¿Qué es el formato correcto de un memorándum? (Con plantilla y ejemplos)

Un memorando o “memo” es un mensaje escrito utilizado para la comunicación interna en una organización empresarial. Las empresas suelen utilizarlo para poner al día a los empleados y a las partes interesadas internas sobre las políticas de la empresa, los procedimientos, los proyectos, los eventos y las actividades del equipo. Es importante entender el formato correcto de los memorandos para transmitir su mensaje de forma profesional. En este artículo presentamos algunos formatos de memorándum y ejemplos con consejos para escribir un memorándum profesional.

Más información:

Cómo elegir un formato de memorándum

Existen diferentes tipos de memos, como los de solicitud de información, confirmación, informe periódico, sugerencia y resultados de estudios.

El objetivo o la finalidad del mensaje variará en función del tipo de memorándum que estés escribiendo. Por ejemplo, puedes escribir un memorando informativo para compartir información con los empleados, mientras que un memorando de solicitud debe ser más convincente. Puede que quieras que un memorándum de resultados de un estudio mantenga un tono neutro, pero un memorándum de informe puede incluir datos y tablas relevantes.

Aunque todos los tipos de memos siguen un formato similar, puede haber algunas diferencias en el cuerpo del mensaje. Por ejemplo, puedes escribir el mensaje principal como texto plano o incluir filas, columnas o tablas si necesitas incluir un conjunto de datos.

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Secciones de una nota

A diferencia de una carta comercial formal, un memorándum no incluye un saludo ni la firma del remitente. El formato de un memorándum suele incluir las siguientes secciones:

Rúbrica

La sección del encabezamiento incluye el nombre y la dirección de la empresa, que ya están impresos en el caso de un membrete. Justo debajo de la sección de dirección o del membrete, la palabra”Memo” o”Memorandum” aparece para dejar claro que el mensaje se está comunicando a través de un memorándum.

Destinatario

Esta sección identifica a los destinatarios. Por ejemplo, si está escribiendo un memorando para todos los empleados del departamento de marketing, debe decir A: Todos los empleados del Departamento de Marketing”

Remitente

En este apartado se especifica el nombre, la designación y el departamento de la persona que escribe la nota. Por ejemplo De: T. Jones, Subdirector de Ventas”

CC o destinatarios adicionales

Estos son los destinatarios a los que no te diriges directamente en la A sección pero a quien envías una copia del memorándum por motivos de información.

Fecha

Todos los memorándums deben incluir invariablemente la fecha de su redacción.

Línea de asunto

La línea de asunto da a los destinatarios una idea rápida del contenido de la nota. Debe ser breve y preciso. Por ejemplo, ”Asunto: Sesión de formación para los empleados del departamento de SEO.”

Cuerpo del mensaje

Esta sección expone el mensaje en uno, dos o tres párrafos cortos. El cuerpo debe exponer primero el propósito de escribir el memorándum y luego pasar al mensaje. Si el contenido de esta sección es largo, puedes incluir también un resumen del mensaje. El mensaje debe concluir con una clara llamada a la acción, es decir, qué acción se espera que realicen los destinatarios.

Adjuntos (opcional)

Algunos memorándums, como los relacionados con la investigación, la presentación o los resultados, pueden requerir datos adicionales en forma de anexo para corroborar el mensaje del memorándum.

Formato de memorándum

Aquí tienes un formato que puedes utilizar para crear memos de empresa:

Memorándum

Por: [Incluya el nombre del destinatario.]

De: [Incluya su nombre y cargo]

Fecha: [Mes, día, año]

Asunto: [Asunto de la nota]

[Un memorándum no requiere un saludo]

Cuerpo de la nota

[Empieza con una introducción directa y breve que exponga el motivo por el que escribes la nota].

[Proporcione información concisa pero detallada al lector].

[Termina con un cierre claro y una llamada a la acción].

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Ejemplos de memorándum

Aquí tienes cinco ejemplos de memos empresariales para diferentes escenarios:

Ejemplo 1

*Para: Todos los empleados del departamento de compras*

*De: Barry Buttonwood, Subdirector de Formación y Desarrollo del Personal*.

*Fecha: 22 de agosto de 2020*

*Asunto: Formación obligatoria para los nuevos programas informáticos*.

Todos están al tanto de la reciente adopción por parte de la empresa de un nuevo software de gestión de la cadena de suministro. La empresa invirtió en la nueva aplicación para mejorar la comunicación con nuestros proveedores, mejorar el seguimiento de los pedidos y reducir los retrasos al mínimo para ahorrar costes y aumentar la eficiencia.

Realizaremos un taller de capacitación para familiarizar al personal del departamento con el nuevo software el 25 de agosto de 2018. Esperamos que esta formación permita a todos hacer una transición suave a la nueva aplicación. Todo el personal del departamento debe asistir al evento de capacitación.

Ejemplo 2

*Para: Todos los empleados*

*De: Bridget Paul, vicepresidenta del departamento de producción*.

*Asunto: Mantenimiento periódico de la fábrica*.

*Fecha: 21 de septiembre de 2020*.

Le escribo para informarle de que el próximo mantenimiento periódico de la fábrica comenzará el 27 de septiembre de 2017 y durará las próximas tres semanas.

A medida que seguimos creando nuevos productos y aumentando nuestro volumen de producción, consideramos necesario mantener nuestras instalaciones en las mejores condiciones para garantizar unas condiciones de trabajo propicias para nuestro personal, cumplir las expectativas de los clientes y alcanzar nuestros objetivos de ingresos.

