Vigilar los costes financieros de los trabajos a medida para los clientes es crucial. Disponer de una fórmula matemática coherente y fiable para calibrar el valor total de un trabajo es crucial, ya que los trabajos son muy diversos. Cuando se realiza un trabajo a medida, suele facturarse según las especificaciones del cliente.
En este artículo, analizamos qué es una fórmula de costes de trabajo, cuándo y cómo utilizarla y ejemplos de fórmulas de costes de trabajo en la práctica.
¿Qué es la fórmula del coste del trabajo?
Los profesionales utilizan la fórmula del coste del trabajo, también conocida como «cálculo del coste del trabajo», para calcular la cantidad total de dinero necesaria para completar un proyecto. Normalmente, todo el dinero necesario para terminar un trabajo lo paga el cliente, además del dinero necesario para obtener beneficios. Por lo tanto, los costes del trabajo deben seguirse cuidadosamente para maximizar los beneficios.
Las empresas y los particulares que crean productos a medida utilizan la fórmula del coste por trabajo. Es ideal para la producción a pequeña escala, por lo que los profesionales que utilizan la fórmula del coste del trabajo pueden ser artesanos y autónomos.
Relacionado: ¿Qué es el trabajo autónomo?
Cuándo utilizar la fórmula del coste del trabajo
Los profesionales calculan el coste total del trabajo al final del mismo, pero utilizan una hoja de costes del trabajo para registrar la información a medida que éste avanza. En una hoja de costes del trabajo, hacen un seguimiento:
- Los materiales que utilizan en el trabajo y el coste de esos materiales, o «materiales directos»
- El número de horas que ellos o sus empleados dedican al trabajo, o «mano de obra directa»;
- Los gastos generales por hora
- El coste del producto unitario o del servicio, si procede
Si es posible estimar el número de horas de mano de obra directa y los costes de los materiales directos, el profesional puede utilizar la fórmula del coste del trabajo para proporcionar al cliente un coste total estimado de sus servicios. Una vez que el profesional ha completado el servicio, él o su facturador designado utilizan la hoja de costes del trabajo para crear una factura final que se envía al cliente.
Relacionado: Fórmulas de Excel: Qué son y cómo usarlas
Cómo utilizar la fórmula del coste del trabajo
A continuación se detallan los pasos a seguir para calcular el coste total de un trabajo:
1. Calcular la tasa de gastos generales predeterminada
El cálculo del coste del trabajo requiere que se determinen previamente varias cifras, incluida la tasa de gastos generales, para calcular el coste final del trabajo. Para otras cifras, como la mano de obra directa y los materiales directos, se hace un seguimiento sobre la marcha.
Su tasa de gastos generales predeterminada proviene de dos números que probablemente calculó al principio del año: los gastos generales estimados de su organización y la actividad estimada. La mayoría de las organizaciones determinan estas cifras basándose en lo que prevén gastar en materiales y otros gastos (gastos generales estimados) y en el número de horas que esperan que trabajen los empleados (actividad estimada). Utilice esta fórmula para determinar la tasa de gastos generales predeterminada:
Tasa de gastos generales predeterminada = gastos generales estimados / actividad estimada
El resultado de esta ecuación será una cantidad en dólares y céntimos. Esta cantidad en dólares y centavos vuelve a aparecer en el tercer paso cuando llega el momento de encontrar la tasa de gastos generales aplicada.
2. Determinar los costes directos de materiales y de mano de obra
Para calcular los costes de mano de obra directa, identifique cuánto le cuesta la hora de trabajo y multiplique esa tasa por el número de horas trabajadas. Por ejemplo, si un trabajo le lleva 20 horas a un empleado al que se le paga 17 dólares por hora, el coste de la mano de obra directa de ese trabajo es de 17 dólares x 20, es decir, 340 dólares.
En el caso de los materiales directos, el coste de los materiales que ha utilizado para completar el proyecto es el coste de los materiales directos. Si usted o un empleado utiliza 547 dólares de materiales para completar el proyecto, el coste de los materiales directos del proyecto es de 547 dólares.
Aunque estime los costes de mano de obra y materiales directos al principio del proyecto, es importante hacer un seguimiento de las horas y los materiales reales a medida que avanza el proyecto. La estimación puede diferir de la realidad; crear productos a medida significa que algunas cosas pueden requerir más tiempo o materiales para cumplir las especificaciones exactas del cliente. A la inversa, es posible que se termine el trabajo en menos tiempo o con menos materiales de los previstos, en cuyo caso conviene dar al cliente una factura exacta para mantener una reputación positiva.
3. Encontrar la tasa de gastos generales aplicada
La tasa de gastos generales aplicada cubre los gastos generales de fabricación del proyecto para garantizar que su empresa no experimente una pérdida neta. Esta tasa no es la cantidad que se paga a sí mismo o a sus empleados por hora, sino que se utiliza en el cálculo de la mano de obra directa.
Para encontrar la tasa de gastos generales aplicada a un trabajo, identifique el número de horas que usted o sus empleados han trabajado para completar el proyecto. Por ello, los profesionales calculan la tasa de gastos generales aplicada a un trabajo al final de un proyecto. Para obtener esta cifra, multiplique la cantidad de dólares y centavos del primer paso por el número de horas de trabajo directo.
4. Calcular los costes y beneficios totales
Llegados a este punto, la fórmula del coste del trabajo es la siguiente
Coste total del trabajo = Materiales directos + mano de obra directa + gastos generales aplicados
Cuando utilice las cifras de los pasos uno a tres, tendrá el coste total del trabajo. Sin embargo, esta fórmula no siempre tiene en cuenta los beneficios. Dependiendo de su modelo de negocio y del número de empleados que tenga, puede incluir un coste unitario, un coste de producto o una tarifa base además de los costes totales del trabajo cuando prepare la factura al cliente. Estos costes unitarios, costes de producto o tarifas base deben quedar claros para el cliente cuando le contrata un trabajo.
Relacionado: Métodos de cálculo de costes de inventario: Definiciones, fórmulas y ejemplos
Ejemplo de aplicación de la fórmula del coste del puesto
Jared tiene su propia empresa de carpintería llamada Woodworks Inc. de la que es el único empleado. Marissa contrata a Jared para que construya una mesa de comedor a medida para su nueva casa. Siguiendo los pasos anteriores, así es como Jared calcula el coste del trabajo para la mesa de Marissa:
Es el primer pedido del año de Jared, así que su primer paso es calcular la tasa de gastos generales predeterminada para Woodworks, ya que no lo ha hecho todavía. Para el próximo año, Jared ha determinado que los gastos generales estimados son de 35.000 dólares y la actividad estimada es de 2.100 horas, lo que hace que la tasa de gastos generales predeterminada de Woodworks sea de 16,67 dólares por hora de mano de obra directa.
A continuación, Jared hace un seguimiento de sus horas trabajadas y del coste de los materiales que utiliza para completar el pedido de Marissa. Utiliza 400 dólares en madera, metal y otros suministros, y el proyecto le lleva 22 horas. A Jared se le pagan 30 dólares por hora, por lo que el coste de la mano de obra directa del trabajo es de 660 dólares: 22 x 30 = 660.
Jared multiplica 22 x 16,67 dólares para hallar la tasa de gastos generales aplicada al proyecto, que es de 366,74 dólares.
Utilizar la fórmula Coste total del trabajo = Materiales directos + mano de obra directa + gastos generales aplicados, Jared suma 400 dólares + 660 dólares + 366,74 dólares para llegar a un coste total del trabajo de 1.426,74 dólares. Esta es la cantidad que Marissa paga a Jared por su mesa de comedor.