13 Funciones esenciales de los recursos humanos

Trabajar como profesional de los recursos humanos (RH) implica diversas responsabilidades. Este departamento ayuda a gestionar y supervisar las políticas y procedimientos relativos a los empleados para mantener un entorno de trabajo positivo. Si eres un profesional de RRHH o estás buscando una carrera como tal, aprender sobre estas responsabilidades puede ayudarte a desempeñar este papel de forma más eficaz. En este artículo, analizamos la importancia de las funciones de recursos humanos, 13 de sus principales funciones y los pasos para desarrollar mejores prácticas de RRHH.

Recursos Humanos: Definición y funcionamiento

¿Por qué son importantes las funciones de recursos humanos?

El departamento de recursos humanos gestiona las preocupaciones y necesidades relacionadas con los empleados dentro de una organización. Este departamento realiza diversas tareas y responsabilidades destinadas a reforzar la plantilla y promover un entorno laboral positivo. Estas actividades pueden ayudar a mejorar el rendimiento, la moral y la participación de los empleados en el trabajo. Cuando los empleados disfrutan viniendo a trabajar, esto puede ayudar a aumentar su productividad y a reducir las tasas de rotación. Los profesionales de RRHH también estructuran la organización desarrollando y aplicando políticas y procedimientos que protegen a los empleados y cumplen los objetivos de la organización.

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13 funciones de los departamentos de RRHH

El departamento de recursos humanos es responsable de numerosas tareas y actividades que apoyan a la empresa y a sus empleados. Las principales funciones del departamento de recursos humanos son:

Planificación de RRHH

El departamento de recursos humanos es responsable de establecer los planes relativos al futuro de la empresa y de su plantilla. Esta responsabilidad afecta a muchas otras funciones de RRHH, como el reclutamiento y la contratación de talento, la gestión del rendimiento y la planificación de la sucesión. Los profesionales de RR.HH. deben evaluar las metas y objetivos de la empresa y determinar las estrategias de personal que ayuden a alcanzarlos. Por ejemplo, pueden aumentar las contrataciones para alcanzar los objetivos de producción o reclutar talento con un conjunto de habilidades específicas para completar un proyecto o iniciativa concreta. A menudo, el departamento de RRHH colabora con otros departamentos para asegurarse de que entiende sus necesidades a la hora de planificar.

Al coordinar y desarrollar estos planes, el departamento debe tener en cuenta numerosos factores. Tienen que asegurarse de que sus estrategias se alinean con la misión de la empresa para promover prácticas coherentes. Los profesionales de RR.HH. también deben supervisar los factores externos, como los cambios en la legislación o la tecnología, que puedan afectar a la empresa. Tomar estas medidas puede ayudar a la empresa a adaptarse a dichos cambios, permitiéndole seguir luchando por su misión y sus objetivos y seguir siendo competitiva en el mercado.

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Reclutamiento y selección de talentos

El departamento de recursos humanos desempeña un papel esencial en la captación y el reclutamiento de talento para su organización. Pueden trabajar con los directivos para desarrollar objetivos de contratación e identificar los tipos de candidatos a los que quieren llegar o los puestos que necesitan cubrir. Estos profesionales también pueden ayudar a crear y publicar anuncios de empleo, encontrar candidatos cualificados y llevar a cabo el proceso de selección inicial. Cuando buscan candidatos, pueden buscar en plataformas de redes profesionales o asistir a eventos presenciales, como ferias de empleo.

Los profesionales de RRHH también ayudan en el proceso de contratación e incorporación. Pueden enviar a los nuevos contratados su oferta de trabajo, asignarles la fecha de inicio, negociar los salarios y comenzar el proceso de inscripción en las prestaciones. El primer día de los empleados, estos profesionales les orientan en el lugar de trabajo para que se familiaricen con las políticas y procedimientos de la empresa.

