra contiene los siguientes detalles:
- Un número de pedido para el seguimiento
- La fecha de la compra del cliente's
- Los datos del cliente, incluyendo números de teléfono, nombres de empresas y direcciones de correo electrónico.
- Información sobre el pedido del cliente's
- Las condiciones de pago entre usted y el cliente
- La dirección de entrega del producto final
Una factura ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de sus costes e inventario. La combinación de la orden de compra y la factura crea un documento más completo y reduce la necesidad de varios documentos únicos para cada pedido. Esto ayuda a la empresa a organizar su documentación, a hacer un seguimiento de su inventario y de las facturas pendientes y a dar al cliente una idea completa de lo que ha pagado. Las empresas suelen reservar las facturas de los pedidos para aquellos que se ajustan a parámetros especiales, como importes específicos en dólares. Por ejemplo, una empresa puede no exigir una factura de pedido para las compras a menos que el pedido sea superior a 5.000 dólares.
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1. Diferencias entre facturas PO y no PO
Las facturas PO y no PO tienen varias diferencias, entre ellas:
1. Tipo de operación
Algunas empresas reservan las facturas PO para determinados tipos de operaciones. Las facturas sin pedido suelen ser para cualquier transacción comercial típica. Por ejemplo, si un proveedor de jabón envía facturas al lavadero local por bidones de detergente industrial para coches, esas facturas son facturas no-PO. Sin embargo, si el mismo proveedor recibe un pedido del lavadero de coches para una mezcla de jabón especializada para coches exóticos, la empresa podría generar una factura PO para realizar un seguimiento más eficaz de ese producto único a través del sistema de gestión de inventario.
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2. Cantidad de dinero
Las facturas PO suelen tener asignados importes específicos en dólares para diferenciarlas de las facturas no PO. Si la misma empresa de suministros de jabón genera facturas por compras inferiores a 10.000 dólares, puede que sólo genere facturas PO cuando un pedido supere ese umbral de dólares. Esto le ayuda a categorizar los pedidos más grandes y hace que el inventario y el seguimiento del pago sean más precisos para esas facturas. Los montos de dólares más altos pueden presentar más riesgo para el negocio, por lo que mantener el seguimiento de los productos y el estado de los pagos se convierte en una prioridad.
3. Tiempo de generación
Cuando un comprador hace un pedido a la empresa, el software de gestión de inventario o de contabilidad de la empresa genera una orden de compra. Normalmente, la empresa no genera las facturas hasta después de cumplir con el pedido del cliente. Combinar los dos en una factura de pedido significa que la empresa puede generarla en cualquier momento del proceso y exigir al cliente que revise la orden de compra antes de comprometerse a comprar.
4. Objetivo de inventario
Las empresas suelen utilizar las órdenes de compra para evitar el exceso de existencias. Un PO ayuda a la empresa a hacer un seguimiento de los pedidos entrantes y a eliminar el inventario de su software u hoja de gestión de inventario. Esto evita el exceso de existencias cuando la empresa hace un nuevo pedido y también reduce los errores de inventario. Las facturas sin PO ayudan a la empresa a rastrear los pagos y el estado de los pagos de los clientes en relación con el inventario que tiene la empresa, lo que ayuda a la empresa a crear registros financieros más precisos.
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¿Cómo se crea una factura de pedido?
La creación de una factura de pedido puede requerir pasos específicos, entre ellos:
1. Crear un número de orden de compra
Un número de orden de compra le ayuda a agrupar las transacciones bajo la designación PO para separarlas de las facturas que no son PO. También ayuda a los gestores de inventario o a los programas informáticos a hacer un seguimiento de los productos que se envían a los clientes para dar cuenta de cualquier cambio en el recuento de inventario de la empresa. La mayoría de los programas de gestión de inventarios o de pedidos pueden generar un número de pedido automáticamente, pero usted también puede escribir su propio número de pedido, empezando por un número como 001 o 0001.
2. Rellenar la información del cliente y del pedido
Cualquier información relevante del cliente, como sus direcciones de facturación y envío, nombre o nombre de la empresa e información de contacto, va en una factura de pedido. También puede incluir información sobre el pedido en una factura de pedido, como la fecha en que el cliente realizó el pedido, la cantidad que pidió y las condiciones de pago del cliente. También puede detallar cualquier solicitud especial del cliente, como artículos o embalajes personalizados, en la sección de información del pedido.
