Utilizar las habilidades de gestión del tiempo para aumentar su productividad general puede ser crucial si quiere hacer las cosas. Haciendo pequeños ajustes en su rutina diaria, uno por uno, puede notar una mejora en su productividad. Aquí tienes 10 consejos que te ayudarán a realizar las tareas de forma eficiente.
En este artículo, abordamos 10 formas sencillas de ser más productivo en el trabajo.
¿Qué determina la productividad del trabajo?
Trabajar de forma productiva abarca la gestión del tiempo, la organización y el establecimiento de prioridades para ayudarle a terminar sus proyectos y tareas durante la jornada laboral. Puedes medir tu productividad por el tiempo que dedicas a tareas específicas, las realizas y terminas tu jornada laboral con un resultado de calidad. Si no dispone de organización, gestión del tiempo, seguimiento de las tareas o priorización, es probable que su eficiencia y productividad se vean afectadas. Puede aumentar su eficiencia aplicando algunas estrategias útiles.
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Cómo aumentar su productividad laboral
La gestión del tiempo y las habilidades organizativas pueden estar comúnmente correlacionadas con la productividad laboral general, y cuando implementas estrategias que apoyan tu productividad, puedes tener una mayor posibilidad de desarrollar y mejorar tu producción. Las estrategias de gestión del tiempo, como el método Pomodoro, la regla de los dos minutos y el bloqueo del tiempo, son sólo algunas de las estrategias que puede utilizar para aumentar su productividad. También puedes aplicar estrategias de organización como priorizar tus tareas por orden de importancia y urgencia. Los siguientes 10 consejos ofrecen formas de aumentar tu productividad laboral.
1. Concéntrese en una tarea a la vez
Aunque, en última instancia, se pueden hacer las cosas cuando se hacen malabares con los proyectos o las tareas, centrarse en una a la vez puede ayudar a ser más productivo. Cuando nos concentramos en más de una actividad a la vez, tendemos a utilizar más tiempo sólo para la transición entre tareas. Esto puede dar lugar a que algunas de las tareas que quedan incompletas se realicen con menor calidad que si cada una de ellas hubiera sido un foco único.
Además, concentrarse en una tarea a la vez hasta que esté totalmente terminada puede ayudarle a aumentar su productividad, porque cuando se concentra en un proyecto a la vez, está fijando un solo objetivo a la vez en lugar de muchos. Esto probablemente le motivará a completar una tarea antes de pasar a la siguiente. Si te dedicas a la multitarea, pero ves que empiezas más tareas de las que puedes terminar, considera la posibilidad de priorizar tus tareas en orden de importancia para que puedas empezar por las más exigentes y terminar el día con tareas más ligeras y que requieran menos tiempo.
2. Tomar descansos regulares
Puede ser tentador no tomarse el tiempo para una pausa, pero cuando no se da un respiro de unos minutos, puede perjudicar su productividad general al provocar fatiga o agotamiento. Si esto ocurre, es posible que no tengas la energía o la motivación para seguir progresando. Considera la posibilidad de planificar varias pausas breves durante tu jornada laboral. La mayoría de los lugares de trabajo tienen un horario obligatorio con tiempos de descanso dedicados, por lo que los empleados pueden tomar al menos un descanso de cinco a diez minutos después de cada varias horas de trabajo activo. Estos breves descansos pueden permitirle recargar las pilas, despejar la mente y prepararse para la siguiente tarea;
3. Concéntrese primero en sus tareas más importantes
Centrarse en las tareas más importantes y que consumen más tiempo antes de cualquier otra tarea puede ayudarle a mantenerse más concentrado que trabajar primero en tareas más pequeñas y cortas. Considere la posibilidad de planificar su lista de tareas en función de las mismas, a las que puede dedicar su tiempo por la mañana, cuando llega por primera vez al trabajo, o en un momento del día en el que está más alerta y con más energía.
4. Establezca pequeños objetivos
En lugar de abordar grandes objetivos que requerirían múltiples salidas y más tiempo para alcanzarlos, considere la posibilidad de planificar pequeños objetivos a lo largo del día. Cosas como archivar el papeleo necesario, responder a esos cuatro correos electrónicos de clientes o recopilar todos los recursos que su equipo necesitará para completar un futuro proyecto son pequeños objetivos diarios que puede establecer y alcanzar durante sus ocho horas de trabajo. Del mismo modo, puedes utilizar estos objetivos cortos como hitos para medir tu progreso hacia una meta mayor.
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5. Utilice la regla de los dos minutos
La regla de los dos minutos implica la realización de tareas que duren dos minutos o menos, así como tomarse dos minutos para empezar a realizar pequeñas tareas que hayas estado posponiendo. Durante estos breves lapsos de tiempo, si hay una tarea que puede completar en dos minutos o menos o una tarea que puede organizar para comenzar, este es el momento en que lo haría. Por ejemplo, puede que sólo le lleve dos minutos registrar las tareas que ya ha completado, responder a un correo electrónico rápido, anotar sus próximos objetivos o imprimir el esquema de su próxima asignación de proyecto, pero los dos minutos que le lleva completar estas pequeñas tareas a menudo pueden sumarse a una lista de tareas pendientes completada al final del día.