Compensación y beneficios

El departamento de recursos humanos ayuda a gestionar y supervisar la compensación y los beneficios que se ofrecen a los empleados. Trabajan con los directivos para fijar los salarios y negociarlos con los empleados según sea necesario. Una vez contratados, el departamento de recursos humanos añade a los empleados a su sistema de nóminas y es responsable de garantizar que se les pague puntualmente según el calendario de pagos. Este departamento también supervisa los estándares salariales dentro de su sector para garantizar que la empresa siga siendo competitiva. Si la empresa no puede ofrecer un salario competitivo, puede compensarlo con beneficios adicionales.

Los empleados también suelen recibir un paquete de beneficios, que puede incluir un seguro médico y dental, un seguro de vida, planes 401(k) y de jubilación y tiempo libre remunerado. Como parte de su función, los profesionales de RRHH desarrollan estos paquetes y aplican políticas y directrices. Pueden negociar las tarifas de grupo con los proveedores de seguros y coordinar las actividades relacionadas con la planificación de la jubilación. El departamento de RRHH se comunica con los empleados acerca de sus beneficios respondiendo a sus preguntas, recordándoles los plazos pertinentes e incluso pidiéndoles su opinión sobre cualquier otro beneficio deseado.

Salud y seguridad

El departamento de recursos humanos es responsable de desarrollar y aplicar las medidas de seguridad y salud en el lugar de trabajo. Según la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo de 1970 (OSHA), los empresarios deben proporcionar un entorno de trabajo seguro. Este departamento debe estar familiarizado con la normativa de la OSHA y cumplirla supervisando la formación en materia de seguridad, gestionando los registros de lesiones, informando de las mismas y gestionando cualquier necesidad de indemnización que surja como consecuencia de ellas. Las medidas de seguridad aplicadas pueden ser las exigidas por el sector o garantizar la seguridad general, como las políticas de acoso y la planificación de emergencias.

Cumplimiento de la legislación laboral

Además de las normas de salud y seguridad, el departamento de recursos humanos también se asegura de que la empresa cumpla con las leyes laborales pertinentes. Mantener el cumplimiento de dichas leyes puede ayudar a prevenir las quejas relacionadas con las prácticas de empleo o las condiciones del lugar de trabajo. Los profesionales de RRHH reciben formación sobre las leyes estatales y federales, como la Ley de Normas Laborales Justas, el Título VII de la Ley de Derechos Civiles, la Ley Nacional de Relaciones Laborales y la Ley de Licencia Familiar y Médica.

Estos profesionales gestionan el papeleo, establecen políticas y coordinan la formación para ayudar a garantizar el cumplimiento. Algunas de las áreas cubiertas por estas políticas son los requisitos de descanso, las horas de trabajo, las normas de acoso y la igualdad de oportunidades de empleo. También actualizan y mantienen los manuales de la empresa para ayudar a los empleados a entender sus derechos y protecciones. El departamento de RRHH también se ocupa de las quejas relacionadas con el cumplimiento de las normas y toma las medidas disciplinarias necesarias.

Formación y desarrollo

Como parte del proceso de planificación de RRHH, el departamento de recursos humanos coordina y gestiona la formación y el desarrollo de los empleados. Los nuevos empleados suelen recibir formación para aprender las políticas y procedimientos de la empresa y las habilidades, herramientas o recursos específicos necesarios para realizar su trabajo. El departamento de RRHH también trabaja con los directivos para crear o poner en marcha programas que formen a la plantilla existente en habilidades o conocimientos específicos. Estas oportunidades suelen tener como objetivo mejorar su rendimiento o alcanzar los objetivos de la organización. Por ejemplo, una empresa que implanta una nueva tecnología puede poner en marcha un programa para enseñar a los empleados a utilizarla.

Aparte de la formación interna, el departamento de RRHH también puede ayudar a coordinar la participación de los empleados en seminarios, convenciones, conferencias u oportunidades de formación continua. Promover el crecimiento profesional en el lugar de trabajo puede ayudar a los empleados a sentirse más valorados. Esta cultura puede ayudar a reducir la rotación y mejorar la productividad y la eficiencia.

