¿Qué es FTE? Definición y cómo calcularlo

Al trabajar en las proyecciones presupuestarias o en la asignación de recursos para un proyecto, puedes encontrarte con complicaciones porque los empleados no trabajan todos las mismas horas. Algunos empleados pueden trabajar a tiempo completo, a tiempo parcial o sólo un número determinado de horas en su proyecto. Aquí es donde el concepto de ETC (equivalente a tiempo completo) puede ser muy útil. En este artículo, examinaremos qué es el ETC, daremos algunos ejemplos de cómo calcular el ETC y discutiremos su importancia y limitaciones.

¿Qué es el ETC?

FTE son las siglas en inglés de equivalente a tiempo completo, aunque también puede ver que se refiere a él como “WTE” (equivalente a tiempo completo). Es una unidad de medida que representa el número de horas trabajadas por un solo empleado en una semana. También se puede ver a la inversa: el ETC se utiliza en la gestión de proyectos y recursos para determinar las necesidades de personal o informar de las horas trabajadas. Estandariza la medida para determinar el coste (tiempo, dinero y personal) de un proyecto.

El cálculo del ETC puede utilizarse para muchos fines, como la evaluación comparativa de los ingresos o los beneficios por empleado. Documenta las horas trabajadas en lugar del número de empleados. Algunas empresas están obligadas por ley a contar los ETC para determinar si ciertas leyes, como la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de la Salud Asequible, se aplican a la organización. Por ejemplo, las empresas con 50 o más ETC están obligadas a ofrecer un seguro médico de grupo.

Relacionado: ¿Qué es un trabajo a tiempo completo?

¿Qué es un empleado ETC?

Dado que el ETC representa el número de horas trabajadas en una semana, un empleado ETC es el total de empleados que se necesitan para formar un ETC. Por ejemplo, si un empleador tiene una semana laboral de 40 horas, un empleado programado para trabajar esas horas se considera 1.0 FTE. Un empleado que sólo trabaje 20 horas es 0,5 ETC, por lo que se necesitarían dos empleados a tiempo parcial para que el número de ETC fuera de 1,0. Del mismo modo, cinco empleados que trabajen sólo cinco horas cada uno seguirían sumando 1,0 ETC.

Cuando una empresa emplea a un gran número de personal a tiempo parcial, puede ser útil convertir sus horas trabajadas en equivalentes a tiempo completo para ver a cuántos empleados a tiempo completo equivalen.

Relacionado: ¿Qué son las horas de trabajo a tiempo completo?

Cómo calcular el ETC

Estos son los pasos para calcular el ETC:

1. Determina qué entiendes por tiempo completo

La definición de «tiempo completo» varía según la empresa, la región y el país. En Estados Unidos, una semana de trabajo a tiempo completo suele ser de 40 horas, mientras que otros pueden considerar 35 horas a tiempo completo. Algunos pueden utilizar definiciones semanales, mensuales o anuales de tiempo completo.

2. Calcule el número de horas a tiempo completo

Para las horas semanales, puede multiplicar el número de horas de una jornada laboral típica por el número de días laborables de la semana. Por ejemplo, si su empresa programa a los empleados para que trabajen ocho horas al día durante cinco días a la semana, sus horas semanales a tiempo completo son 8 x 5 = 40.

Utilizando la semana laboral de 40 horas, un total mensual sería de 160 horas (40 x 4 = 160). Un total anual sería de 2.080 (40 x 52 = 2.080).

3. Utilice esa determinación de tiempo completo para calcular el ETC del empleado

Observe el número real de horas que cada empleado tiene previsto trabajar cada semana. Para calcular el ETC de ese empleado, divida el número real de horas programadas por el número de horas que considera a tiempo completo. La ecuación sería: Horas programadas / semana laboral a tiempo completo = porcentaje de FTE.

También puede ver el ETC expresado en forma de porcentaje. Un 100% de ETC es lo mismo que un 1,0 de ETC. Del mismo modo, un 50% de ETC es lo mismo que un 0,5 de ETC y un 75% de ETC es el equivalente a un 0,75 de ETC.

