Qué debe incluir en su formato de comunicado de prensa

Las relaciones públicas y la comunicación son partes esenciales del crecimiento de una empresa. Con toda la información disponible para el público, es crucial asegurarse de que sus noticias sean publicadas y estén presentes en los medios de comunicación. Si está planeando publicar un anuncio, quizá quiera saber más sobre los componentes de un comunicado de prensa. En este artículo, repasaremos los diferentes elementos de un comunicado de prensa exitoso.

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¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es una declaración oficial que una empresa entrega a los medios de comunicación o a las redes sociales. Puede ser grabado o escrito. Recibe diferentes nombres, como comunicado de prensa, comunicado de prensa o comunicado de prensa. Suele incluir elementos específicos y respetar un formato aprobado. La longitud habitual de un comunicado de prensa es de una página, aunque algunos pueden llegar a dos. En total, el documento suele tener entre 300 y 500 palabras.

Un comunicado de prensa es un documento público y debe ceñirse a los hechos. Para que sea accesible a un público amplio, debe redactarse con un lenguaje lo más claro posible. Un comunicado de prensa es también una valiosa pieza de marketing, ya que comunica sobre su organización y representa su marca con su logotipo. El objetivo es proporcionar suficiente material informativo para que las noticias creen y publiquen historias sobre lo que contiene el anuncio.

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Qué incluir en un formato de comunicado de prensa

Aunque no hay requisitos exactos para elaborar su comunicado de prensa, incluir algunos detalles específicos puede ayudarle a elaborar su mejor versión. A continuación se indican los diferentes elementos que debe incluir un comunicado de prensa, enumerados en el mismo orden en que deben aparecer en su documento:

Logotipo

En la parte superior del comunicado de prensa, ponga el logotipo de su empresa. Mejora la validez de la marca en el documento. Puede adjuntar su logotipo en su correo electrónico cuando lo envíe a los periodistas para que puedan incorporarlo a su publicación. Asegúrate de proporcionar una versión de calidad de al menos 200×200 píxeles.

Información de contacto

Junto al logotipo, en el margen derecho, inserte la información de contacto. Enumere las diferentes formas en que los periodistas pueden ponerse en contacto con usted o con la persona más adecuada dentro de la organización para responder a sus preguntas.

Ejemplo:

Contacta: Carole Bulk

Llame por teléfono: (562) 389-0031

Correo electrónico: Carole.Builk@email.com

Fecha de presentación

La fecha de publicación es la fecha en la que la prensa debe emitir tu declaración o escribir tu noticia. Puede ser inmediata o futura. Indíquela en la parte superior de su comunicado de prensa, en la esquina izquierda y en mayúsculas.

Utiliza la fecha "PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA" en caso de que necesites una publicación inmediata. Utilice la línea de fecha "EMBARGADA PARA PUBLICACIÓN" si desea una publicación más tarde en el futuro. En ese caso, no olvide mencionar la fecha y la hora de publicación. Un comunicado "embargado" significa que lo envías antes de la fecha en que quieres que se publique, y que quieres que los medios lo conserven hasta una fecha concreta.

Titular

El titular es la parte más llamativa del documento y despierta el interés de los lectores. Cuando los periodistas reciben su comunicado de prensa, quieren ver inmediatamente que el público se interesa por él. El titular suele incluir verbos de acción.

Coloque el titular debajo de la fecha en la parte superior central del comunicado de prensa. Escríbalo en un tipo de letra de 14 puntos y utilice un lenguaje fácil de entender. Manténgalo corto y directo, entre 65 y 80 caracteres.

Subtitular

El subtítulo ayuda al lector a comprender mejor el tema de su comunicado de prensa. Es un párrafo de 120 caracteres que anima a seguir leyendo. Por lo general, debe utilizar un tipo de letra Times New Roman de 12 puntos en cursiva o algo igualmente legible.

Lugar y fecha

En la primera línea del párrafo principal se indica el lugar de origen del comunicado de prensa y la fecha de emisión. Esta primera línea debe ir en negrita y separada del resto del párrafo por un guión.

Ejemplo: Minneapolis, Minnesota. (11 de junio de 2021) —

Primer párrafo del cuerpo de la nota de prensa

El párrafo inicial da a los periodistas una idea del valor de la información para su audiencia. Debe responder a las preguntas "qué" "quién" "dónde" y "por qué" El primer párrafo debe ser directo y objetivo. El formato habitual es la fuente Times New Roman o Arial, de 12 puntos y a un solo espacio.

Párrafos del cuerpo

Los siguientes párrafos del cuerpo pretenden desarrollar el tema que has anunciado antes. Se centra en el ángulo de la historia' s de interés periodístico y añade detalles útiles para ayudar a los periodistas a promover ese ángulo. Cada párrafo debe ser inferior a cuatro frases. Puede incluir gráficos o estadísticas para ilustrar su contenido. Para que los medios de comunicación puedan acceder a su texto sin necesidad de reformatearlo, suele seguir las directrices de estilo de AP.

Citas

Puede proporcionar una lista de citas para ayudar a los periodistas a encontrar un punto de vista más emocional y humano para su historia. Las citas que seleccione deben añadir valor a su comunicación y no limitarse a repetir lo que ya ha dicho. Por ejemplo, si el comunicado de prensa trata de la satisfacción de los clientes, puede incluir una cita de un cliente que explique cómo su producto o servicio influyó positivamente en su vida.

Métodos de interacción

Puedes incorporar tu nombre de usuario en las redes sociales o hashtags específicos de la marca para obtener información medible sobre la participación de los lectores. Por ejemplo, incluir un hashtag de marca sobre el lanzamiento de un producto puede ayudarle a conocer la opinión de los consumidores sobre la mercancía recién lanzada de primera mano a través de las publicaciones en las redes sociales con ese hashtag.

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Boilerplate

El «boilerplate» es el último párrafo de un comunicado de prensa. Con menos de 100 palabras, proporciona detalles sobre su empresa, como los premios obtenidos o los antecedentes generales. También puede incluir un enlace a su sitio web. Si mencionas a diferentes empresas en el comunicado de prensa, todas deben tener su propio boilerplate.

Finalizar la anotación

El comunicado de prensa debe terminar con "###" para señalar el final del documento. Al enviar comunicados de prensa por correo electrónico o fax, confirma que no faltan páginas. Lo mejor es que el texto tenga menos de 500 palabras y una página. Si has escrito un documento de dos páginas, asegúrate de colocar "más" centrado al pie de la primera página. De este modo, los periodistas sabrán que hay más contenido a continuación.

Nota final y llamada a la acción

Es una buena práctica añadir una última palabra para animar a los lectores a ponerse en contacto con usted si necesitan aclaraciones o información adicional. Puedes escribir tu llamada a la acción en un formato de frase simple y en un tipo de letra de 12 puntos fácil de leer, como Arial o New Roman.

Ejemplo:

Si necesita más información sobre este tema, no dude en ponerse en contacto con [nombre] en [dirección de correo electrónico] o [número de teléfono];

Hipervínculos

Incluya sólo uno o dos enlaces en su comunicado de prensa, y asegúrese de que son relevantes para su tema. Por ejemplo, puedes añadir valor a tu nota final añadiendo un enlace a una página de aterrizaje con más información sobre tu producto o servicio y acceso a muestras gratuitas.

Multimedia

Los elementos multimedia, como los vídeos o las galerías de fotos, pueden aumentar el compromiso. Los comunicados de prensa con multimedia pueden generar historias más atractivas en los blogs, las redes sociales o los medios impresos.

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