En la mayoría de las organizaciones, es fundamental desarrollar una jerarquía que ayude a todos los empleados a entender su posición. Cada puesto de trabajo tiene un determinado nivel de responsabilidad, y los directivos pueden establecer flujos de trabajo para que la empresa funcione sin problemas. Una vez que la empresa es lo suficientemente grande como para requerir una representación gráfica del organigrama, el propietario o el ejecutivo suele crearla.
En este artículo, definimos un organigrama, discutimos el propósito de tener uno y proporcionamos algunos ejemplos de organigramas.
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¿Qué es un organigrama?
Los organigramas muestran cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades de los empleados en una empresa. En una gran empresa, un organigrama puede delimitar todos los puestos y responsabilidades, o puede delimitarlos por departamentos, mostrando la jerarquía de puestos dentro de las unidades. El organigrama ayuda a los empleados y a las partes interesadas a comprender la jerarquía de la empresa mostrando las funciones de la misma. Se utilizan líneas y otros símbolos para expresar los vínculos entre las ocupaciones.
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¿Para qué sirve un organigrama?
Los organigramas son algo más que una forma de ver cómo se relacionan las distintas funciones dentro de una organización. Aquí hay otros propósitos detrás de la formación de organigramas para una empresa:
Presupuestos
Al tener un organigrama, es más fácil para los ejecutivos que participan en la elaboración del presupuesto crear un presupuesto que funcione para la organización. Verán a todos los empleados de la empresa, sus distintas funciones, lo que pueden necesitar para realizar sus tareas y mucho más. Esto es importante a la hora de evaluar los costes de la atención sanitaria, organizar salidas de la empresa y eventos de grupo, conceder aumentos, bonificaciones y ascensos y proporcionar a un departamento el presupuesto que necesita para sus operaciones.
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Contratación de personal
Como un organigrama representa las distintas funciones de una empresa, puede ayudar a los directivos y a los especialistas en recursos humanos a determinar qué necesidades adicionales de personal son necesarias para que la empresa funcione como debe. Al ver el organigrama y las diferentes habilidades que tiene un empleado, estas personas pueden hacer ajustes o contratar a nuevos asociados para cubrir las funciones.
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Motivar al personal
Los empleados pueden ver el organigrama de una organización y determinar lo que implica su función y a quién reportan, pero también pueden utilizarlo para entender mejor sus oportunidades de promoción dentro de una organización. Por ejemplo, un asistente de marketing de nivel inicial puede ver que puede tomar el camino de especialista en marketing, comercializador de medios sociales, supervisor de marketing digital, gerente de marketing y, finalmente, director de marketing. Esto es un gran motivador para aquellos empleados que quieren saber que tienen una trayectoria profesional dentro de una organización si es algo que desean.
Comunicar
La comunicación es más ágil cuando todos los miembros del personal tienen acceso al organigrama. Los empleados pueden ver el organigrama y saber a quién dirigirse para las preguntas o preocupaciones que puedan tener, lo que ayuda a que la empresa sea más productiva y exitosa. Una cadena de mando claramente comunicada reduce la cantidad de tiempo que un empleado puede emplear para obtener la información o la aprobación que necesita del responsable correcto.
El organigrama también ayuda a los directivos a entender mejor cómo difundir la información a los miembros del personal. Podrán ver exactamente quiénes dependen de ellos y cómo tienen que comunicar las novedades de la empresa o los nuevos procedimientos que el empleado debe adoptar.
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Ejemplos de organigrama
Hay varios tipos de organigramas que una empresa puede elegir. Explora estos tres tipos más populares con ejemplos para cada uno:
Estructura jerárquica
La estructura jerárquica es la más común que utilizan las empresas para organizar los diferentes niveles de empleados. Una jerarquía típica incluye a los empleados de mayor rango, como el director general y otros ejecutivos, así como a los mandos intermedios y los empleados de nivel básico.
Por ejemplo, una empresa que utiliza una estructura jerárquica tendrá al director general (CEO) en la parte superior del organigrama, seguido de otros ejecutivos de la cúpula directamente por debajo de ellos que aparecen juntos en la misma línea horizontal. Estos ejecutivos pueden tener títulos como presidente o director, y a menudo tienen otros empleados que les reportan. Por debajo de la lista de ejecutivos, en orden, puede haber altos directivos, mandos intermedios, supervisores y grupos de empleados como especialistas, asociados y asistentes.
En una organización más grande, es probable que el organigrama se extienda ampliamente para abarcar todos los departamentos, y las jerarquías dentro de esos departamentos, que existen en la empresa.
Estructura plana
En un organigrama plano u horizontal, hay menos jerarquía vertical porque los cargos intermedios no suelen existir. La estructura plana es común para las empresas que quieren proporcionar un nivel de autonomía, control creativo y empoderamiento a sus empleados.
Por ejemplo, una pequeña agencia de publicidad puede utilizar la estructura plana para su organigrama, donde el director general aparece en la parte superior del organigrama, seguido por un par de gerentes y sus respectivos empleados. En este ejemplo, puede haber un gerente que se encargue de la publicidad online en sitios web y páginas de redes sociales y otro que gestione la publicidad más tradicional, como vallas publicitarias, revistas y otros carteles. Sus empleados pueden incluir diseñadores gráficos, coordinadores de materiales, personal de eventos, especialistas en medios sociales, videógrafos y más.
Estructura matricial
Una estructura organizativa matricial puede ser un poco más complicada que las otras dos, pero también ayuda a mejorar la comunicación entre los departamentos y los empleados individuales que pueden estar trabajando juntos en un proyecto. En una estructura matricial, un empleado puede rendir cuentas a varios directivos en función de las actualizaciones de estado que deba realizar.
Por ejemplo, un representante de ventas probablemente informará a un director de ventas y discutirá su cuota de ventas y cualquier otra información pertinente sobre el rendimiento. Sin embargo, este mismo profesional de las ventas puede centrarse en la venta de cuentas de tarjetas de crédito en un mes determinado y, más tarde, tener que informar al director de préstamos de cualquier preocupación o pregunta común de los clientes.