Tradicionalmente, las empresas han adoptado varios de sus procedimientos a los canales digitales por los que se comunica la gente. A pesar de que ahora las cartas comerciales se escriben y leen a menudo a través del correo electrónico, siguen siendo un aspecto importante de la cultura y la etiqueta profesional. Si escribes cartas comerciales, revisar el método adecuado para formatearlas digitalmente será beneficioso.
En este artículo, definimos el formato de las cartas comerciales en lo que respecta al correo electrónico y ofrecemos los pasos que hay que seguir para redactar una carta comercial por correo electrónico, ilustrada con una plantilla y un ejemplo.
¿Qué es el formato de una carta comercial en el correo electrónico?
El formato de carta comercial en el correo electrónico es un formato ligeramente alterado para una carta profesional que se adhiere a las convenciones del correo electrónico. Dado que la mayoría de los profesionales utilizan el correo electrónico pero desean un cierto nivel de formalidad, alterar el formato de carta tradicional es una forma sencilla de respetar el protocolo empresarial al tiempo que se disfruta de las ventajas del correo electrónico. Dado que los correos electrónicos no requieren envío postal ni incluyen automáticamente información de contacto, pueden omitir algunos de los elementos típicos de una carta escrita.
Para seguir siendo legibles y sucintos como las cartas tradicionales, los correos electrónicos empresariales adoptan la franqueza y el uso de párrafos breves. Suelen utilizar también el mismo tono que las cartas comerciales tradicionales, lo que indica respeto y el deseo de comunicarse profesionalmente.
Relacionado: Relacionado: 8 mejores prácticas para la etiqueta del correo electrónico en los negocios
Cómo escribir una carta comercial en un correo electrónico
Estos son los pasos que debe seguir si necesita enviar una carta comercial con el formato adecuado en forma de correo electrónico:
1. Defina su público
Antes de escribir, considere quién es su público y su relación con el destinatario. Aunque las cartas comerciales tienen por defecto un tono formal y cortés, si escribes a alguien que conoces bien, puede ser mejor un enfoque más amistoso y ligeramente informal. Es conveniente ser especialmente formal cuando se establece contacto con alguien por primera vez o cuando se plantea un asunto serio.
A veces, es posible que escribas a un colega o socio comercial conocido, pero que necesites reenviar el correo electrónico a otras partes. Si usted o su destinatario pueden tener motivos para compartir su mensaje, mantenga una estructura y un tono conservadores en sus comunicaciones.
2. Escriba su línea de asunto
La línea de asunto informa al destinatario del tema de su correo electrónico. Para parecer lo más profesional posible, escríbalo en mayúsculas y sea lo más breve posible. Dependiendo del propósito de tu escrito, lo que destaques en la línea de asunto cambia exactamente, pero normalmente querrás identificar el evento o intercambio más pertinente a tu mensaje. He aquí algunos ejemplos que pueden ser referencias útiles:
- Bienvenido al equipo de Globe Pharma
- Gracias por su colaboración
- Reflexiones sobre la conferencia del sector
- Informe trimestral Planes de reunión
- Respondiendo a sus inquietudes sobre nuestra plataforma
- Cristalería de la vista: Presentación y oferta de consulta gratuita
3. Utilice un saludo adecuado
Mientras que las cartas comerciales tradicionales empiezan detallando la información de contacto del destinatario y la suya propia, los correos electrónicos comerciales pueden empezar con un saludo. «Estimado» es un saludo convencional pero respetuoso que funciona en cualquier contexto, pero si no está seguro del nombre del destinatario, puede empezar su carta con «A quien corresponda». De lo contrario, utilice el título y el apellido del destinatario para las cartas formales o el nombre del destinatario si está lo suficientemente familiarizado con él.
Relacionado: Cómo elegir los saludos de las cartas (con consejos y ejemplos)
4. Preséntese
Si no conoce al destinatario o no se ha comunicado con él desde hace tiempo, comience su carta presentándose. Diga su nombre, su título o función profesional y, si procede, la empresa a la que representa. Es probable que el destinatario aprecie conocer su relevancia para él y sus responsabilidades lo antes posible. Si envías una carta a un conocido, puedes empezar con un sentimiento amable, por ejemplo, diciendo que esperas que le vaya bien. Concluya este primer párrafo exponiendo claramente el motivo por el que escribe, idealmente en una sola frase.
5. Comparta su mensaje
El siguiente párrafo o dos explica con más detalle por qué desea establecer contacto con el destinatario. A menudo, un correo electrónico comercial tiene como objetivo proporcionar información o hacer una solicitud. Por ejemplo, un empleado puede necesitar poner al día a un colega de otro departamento sobre el estado de un proyecto, o un solicitante de empleo puede pedir que se le tenga en cuenta para una vacante en una empresa.