Relaciones laborales y con los empleados

El departamento de recursos humanos suele supervisar las relaciones entre los empleados y los empleados y sus jefes. Durante los conflictos, un profesional de RRHH puede intervenir y servir de mediador. El departamento también es responsable de atender las quejas de los empleados en torno al lugar de trabajo. En las organizaciones con empleados sindicados, también puede ser responsable de gestionar los contactos con el sindicato. El departamento se asegura de que las políticas y los procedimientos de la empresa cumplen los requisitos del sindicato y se comunica constantemente con ellos para mantener relaciones positivas. Estar en contacto con los sindicatos también puede ayudar a la organización a identificar cualquier problema potencial y a resolverlo para evitar que se agrave, como huelgas o protestas.

El bienestar de los empleados

Los profesionales de recursos humanos también velan por el bienestar general de los empleados de la organización. Pueden promover y llevar a cabo actividades de salud y bienestar para ayudar a los empleados a evitar el agotamiento. Por ejemplo, pueden animar a los empleados a utilizar sus días libres o coordinar retos de bienestar. Los profesionales de RRHH también pueden proporcionar ayuda individualizada a los empleados que se enfrentan a problemas personales. Pueden proporcionar recursos específicos o asistencia para ayudar a minimizar el problema o discutir las opciones que el empleado puede tomar, como el tiempo libre y otros beneficios.

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Gestión del rendimiento

El departamento de recursos humanos también ayuda a supervisar el rendimiento laboral de los empleados de su empresa. La gestión del rendimiento suele incluir actividades como las revisiones del rendimiento entre los empleados y sus jefes. Estas actividades ayudan a evaluar si la plantilla está cumpliendo las metas y objetivos de la organización. El departamento de RRHH puede utilizar la información obtenida para crear o proporcionar oportunidades de formación y desarrollo según sea necesario. La realización de entrevistas de salida también puede ayudar a la función de gestión del rendimiento, ya que ayuda a los profesionales de RRHH a entender por qué los empleados deciden marcharse. Si el departamento identifica una preocupación común, puede entonces empezar a hacer mejoras para ayudar a asegurar la retención de los empleados.

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Planificación de la carrera profesional y de la sucesión

Como componente de la planificación de RRHH, el departamento puede llevar a cabo actividades relacionadas con la planificación de la carrera o la sucesión. Cuando se espera que haya puestos de alto nivel disponibles, el departamento de RRHH puede trabajar con los directivos para identificar a los empleados de mayor rendimiento que podrían servir como sustitutos. Más allá del rendimiento laboral, también pueden evaluar a los posibles candidatos en función de su reputación interna y de las habilidades relevantes que podrían aportar al puesto. Disponer de un plan de sucesión puede ayudar a evitar trastornos en la empresa.

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Cultura de empresa y compromiso

El departamento de RRHH crea un entorno de trabajo que involucra a sus empleados. Puede coordinar actividades que fomenten la participación y la creación de redes, como retiros, concursos o fiestas en la oficina. Estos profesionales también pueden elaborar boletines periódicos que mantengan a los empleados informados sobre las noticias o los eventos de la empresa. Cuando los empleados se sienten comprometidos en el trabajo, esto puede ayudar a elevar la moral y mejorar las tasas de retención.

Otro método de compromiso es ofrecer incentivos o recompensas por el rendimiento o la participación de los empleados en las actividades del lugar de trabajo. Por ejemplo, la empresa puede establecer un programa de recomendación para aumentar sus esfuerzos de contratación y ofrecer una recompensa monetaria a las personas que recomienden candidatos. Al organizar concursos, los ganadores pueden recibir tarjetas de regalo u otras recompensas tangibles. Este tipo de incentivos puede ayudar a que los empleados se sientan apreciados y con ganas de venir a trabajar.

