Las empresas siguen dependiendo en gran medida de la correspondencia por correo electrónico, a pesar del auge de las redes sociales y los mensajeros de empresa a empresa. Un formato sencillo e inmediatamente comprensible es crucial para el éxito de los correos electrónicos empresariales.
En este artículo, repasamos el formato adecuado de los correos electrónicos de negocios y discutimos cómo crearlos eficazmente.
¿Qué es un formato de correo electrónico empresarial?
Un correo electrónico comercial es un mensaje enviado por correo electrónico con fines comerciales. Suelen enviarse a través de una cuenta de correo electrónico comercial o profesional. Cuando redacte correos electrónicos comerciales, cree un nombre significativo y profesional. Al crear un correo electrónico comercial o personal, formatee su dirección de correo electrónico como el nombre de su empresa o un apodo. Suele ser el formato por defecto para los miembros de una organización.
Partes del correo electrónico empresarial
Hay seis partes principales de un correo electrónico de negocios. Utilizados correctamente, los correos electrónicos con formato son más eficaces y comunican más rápidamente las intenciones del remitente.
Incluya estas secciones esenciales en su correo electrónico empresarial:
- Línea de asunto
- Saludo
- Objetivo del correo electrónico
- Detalles
- Llamada a la acción/expectativa del lector
- Cierre y firma
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5. Cómo formatear un correo electrónico empresarial
Los correos electrónicos de las empresas deben ser claros y tan concisos como sea necesario para transmitir el mensaje.
Siga estos pasos para formatear correctamente un correo electrónico empresarial:
- Considera tu intención al enviar el correo electrónico.
- Escriba el asunto de su correo electrónico.
- Escribe el saludo y el cuerpo de tu correo electrónico.
- Escriba el cierre de su correo electrónico.
- Revisar y enviar.
1. Tenga en cuenta su intención al enviar el correo electrónico
Antes de enviar el correo electrónico, evalúe si es necesario. Muchas preguntas generales pueden responderse en el material de formación de la empresa o mediante una búsqueda en Internet. Investigar las preguntas antes de formularlas en un correo electrónico puede ahorrarle tiempo a usted y al destinatario. Si al investigar no encuentras la respuesta por tu cuenta, piensa en quién es la mejor persona para preguntar. Por ejemplo, su colega puede ser una mejor opción que su jefe. En cualquier momento, la bandeja de entrada de tu jefe o supervisor probablemente esté llena de correos electrónicos sin leer. Pedir a un colega la información que necesitas puede hacerte llegar una respuesta más rápidamente.
Si el destinatario es un cliente, revisa cualquier contrato o comunicación anterior antes de enviar un correo electrónico. Muchos proveedores de correo electrónico tienen una función de búsqueda que permite buscar frases o palabras concretas.
2. Escriba el asunto de su correo electrónico
Tras decidir los destinatarios de tu correo electrónico, escribe el asunto. Muchas personas deciden si van a leer un correo electrónico basándose en el campo del asunto. Haz que el tuyo sea breve y que indique el propósito exacto del correo electrónico. Una línea de asunto de menos de 65 caracteres es ideal para los ordenadores. Si crees que el correo electrónico se leerá en un dispositivo móvil, intenta que el asunto no tenga más de 30 caracteres para asegurarte de que el destinatario pueda verlo entero. Utiliza sólo las palabras necesarias para transmitir el punto.
Ejemplos de líneas de asunto que animan a responder:
- 1. [Contacto mutuo] recomendó que me pusiera en contacto
- Se reunió en [nombre del evento]
- Cómo [realizar la tarea XYZ]
- Envíe el formulario X antes de [hora o fecha].
- ¿Reunión sobre [tema] en [hora o fecha]?
- Se necesita la aprobación final antes de [hora o fecha].
3. Escribe el saludo y el cuerpo de tu correo electrónico
El tono de su correo electrónico dependerá de a quién se lo envíe. Los correos electrónicos de negocios dirigidos a colegas con los que tienes más amistad no serán tan formales como los dirigidos a supervisores o a personas que no conoces bien.
