Lo que debe saber para escribir un correo electrónico formal

En muchos entornos profesionales, es importante utilizar correos electrónicos formales cuando se mantiene correspondencia con clientes, compañeros de trabajo o directivos. Un correo electrónico formal transmite un enfoque profesional al destinatario y demuestra que se respeta su tiempo. Entender cómo elaborar un correo electrónico formal es una habilidad profesional vital. En este artículo, analizamos cómo escribir un correo electrónico formal, cuándo hacerlo y qué evitar al escribirlo.

¿Cuál es el formato de un correo electrónico formal?

Un correo electrónico formal es directo y profesional tanto en el tono como en el formato. Entre los elementos importantes que hay que tener en cuenta a la hora de escribir un correo electrónico formal se encuentran:

  • Envío de la dirección: Siempre que envíes un correo electrónico formal, utiliza una dirección de correo electrónico que suene profesional. Limita tu dirección de correo electrónico a tu nombre completo, a tus iniciales y a tus números, o a una mezcla de éstos. Algunos ejemplos son "malcom.brown@email.com," "m.brown@email.com" y "m.brown22@email.com."
  • Tema: Escriba una línea de asunto corta, de siete palabras o menos, que resuma directa y sucintamente el propósito del correo electrónico.
  • Fuente: Para que su correo electrónico sea fácil de leer y tenga un aspecto profesional, utilice Arial, Times New Roman o Calibri como fuente. Utilice sólo el negro como color de la fuente y elija un tamaño de letra de 12 o 14.
  • Saludo: Elige un saludo profesional para empezar con una fuerte impresión. Las opciones fuertes incluyen A quien corresponda o Estimado. Utiliza el nombre profesional del destinatario o su título si no conoces su nombre.
  • Introducción: Cuando escribas un correo electrónico a un nuevo contacto, empieza con una breve introducción que le haga saber quién eres.
  • Cuerpo: Un correo electrónico profesional es respetuoso con el tiempo del destinatario, así que mantén el cuerpo tan directo y breve como puedas. Siempre que sea posible, incluye sólo uno o dos párrafos cortos. Cuando te dirijas a un nuevo contacto con una propuesta que requiera más información, inclúyela en un archivo adjunto, u ofrécete a proporcionar más información si el destinatario está interesado.
  • Cierre: Al igual que con la dirección, debes incluir un cierre formal. Las opciones son Gracias por su tiempo, Atentamente, Gracias y Saludos.
  • Firma: Firma con tu nombre y título profesional. Si tienes una cuenta de correo electrónico con una firma preestablecida, asegúrate de que cualquier información que contenga tenga un tono profesional.

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¿Cuándo hay que escribir un correo electrónico formal?

Las razones más comunes para escribir un correo electrónico formal son:

  • Primer contacto: Cada vez que se dirija a alguien en un entorno profesional por primera vez, utilice un correo electrónico formal. Aunque algunas relaciones profesionales se desarrollarán hasta el punto de que te sientas cómodo utilizando un tono más amistoso, las interacciones iniciales deben ser más formales.
  • Entornos profesionales: A menos que haya desarrollado una relación con un cliente, colega o compañero de trabajo en la que se sienta cómodo siendo menos profesional, mantenga las normas formales de correo electrónico para la mayoría de las comunicaciones relacionadas con el trabajo.
  • Los argumentos de venta: El enfoque directo y profesional a la hora de escribir un correo electrónico formal es la mejor manera de presentar una propuesta de venta, incluso a un cliente existente. Asuma que el cliente tiene una agenda muy ocupada y que se beneficiará de un enfoque formal directo.
  • Consultas sobre el trabajo: Al solicitar un nuevo empleo, un correo electrónico formal demuestra que eres capaz de presentarte de forma profesional y que eres respetuoso con el tiempo del destinatario'.
  • Disculpas: De vez en cuando, en tu carrera profesional, puede que tengas que enviar un correo electrónico de disculpa. Trátelas con respeto utilizando un formato de correo electrónico formal.
  • Terminación: Siempre que se produzca un cambio de empleo, la mejor manera de comentarlo es mediante un correo electrónico formal. Tanto las cartas de dimisión como las de despido deben ser formales.

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Lo que hay que evitar al escribir un correo electrónico formal

Antes de pulsar el botón de envío, tómate el tiempo necesario para revisar tu correo electrónico en busca de alguno de estos errores:

  • Tono informal: A menos que haya establecido una relación casual con el destinatario de su correo electrónico, utilizar un tono informal puede percibirse como poco profesional.
  • Jerga: Al igual que el tono informal, la jerga puede parecer poco profesional y a veces confundir al lector, sobre todo si se trata de una frase regional o local.
  • Lenguaje demasiado familiar: Tener una relación personal con un socio comercial es muy valioso, pero si todavía no tiene una relación personal, puede ser mejor evitar el lenguaje familiar.
  • Hay errores ortográficos y gramaticales: Los servidores de correo electrónico modernos, tanto en ordenadores como en dispositivos móviles, vienen equipados con funciones integradas de corrección ortográfica y gramatical. Comprueba que tu texto no contenga ningún error que pueda hacerte parecer poco profesional.
  • Emojis: El uso de emojis se ha generalizado en muchas formas de comunicación, pero suele ser mejor reservarlos para la comunicación casual.
  • Frases incompletas: Cuando escriba un correo electrónico formal, utilice frases completas, que parecen profesionales y pueden causar una mejor impresión que las frases incompletas.
  • Información adicional: Aunque puede parecer que proporcionar más información ayuda a garantizar que no hay incertidumbre con el destinatario y que usted se tomó el tiempo de ser minucioso, los correos electrónicos largos significan tiempos de lectura más largos. Sea directo y ofrézcase a programar una reunión si necesita ampliar la información.
  • 6. Redacción indirecta: Frases como "Le escribo hoy" o "Me pongo en contacto" rara vez son necesarias, y es probable que pueda dejarlas fuera de su correo electrónico y aportar valor lo más rápidamente posible.

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Plantilla de correo electrónico formal

A la hora de escribir un correo electrónico formal, puede ser útil contar con una plantilla que le sirva de guía si es la primera vez que escribe de manera formal. Puedes utilizar esta plantilla para tu próximo correo electrónico formal:

El tema: [Breve resumen del contenido del correo electrónico]

Saludos [Nombre del destinatario o título profesional],

Mi nombre es [su nombre] y soy [explicación de la capacidad con la que se dirige a ellos].

[Una breve descripción del motivo por el que envía el correo electrónico, mantenida en uno o dos párrafos cortos si es posible].

Agradezca su tiempo,
[Su nombre]
[Su información de contacto profesional]

Ejemplo de correo electrónico formal

Aquí'tamos un ejemplo utilizando la plantilla proporcionada:

*Asunto: Equipo de artes marciales de alta calidad*.

Saludos Sra. Marshall,

Mi nombre es William Gordon, y soy un asociado de ventas en Action Martial Arts. Somos el principal proveedor de esterillas y equipos de entrenamiento para artes marciales del noreste.

Estamos preparando el lanzamiento de una nueva línea de gis de artes marciales que son lo suficientemente ligeros para entrenar en verano pero lo suficientemente duraderos para soportar un entrenamiento intenso. Estamos interesados en trabajar con los gimnasios locales para crear equipos de marca para que los estudiantes los usen, y me encantaría hablar con usted para que le envíen un gi de prueba, junto con algunas muestras de nuestras almohadillas y ropa de grappling.

Por favor, hágame saber si desea más información.

Gracias
William Gordon
555-123-4567

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