Evaluación de puestos de trabajo

El departamento de recursos humanos puede encargarse de analizar los puestos de trabajo dentro de una organización. Estos profesionales evalúan cada puesto de trabajo e identifican su título apropiado, las tareas, las responsabilidades y las habilidades necesarias para desempeñarlo. Como los puestos pueden cambiar con el tiempo, el departamento también es responsable de actualizar sus descripciones cuando sea necesario. Esta responsabilidad puede ayudar a la planificación de RRHH y a los procesos de contratación. El departamento también evalúa los puestos para determinar su valor. Utilizan varios métodos, como la clasificación de los puestos o su clasificación en categorías específicas. Esta evaluación ayuda a la organización a determinar cómo recompensar o compensar de forma justa a las personas que ocupan esos puestos.

Tareas administrativas

El departamento de recursos humanos también gestiona las tareas administrativas cotidianas relacionadas con la plantilla. Se encargan de mantener los registros y archivos del personal y el papeleo relacionado con la incorporación y la baja, las pólizas de seguro y los contratos de los empleados. Los empleados pueden acudir a estos profesionales para que les aclaren o ayuden con los procedimientos y políticas administrativas o del lugar de trabajo. Por ejemplo, los especialistas del departamento también pueden encargarse de las nóminas y los procedimientos de programación. Cuando es necesario, el departamento también gestiona los arreglos de viaje y procesa los gastos relacionados con la empresa.

Cómo construir mejores prácticas de recursos humanos

Puede utilizar los siguientes pasos como guía para desarrollar mejores prácticas de recursos humanos:

1. Llevar a cabo la formación

Los profesionales de RR.HH. deben participar en la formación para asegurarse de que sus conocimientos están actualizados en lo que respecta a las leyes, los reglamentos y los procedimientos laborales pertinentes. También pueden aprovechar las oportunidades para aprender habilidades cruciales para sus responsabilidades, como el uso de tipos específicos de software o la prestación de servicios de resolución de conflictos. A medida que estos profesionales siguen aprendiendo a realizar su trabajo, puede ayudar a fortalecer el equipo y mejorar los procesos de RRHH.

2. Seguir la misión de la empresa

La mayoría de las organizaciones tienen una misión que quieren mantener o alcanzar. A la hora de desarrollar políticas y procedimientos, el departamento de RR.HH. debería tener en cuenta esa misión y los valores correspondientes. Mantener esa alineación puede ayudar a garantizar la coherencia en todas las áreas de la empresa y a mantener la atención en la consecución de los objetivos fijados por sus dirigentes.

3. Establezca las expectativas

Durante el proceso de reclutamiento y contratación, el departamento de RRHH debe hacer hincapié en las expectativas de cada función. Cuando los nuevos empleados entienden esas expectativas, se asegura que se sientan preparados para asumir las responsabilidades del trabajo. También puede establecer directrices que puedan utilizar para medir su rendimiento y realizar las mejoras necesarias.

4. Promover la transparencia

El departamento de RRHH debe emplear una política de comunicación abierta para garantizar que los empleados se sientan cómodos planteando sus necesidades o preocupaciones. El departamento también puede enviar y gestionar encuestas anónimas para recoger las opiniones de los empleados. Cuando los profesionales de RRHH pueden ver cómo se sienten los empleados en el lugar de trabajo, puede ayudarles a identificar y resolver problemas.

5. Aprovechar el software de RRHH

Utilizar la tecnología, como los sistemas de información de recursos humanos, puede ayudar al departamento a completar sus tareas administrativas de forma eficiente y eficaz. Este tipo de software suele ofrecer herramientas de automatización que ayudan a ahorrar tiempo y a que los procesos sean más coherentes. También puede ayudar a almacenar los datos de los empleados u otra información sensible en un solo lugar, permitiendo el acceso bajo demanda.

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