¿Qué es el «Out of Scope» y cómo evitarlo en su proyecto?

Un proyecto se considera un éxito cuando cumple los requisitos del cliente, se ajusta a un calendario y un presupuesto predeterminados y ofrece el resultado deseado. Los elementos fuera del alcance son cruciales para determinar el éxito o el fracaso de un proyecto. Si una función no estaba incluida en el plan original del proyecto y no contribuye al objetivo del mismo, se considera fuera de alcance.

En este artículo, analizaremos en detalle qué es un proyecto fuera de alcance, cómo se sale del alcance y los pasos para garantizar que un proyecto se mantenga dentro del alcance.

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¿Qué significa «fuera de alcance»?

Las exclusiones del alcance son trabajos que están fuera de los límites del alcance actual de un proyecto, iniciativa o programa. El trabajo que está fuera del alcance también se conoce como exclusiones del alcance o exclusiones del proyecto. Una carta o declaración de alcance define el alcance del proyecto. Todo plan de proyecto requiere una descripción escrita de lo que está en el alcance (el trabajo requerido), y esta descripción es una parte integral de cualquier plan de proyecto. Todo lo que no esté incluido en las características y especificaciones requeridas del proyecto está fuera del alcance, tal y como se define en la declaración del alcance.

Todo proyecto se basa en tres parámetros básicos: alcance, calendario y coste. Los cambios en el alcance requieren modificaciones en el calendario y el coste. Para determinar lo que está dentro o fuera del alcance, primero hay que describir todos los detalles del proyecto que se conocen actualmente sobre la base de las conversaciones con el cliente o las partes interesadas. A continuación, es necesario tener en cuenta las suposiciones críticas que determinarán lo que se considera dentro o fuera del alcance.

¿Cómo se sale del ámbito de un proyecto?

Un proyecto puede salirse de su alcance cuando las partes interesadas intentan encajar funcionalidades adicionales en el alcance actual sin aumentar los recursos, el presupuesto o el calendario para permitir la entrega. Los cambios incontrolados o la ampliación del alcance de un proyecto conducen a la desviación del alcance. Por ejemplo, cuando un cliente solicita más funcionalidades sin renegociar la tarifa de pago o espera servicios adicionales que no se habían acordado originalmente, es probable que se produzca el scope creep. Estas son otras razones comunes por las que los requisitos de un proyecto se salen de su ámbito:

  • Falta de previsión y planificación durante la fase de estimación del proyecto
  • Falta de profundidad y claridad en el documento de requisitos del proyecto
  • Clientes que intentan conseguir más trabajo sin pagar una cantidad extra
  • La falta de priorización de las tareas del proyecto puede dar lugar a ajustes que provoquen el cope creep
  • Mala comunicación entre las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto

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Ejemplos de proyecto en alcance y fuera de alcance

El alcance de un proyecto puede cambiar en cualquier momento durante su ciclo de vida. Es importante reconocer estos cambios de alcance y tomar las medidas necesarias en el momento adecuado. Algunos ejemplos comunes de elementos fuera de alcance que se añaden a un proyecto son:

  • Aumenta el número de entregas
  • Cambios o adiciones a las características del producto
  • Cuando el cliente no está seguro de sus necesidades
  • Cambia los requisitos de los interesados en el producto

Ejemplo

Un cliente se acerca a una empresa de desarrollo de sitios web para construir un sitio web asequible.

En el ámbito

  1. Cambios básicos en el diseño como modificar los colores, editar los sliders y las imágenes de la página web
  2. Cambios básicos de contenido como ayuda en la edición de mensajes
  3. Añadir medios como fotos o vídeos que el cliente posea
  4. Integración en las redes sociales
  5. Pasarela de pago de PayPal e integración de envíos de USPS, UPS y FedEx (sólo para paquetes de comercio electrónico)
  6. Mantenimiento y actualización de WordPress y del software
  7. La velocidad del sitio, la velocidad de la página y la optimización SEO le ayudan a posicionarse en las búsquedas
  8. Optimización de la imagen
  9. Protección de la seguridad del sitio web

Fuera de alcance

  1. Creación de contenidos, adición de nuevas páginas y redacción de textos
  2. Fotografía de archivo (la licencia debe adquirirse por separado)
  3. Diseño de logotipos y productos
  4. Añadir nuevos complementos, software o funcionalidades que no estén ya incluidos
  5. Editar medios como audio, vídeo o presentaciones de PowerPoint
  6. Integración y automatización del marketing, como establecer un vínculo entre el carrito de la compra y el CRM
  7. Gestionar el inventario

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9. ¿Cómo evitar los elementos fuera de alcance en un proyecto?