Aunque algunos correos electrónicos tratan temas complejos que requieren una gran cantidad de información, la mayoría pueden comunicar su punto de vista en uno o dos párrafos breves. Al final de esta sección debe incluirse cualquier detalle clave que el destinatario necesite para responder o actuar adecuadamente a su correo electrónico, como plazos, lugares de eventos o información de contacto de terceros. Limitar la longitud de su carta permite destacar la información más importante y anima a los destinatarios a leerla en su totalidad.
Relacionado: Carta de solicitud de negocios: Definición y ejemplo
6. Cierre con gratitud y una llamada a la acción
El último párrafo de tu carta expresa tu gratitud por el tiempo y la consideración del destinatario. A continuación, cierra con una llamada a la acción, una declaración que exprese tus esperanzas para los próximos pasos entre tú y tu destinatario. Dependiendo del propósito de tu escrito, puedes utilizar llamadas a la acción, como
- Espero que tengamos la oportunidad de seguir hablando pronto.
- Espero recibir su llamada.
- Le agradezco cualquier ayuda que pueda ofrecerme al respecto.
- Cuando te encuentres más cerca, hazme saber.
7. Firme con la información de contacto
Preceda su firma con un cierre formal como «Saludos,» «Sinceramente,» «Suyo» o «Respetuosamente.» Puede escribir su nombre para firmar su carta o utilizar una versión digitalizada de su firma real. En cualquier caso, asegúrate de que después de tu nombre aparece tu información de contacto profesional, incluyendo tu cargo, tu empresa, tu dirección y tu número de teléfono. Muchos profesionales optan por configurar su correo electrónico para que esta información sea su firma por defecto, lo que les ahorra tiempo y les garantiza que no se olviden de incluirla.
Relacionado: Ejemplos de cierre de cartas comerciales
8. Revisar y editar
Antes de enviar su carta, dedique algún tiempo a corregir cuidadosamente su mensaje. Al tratarse de una comunicación comercial formal, su carta debe estar libre de errores gramaticales u ortográficos. Si quieres impresionar a tu destinatario, también te conviene editar tus frases para que fluyan bien y expresen sucintamente tus pensamientos. Al revisar tu correo electrónico, asume la perspectiva de tu destinatario y confirma que has incluido toda la información que necesita para apreciar plenamente lo que has escrito. Si quieres que te ayuden a encontrar errores, puedes utilizar una de las muchas aplicaciones gratuitas de corrección de textos que hay en Internet.
Plantilla de correo electrónico en formato de carta comercial
Aquí tienes una plantilla que puedes utilizar para redactar las cartas comerciales que envíes por correo electrónico:
Asunto: [Asunto breve y claro]
Estimado [nombre del destinatario],
Me llamo [su nombre] y soy [indique la identidad profesional o el título y el empleador]. Me dirijo a [indique el motivo por el que envía su carta comercial].
[Explique con más detalle el tema que quiere plantear o la petición que quiere hacer]. [Proporcione información de apoyo, según proceda].
Agradezco su tiempo y consideración. [Haga una llamada a la acción].
[Cierre formal],
[Su nombre]
[Su información de contacto profesional]
Ejemplo de correo electrónico en una carta comercial
Este es un ejemplo ficticio de una carta comercial que sigue el modelo anterior:
Tema: Explorando una asociación para la Terminal C
Estimada Sra. James
Me llamo Terry Stewart y soy el director de operaciones de Blue Gate Concessions. Le escribo en relación con la reapertura de la Terminal C del Aeropuerto Regional de Louisville y lo que creo que podría ser una asociación mutuamente beneficiosa.
Nuestro equipo ha seguido de cerca la renovación de la terminal y los materiales publicados en los que se detallan los servicios mejorados que pueden esperar los pasajeros. Por lo tanto, me he enterado de las interesantes asociaciones que su empresa, Concourse Management, ha conseguido, desde minoristas de moda hasta queridas cadenas de restaurantes. Sin embargo, me he dado cuenta de que los materiales no mencionan a un vendedor de quioscos.
Blue Gate Concessions gestiona en la actualidad quioscos de prensa en una docena de aeropuertos del centro y el este de EE.UU. Somos operadores experimentados que se especializan en integrar nuestros atractivos y cómodos escaparates en centros de transporte que valoran la experiencia y la comodidad de los viajeros. Le animo a que visite nuestro sitio web en BlueGateConcessions.com para obtener más información sobre nuestro historial de éxitos.
Gracias por su tiempo. Espero tener noticias suyas pronto para que podamos fijar una hora para hablar con más detalle.
La tuya,
Terry Stewart
Director de Operaciones
Concesiones Blue Gate
888-888-8888 | 430 Western Knoll Way, Annapolis, MD 21401