Por ejemplo, si su empresa considera que la jornada completa es de 40 horas semanales y todos sus empleados están programados para trabajar 40 horas, cada uno tendría un ETC de 1,0. Si todos sus empleados son a tiempo parcial y trabajan 20 horas a la semana, su ETC bajaría a 0,5 (20 / 40 = 0,5).

Los empleados que trabajan 16 horas semanales en una empresa cuya jornada completa es de 38 tendrían también un ETC de 0,4 (16 / 38 = 0,4). Si su empresa considera que la jornada completa es de 36 horas semanales y un empleado sólo está programado para 24 horas, el ETC de ese empleado sería de 0,6 (24 / 36 = 0,6).

Para calcular el ETC de un empleado basándose en los totales mensuales o anuales, se dividen las horas reales del empleado programadas para el mes o el año por el número de horas a tiempo completo del mes o el año. Esto significa que un empleado que trabaja 80 horas al mes en una empresa cuyo total de horas a tiempo completo por mes es de 160, tendría un ETC de 0,5 (80 / 160 = 0,5).

Ejemplo de cálculo de ETC

La empresa Widget está licitando un contrato que se estima que requerirá 500 horas de trabajo. La oferta exige que el trabajo se complete en 40 horas. El jefe ha utilizado la ecuación FTE. En este caso, sería 500 (horas totales) / 40 (horas de la semana laboral) = 12,5 ETC. Eso significa que 12,5 empleados trabajan ocho horas al día para cumplir con el periodo de tiempo de la semana laboral.

La empresa sólo tiene nueve empleados a tiempo completo (40 horas semanales) y tres a tiempo parcial (20 horas semanales). El propietario determina que la empresa tiene un ETC de 10,5. Utilizando la ecuación del ETC (500 / 10,5), su equipo tardaría casi 48 horas en completar la tarea. En este punto, el jefe debe decidir si abandona la oferta o contrata a alguien para que trabaje ocho horas.

Relacionado: Cómo calcular las horas trabajadas: Fórmula y Ejemplos

¿Por qué es importante el ETC?

El ETC es importante porque proporciona una medida estándar de la disponibilidad de los empleados. Esto simplifica la realización de cálculos sobre la disponibilidad total de los empleados y los costes. Hay varias aplicaciones útiles para el ETC, sobre todo con la gestión de proyectos, pero también con la elaboración de presupuestos, nóminas y otras áreas en Recursos Humanos.

A continuación, algunos ejemplos prácticos de uso de ETC que demuestran su utilidad:

Ejemplo 1: Gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, puede utilizar el ETC para ayudarle a calcular sus necesidades de personal.

Un proyecto requiere 400 horas de trabajo para ser completado. Puede calcular cuántos empleados necesitará utilizando el ETC. En un día hay ocho horas a tiempo completo, por lo que necesitará 50 horas ETC para completar el trabajo (400 / 8).

Con esta información, podrá asignar recursos. Conociendo el ETC de cada empleado, podría asignar cinco empleados a tiempo completo para trabajar 80 horas o 10 días. Otra posibilidad es utilizar cuatro empleados a tiempo parcial con 0,5 ETC y tres empleados a tiempo completo que trabajen más de 10 días para completar el proyecto. Utilizar 10 empleados a tiempo completo que trabajen 40 horas o cinco días también le permitiría terminar el proyecto a tiempo.

Ejemplo 2: Presupuesto de recursos

Como gestor, tiene un presupuesto de 20 ETC para el ejercicio. Para cubrir estos puestos, podría contratar a 20 empleados a tiempo completo con un ETC cada uno. También podría contratar a 40 empleados a tiempo parcial con un ETC de 0,5, cada uno de los cuales trabajaría 20 horas a la semana, suponiendo que una semana a tiempo completo es de 40 horas. También podría contratar 16 empleados a tiempo completo (16 ETC), y ocho empleados a tiempo parcial con 0,5 ETC.

