Una organización puede utilizar la contabilidad para controlar actividades financieras importantes, como la facturación y las nóminas.
En este artículo, proporcionamos 14 conceptos básicos de contabilidad que todo propietario de una pequeña empresa debe conocer para ayudar a que su empresa sea y siga siendo rentable.
Su guía de carreras en finanzas
¿Qué es la contabilidad?
Las transacciones financieras más básicas que realiza su empresa deben registrarse y organizarse en un cuadro financiero coherente. Saber si su empresa está obteniendo beneficios es una de las razones más importantes para mantener unos registros adecuados. Además de crear informes precisos, también será más fácil comprender los puntos fuertes y débiles de su empresa.
Aunque la gente suele utilizar los términos «contabilidad» y «teneduría de libros» indistintamente, no son lo mismo. La contabilidad consiste en recoger datos, introducirlos en un sistema y elaborar informes básicos. Las tareas de teneduría de libros proporcionan la base para los procesos de contabilidad, que son más analíticos y complicados.
Las tareas básicas de contabilidad incluyen las siguientes:
- Facturar a los clientes
- Registro de las facturas de los proveedores
- Registrar los pagos a proveedores
- Registro de los pagos de los clientes
- Actualizar el sistema de nóminas
- Elaboración de informes financieros
Relacionado: Aprender a ser contable
¿Por qué es importante entender los fundamentos de la contabilidad?
Si tienes una pequeña empresa, es probable que inviertas en un software de contabilidad para tus necesidades de teneduría de libros. Aunque estos paquetes son muy sofisticados y fáciles de usar, todavía hay que introducir la información correctamente y hay que entender conceptos básicos de contabilidad para interpretar los estados financieros. A medida que su empresa crezca, es posible que quiera contratar a un contable para que lleve la contabilidad por usted. Incluso si este es el caso, usted todavía necesita saber cómo interpretar los informes financieros básicos para medir la salud financiera de su empresa.
Esto no significa que tengas que convertirte en un experto en cuestiones financieras. Como propietario de una empresa, tus puntos fuertes pueden ser otros, por ejemplo, el diseño creativo e innovador de productos o el desarrollo de relaciones comerciales sólidas. Sin embargo, para que su empresa sea un éxito, siempre debe tener presente el aspecto financiero. Como el objetivo principal de una empresa suele ser obtener beneficios, es necesario tener una imagen financiera clara de su negocio junto con la consideración de todos los demás aspectos empresariales importantes.
Relacionado: 6 Habilidades contables esenciales
Conceptos básicos de contabilidad
A continuación se presenta una lista de cuentas, términos y estados financieros importantes de un sistema de contabilidad con el que todos los propietarios de pequeñas empresas deberían familiarizarse:
1. Débitos y créditos
Generalmente, cuando una transacción implica la entrada de dinero en la empresa, se trata de un débito. A la inversa, cuando el dinero sale de la empresa, el sistema abonará la cuenta de efectivo. En pocas palabras, los débitos son números positivos, mientras que los créditos son números negativos.
2. Fondos propios
Los fondos propios son una cuenta del balance de una empresa que incluye el capital social y los beneficios retenidos.
3. Pasivos
El pasivo son las cantidades que la empresa debe a sus acreedores y también forman parte del balance de una empresa. El pasivo también incluye el dinero que una empresa ha recibido por servicios futuros, ya que las cantidades recibidas aún no se han ganado.
4. Activos
El balance también incluye los activos de una empresa, que son los recursos valiosos que posee una empresa. Los activos pueden incluir inventarios, edificios, equipos, cuentas por cobrar y existencias.
5. Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son la cuenta que registra todos los pagos pendientes de los clientes. Si prestas servicios o proporcionas productos sin cobrar inmediatamente, tendrás que llevar un registro de las cantidades que te deben los clientes. Las cuentas por cobrar le ayudan a enviar facturas precisas a sus clientes, siempre que introduzca todos los datos pertinentes y mantenga el sistema actualizado.
6. Cuentas por pagar
Como el término indica, las cuentas por pagar le ayudan a llevar un control de las cuentas que su empresa necesita pagar. Utilizar las cuentas por pagar para controlar sus pagos le asegurará que liquida sus cuentas a tiempo y que evita errores, como pagar una cuenta dos veces. Mantener un registro limpio con respecto a los pagos es importante si quiere establecer relaciones sólidas con sus proveedores y desarrollar una buena reputación para su empresa.
7. Inventario
Su inventario es uno de los aspectos más importantes de su negocio, ya que es básicamente la forma de obtener beneficios. Debe asegurarse de que las cifras reflejadas en la sección de inventario de su balance reflejen con exactitud las existencias reales que tiene, haciendo regularmente un recuento de inventario y ajustando las cifras en consecuencia. También es importante que el sistema cuente con la información correcta en lo que respecta al coste del inventario y los precios de venta.
8. Patrimonio del propietario's
Esta cuenta refleja la cantidad de dinero que un propietario tiene en un negocio cuando se restan todos los pasivos.
9. Beneficios retenidos
Esta cuenta mantiene un registro de todos los beneficios que el propietario ha reinvertido en la empresa. Se trata de una cuenta acumulativa, lo que significa que refleja todos los beneficios retenidos de una empresa desde su creación, lo que constituye una información importante para los posibles inversores.
10. Ventas
Para dirigir un negocio con éxito, es necesario llevar un registro de lo que se vende, ya que esto influye directamente en la rentabilidad de la empresa. Es importante introducir todas las ventas en el sistema para tener una visión clara de los beneficios que se obtienen y para que los productos también salgan del inventario.
11. Gastos de nómina
En esta cuenta se registran los sueldos y salarios que paga a su personal, así como los costes de los impuestos sobre las nóminas relacionados, como sus contribuciones de contrapartida a Medicare y la Seguridad Social. Es esencial mantener esta cuenta precisa y actualizada a efectos de información fiscal y gubernamental.
12. Balance de situación
Si quieres tener una visión global de la salud financiera de tu empresa, consulta el balance. Se trata de un estado financiero que muestra el activo, el pasivo y los fondos propios de la empresa y proporciona detalles sobre el balance de ingresos y gastos durante un periodo determinado.
13. Declaración de ingresos
Este es otro estado financiero importante que le dará una clara indicación de la salud financiera de su empresa. La cuenta de resultados también se denomina cuenta de pérdidas y ganancias, ya que se centra en los ingresos y gastos de la empresa durante un período determinado.
14. Estado de cuentas
El estado de flujo de caja es también un estado financiero muy importante, ya que refleja el flujo de caja operativo, de inversión y de financiación de una empresa, que es un reflejo de la liquidez y el rendimiento financiero general de una empresa.