Durante el mantenimiento periódico, cerraremos una fábrica cada semana y aumentaremos los turnos en las dos instalaciones operativas para cumplir nuestras cuotas de producción. Hemos tomado las medidas oportunas para las primas por horas extraordinarias y ya hemos discutido con los jefes de departamento y los jefes de equipo la forma de mantener la eficiencia y la productividad del personal durante el periodo de mantenimiento.

Si tiene alguna duda o pregunta sobre el mantenimiento programado de la fábrica, póngase en contacto con el departamento de recursos humanos. Mientras tanto, lamentamos las molestias que pueda ocasionar esta operación.

Gracias por su colaboración.

Ejemplo 3

*Para: Todo el personal*

*De: Leila Smith, Directora General*.

*Fecha: 18 de febrero de 2021*.

*Asunto: Problemas recurrentes de seguridad de los datos*

Me he enterado de que la empresa ha sufrido una serie de violaciones de datos en las últimas dos semanas debido al reciente cambio en nuestro sistema de seguridad del cortafuegos. Sé que algunos de ustedes han perdido archivos en sus estaciones de trabajo y ha habido al menos una filtración accidental de información sensible de la empresa. Estamos tomando medidas para solucionar el problema y evitar más fallos en la seguridad de los datos.

Mientras tanto, estamos cambiando a un sistema temporal de gestión de datos hasta que nuestros ingenieros y consultores externos puedan solucionar el problema. Agradecemos los comentarios y sugerencias sobre cómo resolver este problema para poder volver a ofrecer resultados a nuestros clientes.

Gracias por su comprensión.

Ejemplo 4

*Para: Todo el personal*

*De: Jayden Hardy, director de marketing*.

*Fecha: 12 de octubre de 2020*

*Asunto: Boda de Natasha's*

Te escribo para informarte de la boda de Natasha Audrey' que se celebrará en las próximas dos semanas. Le gustaría que todos los miembros del departamento estuvieran presentes en la feliz ocasión.

La boda se celebrará en la iglesia Chapel of Light, Dawson Boulevard, Chicago, el sábado 1 de noviembre de 2020. La recepción es en el Centro de Eventos Esmeralda a las 2 p.m.

La empresa proporcionará una mesa de cóctel con algodón de azúcar, bebidas y aperitivos. Confirme su asistencia a Anthony antes del jueves 30 de octubre y, por favor, incluya las instrucciones sobre la dieta en su confirmación.

Ejemplo 5

*Para: Equipo de ventas de Fintech*.

*De: Janet Underwood, jefa de ventas*.

*Fecha: 20 de mayo de 2021*

*Asunto: Logro de la cuota de ventas*.

Les escribo para felicitarles por el encomiable esfuerzo y la energía que han dedicado a cumplir la cuota de ventas de su equipo en el último trimestre.

Su equipo demostró un conocimiento de los productos, una atención al cliente, una capacidad de negociación y una colaboración ejemplares que merecen ser emuladas por otros equipos y departamentos de la empresa.

Gracias por su dedicación y compromiso con la excelencia. Le enviaremos sus cheques de bonificación y cartas de felicitación al final de la semana.

¡Enhorabuena por este logro!

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Consejos para redactar memos empresariales eficaces

La redacción de memorandos empresariales requiere un formato adecuado, un tono profesional y atención a los detalles. Aquí tienes algunos consejos para redactar un memorándum empresarial:

Sujeto

Haz que tu línea de asunto sea lo más específica posible. Por ejemplo, si anuncia un día festivo, considere incluir el nombre en la línea de asunto. Por ejemplo, la línea de asunto de un memorándum que anuncie los horarios de las vacaciones de Acción de Gracias debería decir ”Fiestas de Acción de Gracias” en lugar de una frase genérica como En cuanto a las vacaciones;

Formato

Organiza el memorándum en párrafos con la información importante en primer lugar. Puede utilizar doble espacio entre los párrafos. No hagas sangrías en los párrafos. Si es necesario, puedes incluir una sección de puntos con viñetas en el mensaje principal. Mantén un estilo minimalista para evitar distracciones. Utilice negrita, cursiva y mayúsculas sólo cuando sea necesario. Un memorándum no requiere firma, pero puede añadir ”From:” en la cabecera.

Tono

Su tono depende del propósito del memorándum. Dado que los memorandos se utilizan sobre todo para la comunicación interna, puedes mantener un tono amable, pero profesional. Mantén la objetividad y asegúrate de que el memorándum esté libre de prejuicios personales. Ten en cuenta que los memorandos suelen estar relacionados con las políticas y procedimientos de la empresa y pueden tener carácter legal.

Longitud

Un memorándum debe ser claro y preciso. Dependiendo del mensaje, uno o dos párrafos cortos suelen ser suficientes. Sin embargo, si necesita escribir un mensaje más largo, mantenga la longitud del memorándum en una página.

Público objetivo

Tenga siempre presente a su público cuando escriba un memorándum. Todos los destinatarios deben entenderlo sin dificultad. Deletrea los acrónimos y abreviaturas y explica los términos técnicos si es necesario.

Papelería

Puedes enviar un memorándum por correo electrónico o en papel. Si escribe o imprime un memorándum en papel, utilice el membrete de su empresa. Si usas papel normal, considera papel de tamaño A4 o carta e imprime el nombre y la dirección de la empresa en el encabezamiento.

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Propósito

Asegúrese de que la nota es adecuada para su propósito. Puede utilizarlo como una herramienta de gestión eficaz, por ejemplo, para anular un rumor o comentario sobre la empresa o su dirección. Cuando se trata de dar a alguien un feedback o sugerencias, un chat privado es más apropiado que un memo.

Plantilla descargable

Aquí tiene una plantilla que puede descargar para su comodidad.

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