Factura Pro Forma vs. Factura Comercial: ¿Cuál es la diferencia?

Las facturas son documentos esenciales que ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de los gastos y los presupuestos. Las empresas suelen utilizar facturas pro forma y comerciales para agilizar sus procesos de venta y mejorar sus procesos de envío internacional. Entender las diferencias entre estas dos facturas puede ayudar a su empresa a utilizar estos documentos de forma eficaz. En este artículo, exploramos qué son las facturas pro forma y comerciales, revisamos varias diferencias y similitudes entre ellas y discutimos algunas preguntas frecuentes sobre estas facturas.

¿Qué es una factura pro forma?

Una factura pro forma es un documento que informa a los compradores de los gastos calculados. Esta factura confirma los detalles del envío del comprador y enumera los costes previstos, como los costes de los artículos y del envío. Los vendedores emiten una factura pro forma antes de producir y entregar los bienes finales para que el comprador pueda tomar una decisión informada sobre la realización de un pedido a la empresa. Algunos de los gastos previstos que incluyen las facturas proforma son:

  • Comisiones
  • Honorarios
  • Costes del producto
  • Impuestos
  • Cargos adicionales

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¿Qué es una factura comercial?

Una factura comercial es un documento que informa a los compradores de los costes reales de producción y entrega. Los vendedores emiten una factura comercial después de suministrar los bienes o servicios de un cliente. Esta factura también incluye e informa del número exacto de artículos que una empresa envía a un cliente.

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Factura pro forma vs. factura comercial

Aunque ambos formatos de factura informan a los compradores sobre los costes del producto y del envío, existen algunas diferencias entre ellos. A continuación se exponen algunas categorías que ponen de manifiesto las diferencias y similitudes entre estos dos tipos de factura:

Usos

Los vendedores utilizan las facturas proforma para informar a los compradores de los costes previstos y evitar cualquier retraso cuando los productos pasan por las aduanas internacionales. Informa a los funcionarios de aduanas del valor de un envío concreto y detalla los artículos incluidos. Algunos de los artículos que utilizan una factura pro forma pueden ser muestras, efectos personales, material de marketing y artículos marcados para ser devueltos. Además, una factura pro forma puede ayudar a las empresas a hacer reclamaciones al seguro si una empresa de transporte pierde o daña un envío.

Las facturas comerciales suelen tardar en prepararse porque es esencial que la información sea precisa antes de enviarla, lo que puede prolongar el proceso de envío. El uso de una factura proforma también puede ayudar a agilizar el envío de la mercancía si el vendedor está todavía en proceso de preparar una factura comercial.

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Formato

El formato entre las facturas pro forma y las comerciales tiene pequeñas diferencias. Las facturas pro forma deben incluir la pro forma escrita en el documento para poder ser enviadas. Sin embargo, las facturas comerciales no necesitan indicar el tipo de factura en el documento.

Información incluida

Las facturas proforma y comerciales incluyen información similar para documentar todo el proceso de venta de los envíos de los clientes. La información que ambos documentos suelen incluir es:

  • Información de la empresa vendedora
  • Información de la empresa compradora
  • Método de envío
  • Tipo de envío
  • Puerto de carga y descarga
  • Número de referencia
  • Información sobre la fecha
  • Fecha de entrega prevista
  • Método y condiciones de pago
  • Descripciones de productos
  • Condiciones del producto
  • Nombre, fecha y firma del representante de la empresa

Sin embargo, hay cierta información que difiere entre los dos documentos. Algunos de los datos exclusivos que puede contener una factura proforma son las cantidades de producto proyectadas y la información bancaria. La información que puede incluir una factura comercial es el conocimiento de embarque, las cantidades exactas, la información de la empresa de transporte y cualquier información relevante sobre el destino.

Contabilidad

Las facturas proforma ayudan a las empresas a presupuestar las compras de productos o servicios. Proporcionan los costes previstos para una compra concreta, incluidos los impuestos, los gastos de envío y los derechos de aduana. Las facturas comerciales indican el importe exacto que un comprador debe a un vendedor. Normalmente, las empresas presentan facturas comerciales para hacer un seguimiento preciso de los flujos de caja de la empresa.

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Venta de productos

Los vendedores utilizan una factura proforma para iniciar el proceso de una venta con un comprador potencial. En este punto del proceso de venta, un comprador potencial puede solicitar cambios en relación con las especificaciones y las cantidades del producto. Un documento comercial confirma una venta y especifica la información de pago de la transacción.

Etapa del proceso de venta

Las empresas suelen rellenar cada formulario cerca del final de un proceso de venta. Sin embargo, los vendedores emiten a los compradores una factura pro forma durante la fase de cierre. En esta etapa, los compradores han resuelto todas las objeciones y han acordado completar una transacción con el comprador. Los compradores suelen enviar la factura comercial durante la etapa de seguimiento, cuando el cliente se está preparando para recibir o puede haber recibido ya el producto. La factura comercial suele completar el proceso de venta entre ambas partes.

Preguntas frecuentes

A continuación se presentan varias preguntas frecuentes sobre las facturas proforma y comerciales:

¿Puede una empresa pagar su saldo con una factura pro forma?

Un vendedor suele generar facturas pro forma antes de crear y enviar un producto. El importe exacto del pago puede cambiar entre una factura pro forma y una factura comercial, por lo que los vendedores sólo aceptan el pago con una factura comercial. Normalmente, las empresas utilizan la factura pro forma para describir el proceso de pago y suelen solicitar la información bancaria que el comprador utiliza para pagar la factura comercial.

¿Por qué las empresas utilizan facturas proforma y comerciales?

La factura proforma ayuda a las empresas a descubrir el coste de la compra de un determinado bien o servicio. Esta factura puede ayudar a las empresas a obtener la aprobación para comprar un artículo antes de la transacción real. Una factura pro forma también puede ayudar a agilizar el proceso de venta porque enumera todos los costes, las condiciones y las descripciones de la compra. Una factura comercial es el acuerdo final de compra entre el comprador y el vendedor y constituye una obligación legal entre las dos partes.

¿Las empresas generan automáticamente estas facturas?

Las empresas no suelen generar automáticamente facturas proforma como parte de su proceso de venta. Los compradores pueden solicitar una factura pro forma al vendedor antes de completar la venta de un producto. Sin embargo, las empresas suelen generar automáticamente las facturas comerciales porque permiten a los compradores pagar por los bienes y servicios entregados.

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura proforma?

Un presupuesto es una conversación verbal o un documento que establece el precio de un proyecto o servicio. El precio de un presupuesto refleja el valor de mercado actual de un producto, servicio o proyecto y no es un contrato legalmente vinculante. Sin embargo, una factura proforma es un contrato legalmente vinculante que obliga a un comprador a completar una transacción de venta específica con un vendedor.

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