La preparación y presentación de los registros financieros anuales son aspectos cruciales de la contabilidad. Estos registros suelen basarse en el año natural o fiscal de la empresa. Es importante entender qué es el cierre de un año fiscal y cómo afecta a la empresa el hecho de operar en un año fiscal.
En este artículo, analizamos cómo funcionan los años fiscales y los fines de año, cómo se comparan y los beneficios de operar en un año fiscal.
- El cierre del año fiscal se refiere a las últimas semanas o días del año fiscal (FY)— de una empresa, un período de 12 meses que las empresas utilizan para fines contables.
- Muchas empresas utilizan el año natural como año fiscal.
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Las empresas pueden elegir el año fiscal que mejor se adapte a sus necesidades, pero una vez seleccionado, no se puede cambiar.
¿Qué es el cierre de un ejercicio fiscal?
El año fiscal de una empresa puede medirse utilizando un año natural o un año fiscal (FY). El cierre del año fiscal se refiere a las últimas semanas o días del año fiscal de una empresa, que suele durar 12 meses (a efectos contables).
Si una empresa opera en un año fiscal, los ejecutivos seleccionan una fecha específica como el comienzo del período contable de la empresa. Los contables de la empresa crean y presentan los registros financieros al final del año fiscal. Los registros se comunican al IRS como parte de la declaración de impuestos.
Todas las empresas pueden elegir la fecha de inicio de su año fiscal; sin embargo, muchas optan por basar esta decisión en el periodo de máximo beneficio de la empresa o en el ciclo comercial. Una vez que se ha fijado el año fiscal, no puede cambiarse, por lo que los ejecutivos deben considerar todas las opciones cuidadosamente antes de elegir una fecha.
Es importante tener en cuenta que, independientemente de cuándo termine el año fiscal, el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos espera que todas las empresas paguen sus impuestos en abril.
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Fin de año fiscal frente a fin de año natural
Para la mayoría de las empresas, el año fiscal coincide con el año natural y va del 1 de enero al 31 de diciembre. La coordinación de ambos permite a las empresas dividir el año en trimestres de tres meses que coinciden con los cambios de estación.
Sin embargo, no todas las empresas o industrias tienen operaciones que siguen el año natural. Las granjas, los comercios minoristas y otros negocios estacionales tienen periodos de máximo beneficio diferentes a los de la mayoría de las empresas. Para ellos, la elección de un año fiscal se adapta mejor a sus necesidades.
Por ejemplo, si el trimestre más ajetreado de una empresa es a finales de año, puede ser beneficioso calcular sus registros financieros en verano, cuando el horario del departamento de contabilidad es menos exigente. Un año fiscal que comience el 1 de agosto y termine el 31 de julio podría adaptarse mejor a las necesidades de la empresa.
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Fin de año fiscal vs. fin de año fiscal
El cierre del año fiscal y el cierre del año fiscal son dos términos que el IRS utiliza con frecuencia para describir el final del mismo período contable de 12 meses. Cada uno se refiere a un período que el IRS audita para determinar cuánto debe una empresa en impuestos.
Sin embargo, los años fiscales difieren de los años tributarios en un aspecto clave: los años fiscales son internos mientras que los años tributarios son externos. Los registros financieros reunidos para el cierre de un año fiscal se suelen comunicar a los accionistas de la empresa, a los empleados y, en algunos casos, al público en general.
La información financiera del cierre del ejercicio fiscal de una empresa se comunica directamente a Hacienda. Si una empresa elige un año fiscal diferente al calendario, los impuestos deben presentarse antes del día 15 del primer trimestre siguiente al cierre del año fiscal.
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Ejemplos de finales de año fiscal
La mayoría de las organizaciones y organismos utilizan el año natural como año fiscal. Sin embargo, hay algunas excepciones, como:
- Gobierno federal: El 30 de septiembre es el final del año fiscal para el gobierno de Estados Unidos y sus agencias. El año fiscal comienza el 1 de octubre.
- Distritos escolares: El 30 de junio es el último día del año fiscal para la mayoría de los distritos escolares, ya que el año escolar termina en junio. El año fiscal comienza el 1 de julio.
- Comerciantes: El 31 de enero es el final del año fiscal. El año fiscal comienza el 1 de febrero para permitirles operar durante las altas ventas estacionales.
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Sin fines de lucro: El 30 de junio es el fin de año fiscal que mejor se ajusta a la concesión de subvenciones. El año fiscal comienza el 1 de julio.
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Las ventajas de operar con un año fiscal
Aunque los años naturales son funcionales para muchas empresas, algunas prefieren utilizar un sistema de año fiscal. Estas son algunas de las ventajas de funcionar con un año fiscal:
Evitar las temporadas altas
Para algunas empresas, la época de mayor actividad del año es en diciembre. Puede ser más fácil y eficiente para el departamento de contabilidad de la empresa si el cierre del ejercicio se programa durante un mes menos agitado. Además, si el cierre del año fiscal se programa después de la temporada alta de la empresa, puede ser más fácil crear registros financieros que reflejen con precisión el estado financiero de la empresa durante un trimestre promedio.
Por ejemplo, una cadena de ropa podría beneficiarse de terminar su año fiscal el 31 de enero. Esto daría tiempo a reunir información financiera importante de su trimestre más activo previsto.
Adaptación a su ciclo de negocio
Algunas empresas generan la mayor parte de sus ingresos durante un determinado trimestre del año y pagan la mayor parte de sus gastos en un momento diferente. A estas empresas les convendría operar con un año fiscal, es decir, con el orden típico en que se producen los acontecimientos recurrentes.
Por ejemplo, si su empresa obtiene sus mayores beneficios vendiendo artículos en julio, pero no adquiere existencias hasta diciembre, un cierre de año natural puede no reflejar con exactitud el estado financiero de su empresa. El uso de un año fiscal que termine el 31 de mayo permitiría a su empresa registrar sus mayores ingresos y costes en el mismo año fiscal.
Evitar conflictos con los socios
Otro beneficio asociado a operar en un ejercicio fiscal es evitar conflictos de programación con otras empresas. Si todos sus vendedores, proveedores y socios comerciales están preparando sus registros fiscales, auditando sus finanzas y calculando presupuestos al mismo tiempo, puede ser mejor para usted realizar estas actividades en un momento diferente.
Si necesita solicitar datos o informes financieros a otras empresas para completar su proceso contable, puede ser útil programar el cierre de su año fiscal para un momento en el que sus socios estén más disponibles para ayudar.
Por ejemplo, si su empresa depende de otros negocios con un cierre de año fiscal el 31 de diciembre, puede ser más productivo fijar su cierre de año fiscal como el 31 de enero.
Acceso a expertos en impuestos
Si contrata a agentes fiscales, consultores o contables adicionales para que le ayuden a presentar sus declaraciones, es probable que estén más ocupados durante el trimestre que precede a la temporada fiscal. Para evitar la competencia y asegurarse a estos profesionales cuando estén menos distraídos, puede programar un cierre de ejercicio que no coincida con los de la mayoría de las demás empresas.
Por ejemplo, si su empresa tiene un año fiscal que finaliza el 30 de junio, puede tener un acceso más fácil a profesionales fiscales con experiencia.