3. Incluir información sobre precios y unidades
Es importante incluir en las facturas de los pedidos información sobre las unidades que compra el cliente, incluyendo cuáles son y cuántas salen de su inventario. También puede detallar la información de precios en esta sección, incluyendo el coste por unidad para el cliente y el subtotal de todo lo que pide. El impuesto sobre las ventas, los gastos de envío o embalaje y cualquier otro coste relevante para el cliente también son habituales en las facturas de pedido.
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4. Revisar y enviar la factura del pedido
Una vez que complete toda la información de su factura de pedido, considere la posibilidad de revisar la información para comprobar su exactitud. Una vez que verifique que los costos, los detalles del inventario y los detalles del cliente son precisos, la factura de la orden de compra está lista para el cliente. Puede guardar una copia en el disco duro de su empresa o en el software de gestión de inventarios para verificar la exactitud de su inventario en caso de que surjan preguntas, luego envíe la factura de pedido a la dirección de contacto preferida de su cliente y haga un seguimiento del estado de su pago.
Beneficios de las facturas PO
El uso de facturas de pedido tiene muchas ventajas, entre ellas:
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Ahorrar tiempo en el cumplimiento: El proceso de cumplimiento puede beneficiarse de las facturas PO porque ayuda a combinar la facturación y el seguimiento de las órdenes de compra, reduciendo el tiempo de cumplimiento. Esto puede ayudar a que los pedidos se procesen más rápidamente y a que los clientes queden satisfechos con los servicios de la empresa.
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Mantenga un registro de datos de calidad: El uso de una factura de pedido permite a una empresa mantener un registro de alta calidad de las transacciones y los pedidos. Los datos de alta calidad pueden ayudar a una empresa a protegerse de la responsabilidad y permitir la verificación de los pedidos, las facturas y los costes.
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Mejorar el seguimiento de pagos e inventarios: El seguimiento del inventario se beneficia de datos mejores y más abundantes, y el proceso de pago puede ser más sencillo con las facturas PO. Las facturas PO también ayudan a separar las órdenes de compra más costosas para su seguimiento y aprobación.
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Crear un archivo digital: Si utiliza un software de gestión de inventarios o de facturación, las facturas de pedidos le permiten crear un archivo digital de los pedidos y las facturas de su empresa. Esto puede ser un método más seguro para almacenar grandes cantidades de datos de la empresa y permite una mayor accesibilidad para los empleados de diferentes partes de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un pedido?
Una factura es un documento que suele hacer un seguimiento de los costes y las cifras monetarias. Aunque las facturas incluyen números de inventario, se centran sobre todo en proporcionar un recordatorio de pago visual para los clientes, así como enlaces u opciones de pago. Las facturas de pedido se centran más en el inventario y proporcionan más detalles sobre lo que el cliente ha comprado. Las facturas de los pedidos son una combinación de las dos, ya que reúnen el inventario y el seguimiento del pago en un solo documento.
¿Se puede automatizar un sistema de procesamiento de facturas en el punto de venta?
Algunos programas de software de inventario y facturación ayudan a automatizar el proceso de facturación de pedidos. Esto reduce la dependencia de la empresa del trabajo manual para generar cada factura y orden de compra. Por ejemplo, si su tienda minorista utiliza sistemas de punto de venta, el software puede incluir una herramienta de facturación y gestión de inventario integrada en el propio software. Esto le ayuda a automatizar los procesos de facturación, gestión de inventario y órdenes de compra para que pueda centrarse en otras tareas.
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¿Debe automatizar los sistemas de procesamiento de facturas de pedidos?
La automatización de sus sistemas de procesamiento de facturas de pedidos ofrece a la empresa moderna varias ventajas, entre ellas:
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Mayor eficiencia: La automatización suele requerir menos recursos para realizar las mismas tareas, lo que hace que la gestión del inventario y la facturación sean mucho más rápidas y eficientes. También puede ayudar a reducir los errores humanos y mejorar la calidad de los datos recogidos.
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Reducción de costes: La automatización puede hacer que su empresa ahorre dinero al reducir la dependencia del trabajo manual para la gestión del inventario o la facturación. El software puede sustituir a uno o varios empleados y minimizar la necesidad de mano de obra humana.
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Mejores registros: Los datos son importantes para las operaciones de la empresa porque permiten rendir cuentas y verificar las operaciones y el inventario de la empresa. El software automatizado puede generar datos más precisos para aumentar la calidad de los registros empresariales en caso de auditoría.
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Sistemas más conformes: La automatización suele incluir protocolos de cumplimiento integrados en el software. La automatización del cumplimiento para tener en cuenta los códigos fiscales o las regulaciones de la industria puede ayudar a la empresa a mantenerse legalmente segura y operativa, y puede ahorrar en costes de auditoría y en tasas por incumplimiento.