Además, las pequeñas tareas siguen siendo una parte importante de tu productividad laboral general, por lo que practicar la regla de los dos minutos puede permitirte centrarte en esas pequeñas tareas entre el tiempo que te lleva trabajar en tareas más grandes y complicadas. Piensa en esos dos minutos que transcurren entre la hora de la pausa y el inicio del siguiente proyecto o los dos minutos que tardas en prepararte para comer y considera la posibilidad de utilizar ese tiempo para tomar nota de lo que tienes que trabajar a continuación, de tus objetivos diarios para el día siguiente o de responder a ese buzón de voz que lleva esperándote desde que llegaste al trabajo.
6. Bloquea tu horario
Utilizar bloques de tiempo dentro de tu horario también puede ayudarte a aumentar tu productividad. Con esta estrategia, establecerás un límite de tiempo para cada una de las tareas en las que trabajes. Considere bloques de tiempo de 90 o 60 minutos. Puede elegir hacer una impresión de su horario y resaltar los intervalos de tiempo en los que quiere que estén sus bloques de tiempo. Por ejemplo, si quieres dedicar 90 minutos a un proyecto, anótalo en tu horario impreso. Una vez finalizado ese bloque de tiempo, bloquea otra sección de tu horario de forma similar.
El propósito del bloqueo del tiempo es crear un calendario visual que le ayude a controlar los periodos de tiempo de las tareas en las que trabaja. Del mismo modo, sirve para que te dediques a trabajar sólo en una tarea específica durante cada bloque de tiempo, por lo que será más probable que la completes en el plazo que hayas programado para ello. Además de programar tu tiempo de trabajo, también puedes incluir tus tiempos de descanso entre cada bloque de tareas para que puedas refrescarte mientras completas y comienzas nuevos proyectos.
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7. Hacer que las reuniones sean más productivas
Si tienes reuniones programadas a lo largo del día, considera algunas formas de hacer que estas actividades sean más productivas y contribuyan a tu progreso laboral general. Considere la posibilidad de celebrar reuniones de pie, en las que usted y sus compañeros se ponen de pie para la reunión. Esto puede ayudar a aumentar el estado de alerta y la concentración cuando se discuten temas importantes durante la reunión.
También puede utilizar el seguimiento del tiempo para registrar el tiempo que tarda en asistir y concluir la reunión. Por ejemplo, considere la posibilidad de tomar notas sobre los puntos más importantes o los temas que hay que tratar, y dedique una cantidad de tiempo específica a cada tema. A continuación, trabaje con su equipo para debatir únicamente lo que está incluido en la lista de temas y mantenga las discusiones de los temas limitadas a su tiempo asignado.
Del mismo modo, si puedes asistir razonablemente a tu reunión por teléfono o a través de una plataforma web, podrás aumentar las posibilidades de que la reunión no te reste demasiado tiempo de tus tareas personales.
8. Delegar tareas
Considere la posibilidad de utilizar métodos de delegación para repartir las tareas entre los miembros de su equipo. Por ejemplo, si tiene una variedad de tareas en su lista de tareas pendientes, considere la posibilidad de asignar algunas de estas tareas a otros si pueden ser completadas sin que usted trabaje en ellas.
Delegar tareas también puede permitirte trabajar en otras tareas que pueden asignarse específicamente a ti solo, mientras que el resto del equipo puede dedicar su tiempo a las tareas que, de otro modo, te quitarían tiempo o recursos de otros proyectos más importantes. Por ejemplo, si tienes correos electrónicos que deben ser respondidos, pero un compañero de trabajo puede prestar la misma atención al detalle en sus respuestas que tú, considera la posibilidad de darle la tarea mientras tú trabajas en tareas pertinentes que nadie más puede (o se le permite) completar.
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9. Utilizar la estrategia Pomodoro
Ser más productivo en el trabajo puede depender en gran medida de tu gestión del tiempo, y el método Pomodoro es una estrategia que puede resultarte útil para gestionar tu tiempo de forma más eficiente. De forma similar a la programación de descansos, el método Pomodoro aplica el uso de un temporizador, en el que te dedicas a una tarea durante 20 minutos (aunque puedes aumentarlo a 30 minutos), trabajas en ella hasta que el temporizador se apaga y luego te tomas un descanso de cinco minutos. Esta estrategia puede ser eficaz porque proporciona más tiempo para trabajar de forma ininterrumpida y concentrada y, a continuación, ofrece una forma de alejarse de la tarea durante unos minutos antes de volver a completarla.
10. Limite las interrupciones
Las interrupciones pueden dejarnos de lado a lo largo del día. Aunque te guste la relación con tus compañeros de trabajo, perder la noción del tiempo debido a las conversaciones, las reuniones informales y rápidas o las discusiones de temas puede obstaculizar tu flujo de trabajo y disminuir tu productividad general. Considere la posibilidad de utilizar algunas estrategias para limitar el número de interrupciones durante su jornada.
Puede optar por trabajar con la puerta de su oficina cerrada durante una parte del día o, si trabaja en un entorno de oficina abierta, puede utilizar auriculares con cancelación de ruido para ayudar a limitar los sonidos de la charla y la interacción en la oficina. Los auriculares también pueden ser una forma educada pero silenciosa de hacer saber a tus compañeros que necesitas concentrarte en los proyectos en los que estás trabajando.
A la hora de poner en práctica estrategias que le ayuden a aumentar su productividad laboral, es importante que sea lo más constante posible. Permítase aprender y desarrollar sus habilidades, y puede estar seguro de que su productividad seguirá mejorando también.