Procesos de gestión de proyectos y por qué son importantes

El proceso completo de organización, supervisión y ejecución de un proyecto se denomina gestión de proyectos. La gestión de proyectos puede ser compleja, así que lo mejor es dividirla en fases. Tanto si trabajas en un trabajo grande como en uno pequeño, entender las fases de la gestión de proyectos puede ayudarte a gestionar eficazmente los resultados y el equipo.

En este artículo, hablaremos de las fases de la gestión de proyectos y aprenderemos lo que implica cada una de ellas.

Las cinco fases de la gestión de proyectos

En las siguientes secciones se describen las cinco fases de la gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, finalización y conclusión.

Fase de concepción e iniciación

Aquí se determina la importancia del proyecto y los requisitos del cliente. Aquí también se averigua si la empresa cuenta con los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto con éxito. Estos son los pasos para iniciar el proyecto:

  1. Determine el alcance de su proyecto. Define claramente cómo debe ser el resultado o producto final para que los miembros de tu equipo tengan una visión clara de lo que deben conseguir.
  2. Identifique los resultados. Los entregables son pequeños hitos. Si el objetivo del proyecto es fabricar 100 coches, por ejemplo, divídalo en pequeños entregables. Estos entregables podrían incluir la finalización del montaje exterior, la instalación de los asientos y la colocación de las ruedas.
  3. Identificar a las partes interesadas en el proyecto. Determina quién debe participar en el proyecto y qué recursos o dirección necesitarán de ti.
  4. Presentar un caso de negocio. Un caso de negocio implica una evaluación de los riesgos, los beneficios, los costes, las soluciones técnicas y los plazos asociados al proyecto. Estas evaluaciones pueden ayudarle a determinar si el proyecto es viable y merece la pena.
  5. Desarrollar una declaración de trabajo. Un pliego de condiciones es un documento que define y recoge todos los aspectos del proyecto. En él se anotan el calendario, los resultados y las actividades del proyecto. Este documento detallado sentará las bases de su plan de proyecto.

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Fase de planificación

La fase de planificación indica a todos los participantes en el proyecto cuáles son los objetivos y cómo se van a alcanzar. Aquí es donde se documentan los planes del proyecto y se crea el calendario del mismo. Estos son los pasos para llevar a cabo la fase de planificación de forma eficaz:

  1. Crear un plan de proyecto. Identifique el calendario del proyecto, incluyendo las fases del mismo, las tareas que debe realizar su equipo y las posibles limitaciones. Asegúrese de que su plan de proyecto sea específico, medible y con plazos definidos para que el equipo que trabaje en él pueda realizar sus tareas con eficacia y rapidez.
  2. Crear diagramas de flujo de trabajo. Visualizar los procesos mediante un diagrama de flujo para asegurarse de que las partes interesadas y los miembros del equipo entienden claramente su papel en el proyecto.
  3. Estimación del presupuesto. Para estimar el presupuesto, identifique todos los tipos de gastos en los que puede incurrir el proyecto de principio a fin, incluyendo la mano de obra, los equipos y los materiales.
  4. Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI son herramientas de medición para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos específicos por parte de los equipos. Algunos ejemplos de KPI son los resultados del proyecto, los costes de mano de obra por mes y la asignación de recursos.

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3. Fase de ejecución

La fase de ejecución pone el plan en marcha. Suele ser la fase más larga del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Si usted es el director del proyecto, su trabajo en esta fase consiste en organizar a los miembros del equipo, gestionar los plazos y garantizar la finalización de los productos. Estos son los pasos para navegar por la fase de ejecución del proyecto:

  1. Programe una reunión inicial. Dado que la fase de ejecución es una transición de la planificación a la puesta en práctica, una reunión de lanzamiento puede alinear a todos los implicados en el proyecto hacia los entregables y los resultados clave del mismo.
  2. Gestiona los equipos. Formar un equipo cuyos miembros tengan las habilidades pertinentes para manejar las tareas del proyecto. También debes asegurarte de que tu equipo tiene las habilidades técnicas e interpersonales adecuadas para realizar el trabajo. Si surgen conflictos, puedes intervenir y facilitar una solución.
  3. Siga los procesos. Asegúrese de que cada miembro del equipo trabaja de acuerdo con las políticas o procesos del plan del proyecto y la declaración de trabajo.
  4. Difundir la información. Comunique las actualizaciones de estado a los miembros del equipo y a las partes interesadas. Puede predeterminar las etapas específicas en las que planea proporcionar actualizaciones para asegurarse de que está informando a los demás con la frecuencia adecuada.

