Formularios de solicitud de tiempo libre: Qué son y cómo crear uno

Durante su estancia en el trabajo, todos los empleados están obligados a tomarse tiempo libre por vacaciones, baja médica o enfermedad. Los empleados deben informar a sus jefes antes de tomar tiempo libre si van a ausentarse por razones médicas, vacaciones o enfermedad. El uso de un formulario de solicitud de tiempo libre puede ayudar a mantener las cosas organizadas y documentadas.

En este artículo, explicamos por qué son importantes los formularios de solicitud de tiempo libre, cómo crear uno, proporcionamos una plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre y un ejemplo. También ofrecemos consejos para gestionar los formularios de solicitud de tiempo libre, formas de comunicar las políticas de solicitud de tiempo libre a los empleados y damos las mejores prácticas para gestionar las solicitudes de tiempo libre.

¿Por qué es importante un formulario de solicitud de tiempo libre?

Los empleados y las empresas se benefician de los formularios de solicitud de tiempo libre. Los deberes de un empleado están cubiertos mientras está ausente si avisa con antelación. Un empleado que se acoja a una baja médica prolongada, como una baja por maternidad, puede obtener una ausencia prolongada con un formulario de solicitud de baja. El empresario puede entonces formar a un sustituto temporal.

Los formularios de solicitud de tiempo libre son documentos formales de seguimiento. Permiten a los empleadores llevar un registro de todas las licencias que un empleado ha tomado para calcular correctamente la paga o el tiempo que se le debe en caso de que el empleado deje la empresa.

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Cómo crear un formulario de solicitud de tiempo libre

Si su empresa no dispone de un formulario formalizado de solicitud de tiempo libre, siga los siguientes pasos para crear uno:

1. Identificar la información necesaria

Empiece por decidir qué información necesita de los empleados para aprobar o denegar el tiempo libre. Normalmente, esto incluye las fechas solicitadas y el motivo del tiempo libre. Algunos lugares de trabajo, como las escuelas, pueden exigir que se busque un profesor sustituto o que se proporcionen planes de clases. Incluya esos requisitos en el formulario si es necesario para su empresa.

2. Proporcionar instrucciones

Determine una serie de pasos claros que el empleado deba seguir para rellenar y presentar el formulario con exactitud. Esto incluye la antelación con la que deben presentar el formulario, a quién entregárselo y cómo recibirán la notificación de aprobación o denegación.

3. Cree un formulario rellenable

Ahora que tiene una lista de la información que necesita de los empleados y el proceso a través del cual solicitarán las vacaciones, cree un formulario rellenable. Un formulario rellenable puede completarse en línea o imprimirse y rellenarse a mano.

4. Comunicar la política a los empleados

Asegúrese de que todos los empleados conocen el proceso para solicitar tiempo libre. Añada la política y una copia de la plantilla del formulario de solicitud de tiempo libre al manual del empleado.

5. Anuncie la forma

Proporcione copias del formulario de solicitud de tiempo libre para que los empleados lo utilicen. Puede ser en línea, a través de un portal de la empresa, o en una unidad local compartida de la oficina, o incluso en copias impresas en la oficina. Determine qué método de compartir funciona mejor para sus empleados.

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Plantilla de solicitud de tiempo libre

Aquí tienes una plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre que puedes ajustar según las necesidades de tu empresa:

Solicitud de tiempo libre de un empleado
Instrucciones: Rellene el siguiente formulario. Marque con un círculo el tipo de permiso que corresponda. Si marca con un círculo «otros», explique el motivo de su ausencia. Firme y feche donde se indica. Envíe su formulario de solicitud a RRHH a más tardar cinco días hábiles antes de su permiso solicitado.
Nombre:
Fecha de presentación de la solicitud:
Fecha de inicio del tiempo libre solicitado:
Fecha de finalización del tiempo libre solicitado:
Total de días libres:
Fecha de regreso al trabajo:
Motivo del tiempo libre del empleado
Vacaciones Permiso personal
Permiso por duelo El jurado
El deber militar Licencias médicas
FMLA Otros:
Comentarios:
Certificación de los empleados
Entiendo que mi solicitud puede ser denegada por la dirección. Certifico que presento mi formulario al menos cinco días laborables antes del tiempo libre solicitado.
Firma del empleado:
Decisión de la dirección: Aprobado/ Denegado
Observaciones:
Firma de RRHH: Fecha:

**Relacionado: [3 cosas que hay que saber sobre las vacaciones ilimitadas y las políticas de tiempo libre remunerado](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/unlimited-vacation-paid-time-off-policies)**## Ejemplo de formulario de solicitud de tiempo libreAquí hay un ejemplo de un formulario de solicitud de tiempo libre completado utilizando la plantilla anterior:

Solicitud de tiempo libre del empleado
Instrucciones: Rellene el siguiente formulario. Marque con un círculo el tipo de ausencia que corresponda. Si marca «otros», explique el motivo de su ausencia. Firme y feche donde se indica. Envíe su formulario de solicitud a Recursos Humanos a más tardar cinco días hábiles antes de la licencia solicitada.
Nombre:
Fecha de presentación de la solicitud:
Fecha de inicio de la baja solicitada:
Fecha de finalización del tiempo libre solicitado:
Total de días libres:
Fecha de regreso al trabajo:
Motivo de baja laboral
Vacaciones Permiso personal
Licencia por duelo Trabajo del jurado
Deberes militares Baja médica
FMLA Otros:
Comentarios:
Certificación de los empleados
Entiendo que mi solicitud puede ser rechazada por la dirección. Certifico que estoy presentando mi formulario al menos cinco días laborables antes del tiempo libre solicitado.
Firma del empleado:
Decisión de la dirección: Aprobada/ Denegada
Comentarios:
Firma de RRHH: Fecha:
Supervisor Sam Davies
Lugar de trabajo Sucursal de Orlando
Dirección de correo electrónico c.smith@simmons.com
Número de trabajo 407-555-1430
Fecha de inicio 1 de octubre de 2017
Salario 52.500 dólares al año
Información de contacto en caso de emergencia
Nombre Edward Smith
Dirígete a 9324 Kenwood Place, Orlando, FL 32801
Número de trabajo 407-555-9402
Número de teléfono móvil 321-226-2094
Relación Marido
Condiciones de salud (opcional) Cacahuetes

**Relacionado: [Tiempo libre remunerado: qué es (y en qué se diferencia del tiempo de vacaciones)](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/paid-time-off)**## Consejos para gestionar los formularios de solicitud de tiempo libreLos empleadores pueden mantener sus formularios de solicitud de tiempo libre manejables con los siguientes consejos:- **Utilizar un sistema en línea:** Si es posible, cree un sistema de formularios de solicitud de tiempo libre en línea o por ordenador. Esto reducirá la cantidad de papel físico que tiene que rastrear y proporcionará un fácil acceso a los formularios de permisos anteriores para los empleados, los gerentes y el personal de recursos humanos.
– **Automatizar:** Automatizar el proceso de solicitud de tiempo libre en la medida de lo posible. Por ejemplo, si se rellena un formulario en línea, haga que se envíe automáticamente por correo electrónico a la parte que lo aprueba.
– Planifique con antelación:** Esté al tanto de los principales días festivos o eventos de su zona. Consulte a sus empleados con varias semanas de antelación respecto a los periodos de vacaciones más populares para asegurarse de que tendrá suficiente cobertura.
– **Haga una política:** Asegúrese de que su política es simple pero específica para limitar la confusión en el proceso de solicitud de tiempo libre.
– **Elaborar un calendario:** Crear un calendario de bajas para que todos los empleados puedan ver cuándo la empresa tendrá poco personal. Esto puede ayudar a los empleados a autorregular sus permisos.
– **Sea alentador:** Anime a sus empleados a que se tomen el tiempo libre que se les proporciona a través de las políticas y beneficios de la empresa. Los empleados con exceso de trabajo son menos productivos y pueden afectar a la moral general de la empresa.
– **Limitar las restricciones:** Intenta limitar al máximo las restricciones para utilizar el tiempo libre. En lugar de crear una única política de denegación, considere cada solicitud de forma independiente.
– **Intercambio de turnos:** Si varios empleados necesitan el mismo día libre, anime a los empleados a intercambiar turnos para mantener la cobertura de trabajo pero seguir recibiendo el tiempo libre que desean.**Relacionado: [Cómo crear una política de solicitud de tiempo libre](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/time-off-request-policy)**## Cómo comunicar las políticas de solicitud de tiempo libreSiga estos pasos para comunicar eficazmente la política de solicitud de tiempo libre de su empresa a los empleados:### 1. Confirme la política Confirme la políticaEmpiece por confirmar la política de solicitud de tiempo libre con RRHH y la dirección. Una vez que se hayan aprobado todos los formularios y procedimientos, puede crear un plan para informar a los empleados. Envíe un correo electrónico o celebre una reuniónSi tiene una empresa grande o muchos empleados que trabajan a distancia, envíe un correo electrónico detallando la nueva política de solicitud de tiempo libre. Si su empresa es pequeña y todos trabajan en el mismo lugar, celebre una reunión en persona para explicar la nueva política. Incluya la política escrita en el manual del empleadoIncluya una copia escrita de la política, el formulario de solicitud de tiempo libre y el procedimiento en el manual del empleado para todos los empleados actuales y futuros. Proporcione copias del formulario de solicitud de tiempo libreDé a los empleados copias del formulario de solicitud de tiempo libre. Pueden ser copias físicas o acceso a un formulario digital o en línea, dependiendo del procedimiento de presentación de su empresa.## Mejores prácticas para presentar los formularios de solicitud de tiempo libreHay varias mejores prácticas para presentar los formularios de solicitud de tiempo libre:- Tenga en cuenta los requisitos del sindicato si sus empleados están sindicalizados. A menudo existen requisitos de tiempo libre obligatorios para los trabajadores sindicados.
– Recompensar a los empleados con una gratificación si deciden trabajar en un día festivo o durante una época de mucho tiempo libre de los empleados.
– Seguimiento de los empleados' tiempo libre anterior para asegurarse de que no están abusando del sistema.
– Da plazos claros para presentar el tiempo libre por adelantado. Sin embargo, sea flexible con situaciones como una enfermedad repentina o un duelo.
– Considere la posibilidad de establecer un calendario de vacaciones rotativo si su empresa abre en los días festivos más importantes para evitar que los mismos empleados trabajen esos días todos los años.
– Utilizar la antigüedad para determinar quién recibirá el tiempo libre si varias personas lo solicitan al mismo tiempo.**Relacionado: [Cómo pedir tiempo libre en el trabajo por estrés (más consejos)](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/take-time-off-work-for-stress)**