Un ejemplo más complejo es la asignación de recursos de personal en un restaurante de comida rápida. En muchas situaciones como ésta, la mayoría de sus empleados son a tiempo parcial, pero no todos trabajan el mismo número de horas. Puede tener gerentes que son 1.0 ETC, pero algunos empleados a tiempo parcial trabajan 20 horas a la semana (0.5 ETC), y otros sólo trabajan 15 horas a la semana (0.3 ETC).

Si su presupuesto para cada turno es de 5.0 FTEs, podría programar un gerente, seis de los 0.3 FTEs y 4 de los 0.5 FTEs. O bien, podría programar un gerente, tres de los 0,3 ETC y seis de los 0,5 ETC.

Ejemplo 3: Nómina

Otra aplicación del ETC es para calcular el salario anual de un empleado, aunque éste no trabaje a tiempo completo y no haya trabajado aún un año completo.

Por ejemplo, Joe trabaja 24 horas a la semana y hasta ahora ha ganado 15.000 dólares después de seis meses de trabajo. Para calcular su salario anual, habría que dividir su salario por 0,6 (su ETC: 24 / 40) y multiplicarlo por 0,5 (sólo ha trabajado la mitad del año). La fórmula es la siguiente:

$15,000 / (0.5 x 0.6) = $50,000

Esto significa que el salario de Joe&apos es de 50.000 dólares al año.

Ejemplo 4: Acumulación de PTO

Algunas empresas e instituciones pueden utilizar el ETC para ayudar a calcular la acumulación de tiempo libre personal (PTO) de un empleado. Otros factores se aplicarán a la cantidad de PTO que un empleado acumula, como el número de años que ha trabajado en la empresa. Sin embargo, una empresa o institución puede determinar que los empleados con un FTE de 0,5 o 0,75 acumulen menos PTO que un empleado a tiempo completo.

Ejemplo 5: Análisis de personal

Los ETC pueden ser útiles para los analistas presupuestarios a la hora de comparar la plantilla de la empresa con sus beneficios o calcular los ingresos. El uso de ETC es especialmente útil si la empresa tiene muchos empleados a tiempo parcial. Convirtiendo sus horas en un valor ETC, se puede calcular cuántos empleados a tiempo completo representan esas horas de trabajo. Ese número puede entonces constituir la base de su investigación analítica.

Ejemplo 6: Determinación de la elegibilidad para los programas gubernamentales

Los programas gubernamentales suelen utilizar el tamaño de una empresa para determinar su elegibilidad para ciertos programas. El tamaño de la empresa puede expresarse en términos del total de ETC de la empresa.

Por ejemplo, un programa gubernamental puede ayudar a las pequeñas empresas, definiendo una pequeña empresa como aquella con menos de 30 ETC. Otro programa puede considerar que las empresas con más de 50 ETC son grandes empresas y, por lo tanto, pueden optar a determinadas exenciones fiscales.

Limitaciones del ETC

Aunque el ETC es útil, tiene algunas limitaciones:

  • No hay margen para el tiempo libre: Los cálculos de los ETC no tienen en cuenta el tiempo libre, las vacaciones, los días de enfermedad y otros tiempos de ausencia del trabajo. Por ello, las 40 horas semanales o las 2.080 horas anuales utilizadas para calcular el ETC deben entenderse como teóricas. No representan el número real de horas de trabajo de que dispone el empleado.
  • Cuenta con un ritmo constante: El ETC asume una tasa constante, pero algunos trabajos a tiempo parcial no tienen un ETC semanal constante.** Un empleado puede trabajar 25 horas una semana y 19 otra, dependiendo del horario. Podría hacer un seguimiento de este ETC cada semana, pero esto no es útil para los cálculos mensuales y anuales.

Relacionado: 100 abreviaturas de negocios y sus definiciones

Te recomendamos

Cómo escribir un correo electrónico a Recursos Humanos (con plantillas y ejemplos)

50 frases inspiradoras para los negocios

38 Métodos de ahorro para su lugar de trabajo

¿Qué es el proceso de vetting?

¿Por qué la gente deja su trabajo?

Atención centrada en el paciente: Elementos y ejemplos