Ejemplos de saludos formales por correo electrónico:
- Hola [nombre del destinatario],
- Hola [nombre del destinatario],
- Estimado [nombre del destinatario],
Manténgase dentro de la regla de un solo asunto para el cuerpo de su correo electrónico. Esta regla dice que enviar correos electrónicos con más de un asunto puede ser confuso e ineficiente. A menudo conduce a que se responda a una pregunta y a la necesidad de más correos electrónicos. Si ves que debes hacer más de una pregunta, crea una lista corta y numerada.
Utilice las dos primeras líneas de su correo electrónico para expresar su propósito o pregunta. También puede utilizar estas líneas introductorias para recordar al destinatario dónde se conocieron o su conexión mutua. A continuación, no incluya más de tres frases explicando su intención. Utiliza un lenguaje educado y claro para maximizar la comprensión y la legibilidad.
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4. Escribe el cierre de tu correo electrónico
Termine su correo electrónico con una llamada a la acción, un comentario final y su firma. La llamada a la acción es lo que quiere que haga el destinatario en respuesta a su correo electrónico. Puede ser la pregunta que has planteado o una simple frase como «por favor, responde». Tu comentario final debe ser amistoso y profesional. Utiliza una firma de correo electrónico para indicar tu información de contacto, tu sitio web u otra información que quieras que conozca el destinatario. Una firma de correo electrónico es una presentación profesional de su información de contacto para utilizarla durante las primeras comunicaciones. Puedes firmar simplemente con tu nombre de pila para los destinatarios con los que estés más familiarizado.
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5. Revisar y enviar
El paso más importante de su correo electrónico es la fase de edición. Revisarlo al menos una vez hará que sus palabras sean más precisas e intencionadas. Envíe su correo electrónico a todas las partes necesarias. Si el correo electrónico es de naturaleza privada y tiene múltiples destinatarios, recuerde utilizar la línea de dirección CCO.
Busque estas cosas cuando edite su correo electrónico:
- La gramática y la ortografía son correctas.
- No hay palabras ni detalles innecesarios.
- La dirección del destinatario del correo electrónico es precisa.
- Adjunta cualquier documento necesario que hayas mencionado.
- La línea de asunto es corta, precisa y comunica el propósito del correo electrónico.
- El propósito y las expectativas se comunican claramente en el cuerpo del correo electrónico.
Plantilla
Utiliza esta plantilla para guiarte en tu correo electrónico empresarial:
Asunto: Se conoció en [nombre del evento], pidió informes
Saludo: [Saludo + nombre del destinatario],
[introducción]Preséntate o recuerda al destinatario cómo os conocisteis. [propósito]Incluye el motivo de tu escrito en 2 o 3 frases. [acción] Termina con una petición de acción al destinatario, es decir, responde a una pregunta o pide una reunión.
[cierre],
[[firma de correo electrónico]]
[Nombre]
[negocio]
[dirección de la empresa]
[teléfono preferido]
[sitio web u otro contacto, no correo electrónico]
Ejemplos
He aquí algunos ejemplos:
Ejemplo 1
Tema: Revisión de las condiciones del contrato
Hola Sra. Brown
Gracias por dedicar su tiempo a hablar de la venta de mis productos en su tienda. Creo que los dos hacemos una asociación estratégica. Hablamos de un periodo de prueba en el que usted lleva nuestros productos con una garantía de recompra de todo lo que no se venda. He redactado un contrato con estas condiciones. Por favor, revíselos y siga el enlace para la firma digital. Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta.
mejor,
Jennifer Glass
Dos Caras, LLC
213 Business Lane, VA
p: (717) 133-3313
ww.twofaces.com
Ejemplo 2
Tema: Nos reunimos en la Gala Benéfica y solicitamos informes
Hola Susan,
Nos conocimos en la Gala Benéfica del pasado martes. Me pidió que le enviara más información sobre algunos de nuestros diseñadores de plantilla. Tenemos 3 que se especializan en lo que usted necesita y pueden realmente hacer que su negocio se destaque. He adjuntado algunas muestras según su petición. Por favor, revise ellos y responder con cualquier pregunta.
Lo mejor,
Jordan Douglass, MBA
Mejor Diseño Co. LLC
312 Business Lane, VA
p: (717) 177-7717
www.betterdesign.com
Ejemplo 3
*Asunto: Cómo duplicar el valor de tus clientes potenciales*
Hola Cody
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