Cómo calcular el flujo de caja proyectado: pasos y consejos

Saber proyectar el flujo de caja es un componente esencial de un plan de negocios exitoso. La previsión periódica del flujo de caja y la planificación adecuada garantizan que las empresas midan con precisión las salidas y entradas de efectivo y realicen los ajustes necesarios para garantizar la supervivencia. La proyección del flujo de caja implica desglosar el dinero que entra y sale de una empresa y calcular los ingresos y los gastos para dar cuenta de ese flujo de caja.

En este artículo, exploramos la definición de proyección de flujo de caja, cómo proyectar con precisión el flujo de caja y las ventajas de crear y mantener una proyección de flujo de caja.

¿Qué es el flujo de caja proyectado?

La proyección del flujo de caja se refiere al desglose del dinero que entra y sale de una empresa de forma regular. La proyección del flujo de caja implica calcular tanto los gastos como los ingresos y utilizar esta información para determinar cuánto dinero en efectivo quedará después de un período de tiempo determinado. La mayoría de las organizaciones crean proyecciones de flujo de caja para un período de 12 meses. Sin embargo, algunas empresas crean proyecciones de flujos de caja para periodos de tiempo mucho más cortos, como semanales, mensuales o bianuales.

Algunas empresas deciden incorporar un escenario hipotético en sus proyecciones de flujo de caja para tener en cuenta un posible aumento o disminución de dinero durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, el propietario de una empresa puede prever la necesidad de contratar a nuevos empleados para la temporada de vacaciones e incluye el aumento de la salida de dinero en efectivo necesario para contratar y formar al nuevo personal. La incorporación de un cambio anticipado en el flujo de caja permite a los propietarios de las empresas tener mejor en cuenta las necesidades futuras y cómo una situación puede afectar a la empresa en términos de finanzas.

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Ventajas del flujo de caja proyectado

Preparar regularmente proyecciones de flujo de caja tiene varias ventajas. Estas ventajas incluyen:

  • Fácil identificación de la baja disponibilidad de efectivo: Cuanto antes sepa que necesitará más dinero en efectivo en algún momento del futuro, antes podrá hacer los preparativos adecuados para garantizar que su empresa esté preparada. La realización periódica de proyecciones de flujo de caja garantiza que los propietarios de empresas estén al tanto de los próximos gastos y de las posibles pérdidas de dinero para garantizar que su organización se mantenga a flote durante los periodos de reducción de ingresos o de aumento de las salidas de efectivo.
  • Mejor coordinación de las operaciones: Ciertas operaciones, como la contratación de nuevos empleados, la realización de pagos a los interesados y la realización de grandes compras requieren una planificación previa. Realizar proyecciones periódicas de tesorería e incorporar estos cambios en las operaciones garantizará que su empresa pueda hacer frente a las necesidades de estas situaciones y que el dinero esté disponible cuando se necesite.
  • Garantía para los inversores, las partes interesadas y los bancos: Si tiene partes interesadas o inversores o ha pedido un préstamo a un banco, disponer de proyecciones de flujo de caja es esencial para dar garantías a estas personas y entidades de que su empresa tiene suficiente dinero para pagarles. Una proyección periódica del flujo de caja demuestra tu capacidad para gestionar tu negocio y genera credibilidad ante las partes interesadas, los bancos y los inversores.
  • Identificar rápidamente las áreas de pérdida de dinero: Cuando se crean proyecciones de flujo de caja con regularidad, es mucho más probable que se detecten áreas de salida de efectivo que pasan desapercibidas en las operaciones diarias. Las proyecciones periódicas de flujo de caja pueden mostrar los desfases entre la recepción de efectivo en las ventas y la compra de inventario, así como las oportunidades para retrasar ciertos pagos con el fin de dar prioridad a un conjunto diferente de pagos.
  • Reducción y/o evitación de sanciones fiscales: Al presentar los impuestos, es importante asegurarse de que se pagan a tiempo para evitar sanciones. Las proyecciones periódicas del flujo de caja garantizan que pueda realizar estos pagos y que no se vea sorprendido por los pagos de impuestos necesarios.
  • Identifique las oportunidades: Saber exactamente a dónde va y viene su efectivo le da una mejor oportunidad de identificar los momentos en los que su empresa puede hacer inversiones u otras decisiones que impliquen más salidas de efectivo. Al identificar los momentos en los que espera tener más efectivo a mano, puede planificar con antelación cómo utilizar ese efectivo de forma productiva para apoyar el crecimiento y las necesidades de su negocio.

Cómo calcular el flujo de caja previsto

Los propietarios de empresas pueden seguir los siguientes pasos para crear una proyección de flujo de caja para su organización:

1. Determine la previsión de efectivo recibido

El primer paso para crear una proyección de flujo de caja es estimar el efectivo recibido para el período de tiempo que se está proyectando. Las fuentes habituales de entrada de efectivo son:

  • Ventas de servicios y productos: Las ventas de productos y servicios deben ir en una sección titulada «efectivo de las operaciones» en su hoja de proyección de flujo de caja. Cuando los clientes pagan inmediatamente por los productos o servicios, esto irá en la fila de ventas en efectivo de su hoja. En el caso de los clientes a los que se les envían primero las facturas y luego pagan al recibirlas, usted' incluirá el dinero que anticipa que se le pagará en la parte de cuentas por cobrar de su hoja.
  • Venta de activos: Cuando usted vende un activo, éste irá en la parte de efectivo recibido de su flujo de caja proyectado. Los activos incluyen cosas como equipos, vehículos o propiedades. Por ejemplo, si vende una pieza de equipo que su organización ya no necesita, los ingresos obtenidos de esta venta irán en su estado de flujo de caja.
  • 4. Las inversiones o préstamos: Tanto las inversiones como los préstamos recibidos se consideran entradas de efectivo en un estado de flujo de caja proyectado. Mantenga las inversiones y los préstamos en dos secciones diferentes en su hoja de proyección de flujo de caja, ya que las inversiones normalmente no necesitan ser devueltas mientras que los préstamos sí.
  • Impuesto sobre las ventas: La mayoría de las empresas recaudan impuestos de sus clientes o consumidores. Llevar la cuenta de estos impuestos es importante porque, aunque técnicamente se trata de una entrada de dinero, debe devolverse al gobierno.
  • Otras formas de ingresos: Cualquier otra forma en la que su empresa ingrese dinero debe registrarse también en la sección de efectivo recibido de su proyección de flujo de caja. Por ejemplo, si tu empresa obtiene intereses de una cuenta de ahorros, estos intereses se considerarían ingresos.

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2. Previsión de salidas de caja

El siguiente paso en la creación de una proyección de flujo de caja es pronosticar las salidas de efectivo que prevé para un periodo de tiempo determinado. Los ejemplos más comunes de salidas de efectivo para las empresas son:

  • 2. Facturas: Todas las facturas que paga la empresa se consideran salidas de efectivo y deben incluirse en la proyección del flujo de caja. Las facturas incluyen el alquiler, los servicios públicos, los servicios de Internet y otros pagos que se realizan de forma regular para mantener su negocio en funcionamiento.
  • El gasto en efectivo: También debe incluir el dinero que prevé gastar durante un periodo de tiempo. Esto se denomina a veces caja chica y puede incluir gastos como el reembolso de viajes, comidas de clientes y gastos de bolsillo previstos.
  • Pagos del préstamo: Los pagos que realice de los préstamos también deben incluirse en la previsión de salidas de caja. Esto se considera un gasto no operativo y debe ponerse en esta sección de su proyección.
  • Gastos de explotación: Todos los gastos necesarios para el funcionamiento de su empresa deben incluirse en su hoja de flujo de caja proyectado. Los salarios de los empleados, las primas, la compra y el mantenimiento de equipos, el marketing y otros gastos necesarios que son esenciales para su organización se consideran gastos de funcionamiento.

3. Calcular el flujo de caja previsto

Una vez que haya enumerado todos sus ingresos y gastos, ha llegado el momento de calcular el flujo de caja previsto para su empresa en un periodo de tiempo determinado. Para ello, basta con restar el efectivo que prevé gastar en un periodo de tiempo determinado por la cantidad de efectivo que prevé recibir. La cifra obtenida se denomina flujo de caja neto. Si esta cifra es positiva, su empresa ganará más dinero del que gasta. Si es negativo, su empresa gastará más dinero del que recibe en ese periodo de tiempo.

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Ejemplo de flujo de caja proyectado

A continuación se presenta un ejemplo de proyección de flujo de caja:

ANC Marketing creó la siguiente proyección de flujo de caja para un período de seis meses:

Anticipo de efectivo recibido

Inversiones: $30,000

Venta de activos: 30.000 dólares

Ventas de productos y servicios: 25.000 dólares

Interés: 1.000 dólares

Total: 86.000 dólares

Salida de efectivo prevista

Pagos del préstamo: $5,000

Gastos de funcionamiento: 40.000 dólares

Distribución de las partes interesadas: 5.000 dólares

Facturas: $3,000

Total: 53.000 dólares

Saldo final de caja: 86.000 dólares – 53.000 dólares = 33.000 dólares

En este ejemplo, la empresa ganará 33.000 dólares durante el semestre.

Consejos a tener en cuenta al calcular el flujo de caja proyectado

Los siguientes son algunos consejos a tener en cuenta al crear un plan de tesorería proyectado para su empresa:

  • Tenga planes claros: Tener una idea clara de sus planes para el futuro de su empresa es esencial a la hora de crear una proyección de tesorería. Tanto si estos planes son tan sencillos como la compra de nuevos equipos como si incluyen la expansión de la empresa a otro país, tener una idea sólida de adónde irá a parar el dinero en efectivo durante un determinado período de tiempo garantiza una proyección precisa del flujo de caja.
  • Incluya todos los gastos: Algunos propietarios de empresas pasan por alto los gastos más pequeños y terminan con una proyección de flujo de caja inexacta para un periodo de tiempo determinado. Asegúrese de incluir todos los gastos en los que pueda incurrir su empresa, por pequeños que sean.
  • Consulta con todos los departamentos de la empresa: Debe consultar con cualquier departamento o persona que tenga influencia sobre el dinero que entra o sale de su negocio cuando prepare una proyección de flujo de caja. Puede ser un reto para el propietario de un negocio hacer un seguimiento de todos los gastos por su cuenta, especialmente si se trata de una gran empresa. Manténgase en contacto con las personas o departamentos que ingresan o gastan dinero y asegúrese de incluir la información precisa obtenida de ellos en su proyección de flujo de caja.