Conocer las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos puede ayudarle a organizar y enfocar su proyecto. El ciclo de vida de la gestión de proyectos consiste en iniciar, planificar, ejecutar, cerrar y controlar los proyectos. Cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos tiene sus propios objetivos específicos, lo que le permite hacer un seguimiento detallado de cada fase.
En este artículo, veremos qué es el ciclo de vida de un proyecto, exploraremos las cinco fases de los ciclos de vida de la gestión de proyectos y compararemos diferentes tipos de ciclos de vida.
¿Qué es el ciclo de vida de la gestión de proyectos?
El ciclo de vida de la gestión de proyectos representa las fases por las que pasa un proyecto desde el principio hasta el final, incluyendo todas las operaciones, tareas y pasos que conlleva.
Un gestor de proyectos organiza las diversas tareas que conlleva el inicio, la ejecución y la finalización de un proyecto. La planificación de las etapas previstas de un proyecto antes de su inicio puede ayudar a garantizar que el proyecto se complete a tiempo y tenga menos retrasos o complicaciones. Tanto los proyectos sencillos como los complejos se benefician de tener una estructura general que los guíe de principio a fin.
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Beneficios de utilizar un ciclo de vida de gestión de proyectos
Los ciclos de vida de la gestión de proyectos son herramientas organizativas eficaces que estandarizan el proceso de sistematización e implementación de proyectos. Las principales ventajas de utilizar estas herramientas son:
- Organización simplificada para un equipo de proyecto. Los proyectos pueden implicar varias etapas y tareas. Al planificar las etapas del ciclo de vida del proyecto antes de que se inicie, los gestores de proyectos pueden asignar el trabajo de forma más eficaz y supervisar las diferentes partes del proyecto.
- Resultados consistentes. Muchas empresas ofrecen a sus clientes servicios «llave en mano» o basados en proyectos. El uso de un proceso de trabajo estandarizado permite a los gestores ofrecer niveles de apoyo fiables y mantener un mejor control del alcance del proyecto. Esto hace que los resultados del proyecto sean similares en los distintos proyectos, incluso para clientes con otras necesidades.
- Finalización más rápida del proyecto. Cuando los gestores de proyectos establecen el ciclo de vida en una fase temprana del proceso, pueden supervisar más fácilmente las distintas partes del proyecto. También pueden asegurarse de que cada una de las tareas previas se complete antes del siguiente paso. Mediante la creación de plazos y tareas asociadas a cada etapa, los gestores pueden equilibrar el trabajo para que todo se entregue a tiempo.
- Conozca el estado del proyecto. Los gestores de proyectos pueden ofrecer a los clientes o a los gestores internos actualizaciones claras del estado de un proyecto cuando éste se organiza en etapas. Esto ayuda a gestionar las expectativas de otras partes. También permite a los gestores de proyectos adaptarse más fácilmente a las órdenes de cambio que afectan a las fases posteriores del proyecto.
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Etapas del ciclo de vida del proyecto
Todo ciclo de vida de un proyecto implica múltiples etapas. Aunque existen diferentes modelos de ciclos de vida de proyectos, casi todos ellos incluyen las siguientes cuatro o cinco etapas:
1. Inicio del proyecto
Durante las etapas de iniciación del proyecto, los directivos identifican un problema y evalúan si merece la pena crear una solución basada en un proyecto. Utilizan documentos de casos empresariales y estudios de viabilidad para evaluar el valor y la viabilidad del proyecto potencial. Si la idea del proyecto supera estas evaluaciones, el proyecto pasa a la segunda fase.
2. Planificación de proyectos
La fase de planificación del proyecto es cuando el gestor de proyectos establece el objetivo y el alcance del proyecto. Además, los gestores de proyectos utilizan esta fase para determinar el presupuesto del proyecto, identificar los recursos necesarios y comenzar a organizar un equipo para ejecutar las tareas del proyecto.
Dependiendo de la naturaleza del proyecto, el gestor del mismo puede crear un informe que establezca detalladamente el plan. Un programa formalizado también puede incluir ideas sobre los obstáculos, los formularios de plantilla necesarios y un calendario para la finalización del proyecto.
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3. Implementación o ejecución del proyecto
Durante esta etapa, los directores de proyecto asignan tareas a los miembros del equipo y éste las completa. En esta etapa es cuando se lleva a cabo la producción y el trabajo real para lograr los objetivos del proyecto. Los miembros del equipo crean los entregables y ejecutan el plan creado durante la fase anterior.
4. Cierre del proyecto
Una vez completado todo el trabajo necesario durante la fase de ejecución, el proyecto pasa a su fase final. Durante la etapa de cierre del proyecto, el director del mismo comunica su finalización a los principales interesados. Las partes interesadas reciben todos los entregables en esta fase. Muchos gestores de proyectos evalúan el éxito del proyecto durante esta etapa para mejorar su proceso de gestión del ciclo de vida para futuros proyectos.
5. Seguimiento y control de proyectos
Algunos modelos de ciclo de vida de proyectos incluyen una quinta etapa que es concurrente con la tercera etapa de implementación o ejecución. Durante esta etapa de seguimiento y control del proyecto, el gestor del proyecto supervisa el rendimiento del mismo, proporciona información a los miembros del equipo, comprueba que todos los elementos del proyecto se completan en el plazo previsto y aborda los obstáculos. Al supervisar la ejecución del proyecto, los gestores pueden garantizar que el alcance no aumente y que el proyecto se mantenga dentro de unos parámetros de tiempo aceptables.
Tipos de ciclos de vida de los proyectos
En función de los requisitos de tiempo, coste y alcance del proyecto, los directores de proyecto pueden elegir entre tres tipos diferentes de ciclos de vida del proyecto:
1. Ciclo de vida predictivo
Los ciclos de vida predictivos siguen planes muy detallados. Se crea una estrategia de alto nivel durante la fase de planificación y se diseñan planes más detallados inmediatamente antes de que el proyecto comience cada nivel progresivo de trabajo. Esta estructura del ciclo de vida, muy planificada, garantiza que el trabajo sea predecible y se ajuste a las limitaciones de tiempo, coste y alcance.
2. Ciclo de vida iterativo e incremental
Este tipo de ciclo de vida también tiene una visión general de alto nivel que se crea durante la fase de planificación. Se crea un plan más detallado antes de que el proyecto pase a cada fase secuencial. El alcance de cada fase se crea inmediatamente antes de cada etapa, en lugar de hacerlo al principio del proyecto.
3. Ciclo de vida adaptativo
Los ciclos de vida adaptativos también pasan por múltiples iteraciones. En los proyectos orientados al cliente, los resultados se revisan al final de cada iteración, y se crea un nuevo alcance para una nueva iteración basada en los comentarios. Estos proyectos tienen ciclos de vida imprevisibles. Contienen todas las fases de un ciclo de vida tradicional, pero pueden pasar por algunas de ellas varias veces.