Cómo escribir un informe comercial formal (con ejemplos)

Los informes empresariales formales tienen funciones importantes para ayudar a los directivos y ejecutivos a tomar decisiones. Estos documentos pueden tener una variedad de propósitos dependiendo de sus necesidades y de su industria. Aprender a escribir un informe empresarial formal puede ayudarte a desarrollarte como profesional. En este artículo, explicamos qué es un informe comercial formal, cómo redactarlo y ofrecemos un ejemplo.

¿Qué es un informe comercial formal?

Un negocio formal es un documento oficial que contiene datos, investigaciones, información y otros detalles necesarios para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a formar planes y objetivos para ayudar a la empresa. Dependiendo del tema, un informe empresarial formal puede tener varias páginas e incluir muchos datos e información. A continuación se presentan algunos de los tipos más comunes de informes empresariales formales, designados por un propósito:

Informe de justificación/recomendación

Puede utilizar este informe para proponer una idea a la dirección. El cuerpo incluiría secciones como riesgos, costes y beneficios. Un ejemplo de este tipo de informe sería proponer la compra de una máquina para tu lugar de trabajo. Para convencer al responsable de la decisión de comprar la máquina, crearías este informe para presentar un argumento convincente.

Informe de investigación

Este informe puede presentar los riesgos potenciales de una oportunidad específica. Este informe es útil para que los propietarios de las empresas puedan anticiparse a cualquier problema relacionado con la realización de una inversión o una compra. También podría crear un informe empresarial formal para analizar una propuesta de fusión.

Informe de cumplimiento

Utilizar este informe cuando la organización quiere mostrar su responsabilidad y crear un informe de cumplimiento. Se trata de un informe que permite a una organización demostrar que sigue la normativa y que gasta el dinero correctamente. Por ejemplo, un contable podría redactar un informe de cumplimiento para demostrar que la empresa ha seguido las leyes federales en materia de gastos.

Informe de viabilidad

Cuando necesite analizar los resultados de una idea propuesta, puede utilizar este informe. El informe puede abarcar los posibles problemas, los costes asociados y los beneficios de la idea. Con este informe, puedes determinar si la propuesta será rentable, si el plazo es factible y si existe la posibilidad de que supere el presupuesto.

Informe de estudios de investigación

Este informe te ayuda a analizar un problema. El informe incluirá recomendaciones para resolver los problemas.

Un informe periódico

Este informe ayuda a una organización a mejorar sus productos, servicios, procesos o políticas. El informe puede incluir cosas como información sobre pérdidas y ganancias o puede examinar la eficiencia. Por ejemplo, una tienda minorista tendría un informe mensual sobre sus ventas.

Un informe de situación

Para hablar de un tema concreto, como la información de una conferencia, utiliza un informe de situación.

Un informe con criterio

Puede utilizarlo para presentar varias soluciones como opciones a una situación concreta.

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Cómo redactar un informe comercial formal

Sigue esta guía paso a paso para crear un informe empresarial profesional:

1. Planificar antes de escribir

Trate el informe empresarial formal como si fuera un proyecto. Antes de empezar a recopilar la investigación y escribir las secciones, planifica exactamente lo que quieres conseguir. Al hacerlo, tendrás más posibilidades de crear un informe con un estilo claro y sencillo.

2. Comprobación de un formato interno

Es posible que la empresa para la que trabajas ya tenga un formato establecido para los informes comerciales formales. Consulta el manual de la empresa o pregunta a la persona que quiere el informe para ver si hay un formato específico que debas utilizar. El uso de un formato establecido ayudará a que su informe parezca más profesional.

3. Añadir un título

Puede que te den el título del informe con el escrito o que lo escribas tú mismo. Asegúrate de que el título sea claro y visible al principio del informe. También debes añadir tu nombre y el de otras personas que hayan trabajado en el informe, así como la fecha en que lo escribiste.

4. Escribe un índice de contenidos

La página del índice debe ir a continuación del título y los autores. La página del índice es esencial para un informe formal que sea largo y complejo. Aunque esta página va al principio del informe, debe escribirse en último lugar cuando el informe esté terminado. Escribe los títulos de las secciones exactamente como aparecen en cada apartado del informe y asegúrate de que los números de página también coinciden.

5. Añada un resumen o abstract

El resumen sintetiza los puntos principales de un informe empresarial formal. Puede ser beneficioso para el lector contar con esta sección, pero no es obligatoria, especialmente si su informe es corto. Lo mejor es preguntar a la persona que ha solicitado el informe empresarial si prefiere un resumen o un abstract. Aunque el resumen va al principio del informe, deberías escribirlo al final, junto con la página de contenidos, para poder incluir las notas de tu sección de conclusiones y recomendaciones.