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4. Fase de seguimiento

A medida que el proyecto se desarrolla, es aconsejable esforzarse por supervisar su progreso. Para ello, puedes seguir estos pasos:

  1. Informar sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI). La revisión de sus KPI puede ayudarle a determinar si su equipo está trabajando eficazmente. Si sus KPIs indican un progreso lento, puede hablar con los miembros del equipo y ajustar el plan del proyecto en consecuencia.
  2. Controla el alcance. En algunos casos, el cliente puede cambiar de opinión sobre el alcance del proyecto después de que usted haya comenzado el trabajo. Si esto ocurre, deberá determinar si es posible aumentar el alcance del proyecto dentro del presupuesto y el calendario originales. Si no es así, vuelva a la fase de planificación para aclarar las expectativas, las nuevas funciones y las responsabilidades.
  3. 5. Controlar los costes. El control de los costes es una parte importante del éxito de la gestión de proyectos, por lo que querrá hacer un seguimiento coherente y claro de las actualizaciones del presupuesto previsto.
  4. Controla la calidad. Esto garantiza que los resultados del proyecto cumplan las expectativas de los clientes. Revise periódicamente los procesos relacionados con la calidad y los indicadores clave de rendimiento (KPI) para asegurarse de que va por buen camino para cumplir los objetivos del proyecto.
  5. Facilitar la comunicación con las partes interesadas. Un seguimiento eficaz del proyecto requiere mantener a todo el mundo informado. Las reuniones periódicas con los miembros del equipo, los clientes y otras partes interesadas pueden ayudar a evitar el incumplimiento de los plazos y los malentendidos.

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5. Fase de cierre

También conocida como fase de finalización, la fase de cierre se centra en el resultado final del proyecto. Esta fase le da a usted, a su equipo y a los clientes la oportunidad de evaluar el éxito del proyecto y las lecciones que ha aprendido durante el proceso. Estos son los pasos para llevar a cabo con éxito la fase de cierre:

  1. Transfiera formalmente todos los entregables. El primer paso para cerrar el proyecto es transferir los resultados del proyecto al cliente. Obtenga la aprobación de los resultados del proyecto con las firmas oficiales de los participantes en el mismo y documente este paso para sus archivos.
  2. Revisar toda la documentación y los contratos. Una vez completado el proyecto, revise toda la documentación para asegurarse de que ha pagado a todas las partes por el trabajo y que no hay saldos pendientes.
  3. Comunique a las partes interesadas. Cuando los miembros del equipo, los contratistas, los proveedores y cualquier otra parte interesada completen sus tareas finales del proyecto, puede liberarlos del equipo del proyecto. Infórmeles del final del proyecto, confirme cualquier obligación y finalice oficialmente su contrato para que puedan trabajar en otros proyectos.
  4. Llevar a cabo una revisión del proyecto. Revisar los retos, los fracasos y los éxitos del proyecto y determinar las oportunidades de mejora de cara al futuro. Calcule el rendimiento del proyecto' en términos de calidad, calendario y coste. Puede ser útil programar una reunión de revisión con las partes interesadas para que tengan la oportunidad de dar su opinión.
  5. Archivar la documentación. Una vez completada la revisión del proyecto, puede finalizar todos los documentos e indexarlos para su posterior consulta. Mantenga notas claras sobre el rendimiento del proyecto y las oportunidades de mejora para poder consultarlas fácilmente en el futuro.