El control del alcance es lo que hace o rompe un proyecto. A veces no podemos evitar que el alcance se desplace debido a los cambios en la tecnología, las necesidades de las partes interesadas, el entorno competitivo o la normativa gubernamental. El cambio se puede tener en cuenta mediante un proceso estructurado de control de cambios. Un plan de gestión del alcance del proyecto bien definido puede ayudarle a desarrollar un enfoque ágil y eficiente de un proyecto. He aquí algunas formas de asegurarse de que un proyecto se mantiene dentro de su alcance:

2. Comprender la visión del cliente

Antes de comenzar el proyecto, es importante entender la visión de su cliente mediante sesiones de brainstorming y debates. Comparta la información crítica entre las partes interesadas para asegurarse de que todo el mundo está alineado con un mismo objetivo y el proyecto se desarrolla con éxito. El entendimiento mutuo es un elemento crucial para gestionar y completar el proyecto con éxito.

Definir el alcance con precisión

Articule claramente los requisitos que están en el ámbito de su proyecto. Junto con las tareas de alcance, documente también una lista de trabajos fuera de alcance o de exclusiones de su proyecto. Es mejor tomarse tiempo y planificar meticulosamente para hacerlo bien a la primera. Asegúrese de que su cliente y su equipo de proyecto entienden estos límites.

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Firma

Consiga que todas las partes interesadas autoricen formalmente la declaración de alcance firmando la carta de alcance y la estructura de desglose del trabajo (EDT). También es aconsejable que firmen en los hitos y entregables críticos. Esto puede evitar disputas, malentendidos y costosas repeticiones.

Herramientas de gestión de proyectos colaborativos

Un diagrama de Gantt es una potente herramienta de gestión de proyectos que representa tu plan de proyecto poniendo tus tareas en un calendario. Le ayuda a articular, supervisar y planificar su proyecto. Los programas de gestión de proyectos como Flow, Aha!, Trello y Asana son herramientas prácticas para gestionar proyectos. Los cambios en el alcance pueden ser controlados eficazmente a través de la tecnología poniéndolos en el sistema y conectando sus variables dependientes.

Tablero de control de cambios

Una junta de control de cambios debe considerar adecuadamente todos los cambios de alcance. Cada solicitud de cambio debe estar respaldada por pruebas de necesidad y una declaración de beneficios. La junta debe programar reuniones para evaluar la solicitud de cambio, el impacto en el presupuesto, la calidad y el calendario de entrega antes de aprobar un cambio de alcance.

Entender el proceso

A menudo, los clientes solicitan nuevas incorporaciones o requisitos a medida que avanza el proyecto. En este caso, explique al cliente el proceso de añadir una nueva tarea al proyecto. Antes de aceptar cualquier trabajo adicional, también hay que tener en cuenta los plazos del proyecto, el calendario y la capacidad de los recursos.

Vuelva a establecer la línea de base del plan del proyecto

Si se aprueban cambios en el alcance, es importante volver a elaborar el plan del proyecto. Los cambios deben incorporarse al plan, y reevaluar el presupuesto y el calendario en función de cada cambio de alcance. Si es necesario, lo mejor es solicitar recursos adicionales para realizar los cambios.

Comunicar al equipo

El equipo del proyecto y las partes interesadas deben estar actualizados e informados sobre cualquier cambio en el proyecto. También deben conocer el proceso de presentación de solicitudes de cambio para poder orientar a las unidades de negocio, los socios proveedores o los clientes cuando lo soliciten.