El resumen debe informar al lector sobre tus hallazgos e incluso extraer puntos de tu conclusión. También es importante un breve resumen de lo que el lector encontrará en el informe. Es posible que tu jefe sólo tenga tiempo de leer el resumen del informe, por lo que debe describir los puntos principales que se encuentran en el mismo.

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6. Escribir una introducción

En esta sección se detallará la razón por la que se está escribiendo el informe. La introducción debe abordar el propósito del informe y los antecedentes del tema sobre el que se está escribiendo. Incluya cualquier definición y resuma el argumento principal.

7. Esboce su metodología

La sección de metodología debe explicar al lector los métodos de investigación que ha elegido para crear este informe, como por ejemplo, utilizar un método cualitativo, un método cuantitativo o una combinación de ambos. Debe ser una justificación clara de por qué has elegido utilizar determinados métodos.

8. Presentar sus conclusiones

En esta sección debes presentar el resultado de tu investigación. Es importante presentar los resultados de forma lógica y sucinta, y asegurarse de que ha incluido suficiente información para demostrar que ha investigado a fondo el asunto.

Una forma de facilitar la lectura de las conclusiones es utilizar títulos, subtítulos y secciones numeradas para organizarlo todo. Puedes optar por presentar tus conclusiones en viñetas o con la ayuda de una tabla. También puedes optar por presentar tus conclusiones con ilustraciones y gráficos—como infografías—pero asegúrate de que estos gráficos sean apropiados para el informe.

9. Terminar con una conclusión y recomendaciones

En esta sección, presentarás tu evaluación a partir de los resultados, y luego harás recomendaciones para la acción. Si añades algún objetivo, deberás añadir acciones cuantificables. Cada objetivo, método u opción sugerida debe indicar al lector cómo afectará a la organización.

10. Añade una bibliografía y apéndices

Incluya todas las fuentes que ha utilizado para redactar el informe. Pueden ser publicaciones periódicas, artículos en línea o libros. Enumera las fuentes por orden alfabético. También puedes incluir todo el material de apoyo al informe. Puede incluir cuestionarios, mapas, notas, resúmenes, gráficos, tablas, ilustraciones y otros. Etiqueta cada nota, mapa y otros documentos con una letra para poder referenciarlos claramente en el informe.

12. Revise

Una vez que haya terminado de redactar su informe, corríjalo para asegurarse de que no tiene errores gramaticales u ortográficos, lo que hará que su informe sea más creíble. Además, sé claro y conciso al escribir. Evite las palabras complejas y la jerga. Es aceptable utilizar la jerga y los términos técnicos adecuados al sector en el que te mueves, pero evita abusar de ellos. Asegúrate de que la redacción fluye de una sección a otra, especialmente si hubo más de un autor en el informe.

Ejemplo de informe empresarial formal

Aquí'tamos un ejemplo de informe empresarial formal que puedes revisar como guía:

Informe sobre la rotación de personal en GHS Corporation

Presentado el 8 de agosto de 2019

Introducción

El director de recursos humanos solicitó este informe para examinar la elevada tasa de rotación de los empleados de GHS Corporation. La información de este informe fue recopilada por miembros del departamento de recursos humanos durante tres meses. El equipo de cinco miembros analizó los registros de la administración y las condiciones de trabajo, además de entrevistar al personal. En este informe se formulan recomendaciones para minimizar la elevada tasa de rotación del personal que trabaja en GHS Corporation.

Antecedentes

GHS Corporation lleva 10 años funcionando. Tiene 200 empleados, la mayoría de los cuales se encargan de procesar las cuotas de los clientes de seguros. A pesar de operar en una región con mucho desempleo, la facturación anual ha sido de entre el 60 y el 65% cada año.

Conclusiones

El problema más importante que encontró el equipo de RRHH al entrevistar al personal fue la falta de apoyo a las nuevas madres que necesitan servicios de guardería para poder acudir al trabajo. Las empleadas mencionaron su frustración por no disponer de un sistema interno de cuidado de niños que pudiera ayudarlas a seguir trabajando.

Otro problema mencionado por el personal fue la falta de comunicación entre los empleados y la alta dirección. Expresaron su preocupación por recibir instrucciones inconsistentes y tardías. Compartieron cómo no conocían los principales objetivos empresariales, lo que les llevó a perder el interés en la empresa y en sus puestos de trabajo.

Conclusiones

Los principales problemas que encontramos fueron los siguientes:

1. Falta de apoyo a las nuevas madres en cuanto al cuidado de los niños

2. Falta de comunicación entre el personal y la alta dirección

Recomendaciones

Para abordar estas dos cuestiones principales, recomendamos que se tomen las siguientes medidas:

1. Se puede crear una guardería interna con un coste mínimo para GHS, que anime a las madres a volver al trabajo.

2. Cada departamento debe elegir un embajador de los empleados para que represente los intereses del personal en las reuniones de la dirección. Este embajador puede expresar sus preocupaciones y transmitir los resultados a sus equipos para aumentar el compromiso.

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