Conocer mejor los fundamentos de la gestión de proyectos puede mejorar sus posibilidades de completar con éxito un proyecto, independientemente de su alcance. Una gestión adecuada es imprescindible tanto si el proyecto es grande como pequeño, y dominar los fundamentos de la gestión de proyectos es un primer paso importante. Dominar los fundamentos de la gestión de proyectos requiere estudio y práctica.
En este artículo, analizamos las cuestiones básicas de la gestión de proyectos.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un procedimiento compuesto por una serie de tareas que deben completarse para lograr un propósito específico. Por tanto, pueden ser extremadamente grandes o complejos, o, por el contrario, simples y sencillos. Un gestor de proyectos suele encargarse de coordinarlos. El trabajo del gestor de proyectos consiste en comprender todos los objetivos que deben cumplirse y cuándo, y gestionar todos los aspectos de la ejecución del proyecto para garantizar que se entregue a tiempo y de acuerdo con las normas establecidas.
La mayoría de los proyectos tienen cinco fases distintas:
- Iniciación: Se describen todos los elementos principales, como los objetivos, el alcance, la limitación, las partes interesadas y los riesgos del proyecto.
- La planificación: Se definen todos los pasos del proyecto, así como la secuencia de pasos que lo llevan desde su inicio hasta su finalización.
- Ejecución: El plan se ejecuta.
- Seguimiento : Asegurarse de que el plan avanza como debe y resolver cualquier problema a medida que aparece.
- Finalización: Poner fin al proyecto una vez que haya alcanzado los resultados previstos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la práctica que consiste en aplicar todos los procesos, habilidades, herramientas, técnicas y resultados de todas las actividades relacionadas con un proyecto, con el objetivo final de cumplir las metas y directrices del mismo. Implica coordinar un proyecto a través de sus cinco fases, desde la imitación hasta la finalización, y asegurarse de que todo se hace de acuerdo con las normas y los plazos previamente establecidos.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
Los gestores de proyectos se encargan de planificar, organizar y gestionar proyectos específicos desde su inicio hasta su finalización. Tienen que supervisar constantemente todos los procesos que intervienen en el proyecto para asegurarse de que todo se hace según el calendario y dentro del alcance y el presupuesto acordados.
Algunas de las principales responsabilidades de un gestor de proyectos son
- Crear un plan realista que incluya todos los aspectos de la ejecución del proyecto
- Reunir un equipo de profesionales especializados en la realización de diversas acciones cruciales para el proyecto.
- Asignar tareas específicas al personal, junto con instrucciones claras sobre cómo deben realizarse y un plazo establecido para cada una
- Gestionar el cumplimiento de las tareas asegurándose de que todo el mundo hace lo que debe hacer y resolviendo cualquier problema que pueda surgir en el camino.
- Asegurarse de que todas las actividades en torno al proyecto se realizan dentro del presupuesto inicialmente acordado
- Asegurarse de que se establecen plazos realistas para cada fase del proyecto, así como un plazo general para todo el proyecto
- Mantener una buena comunicación con las partes interesadas del proyecto
- Documentar cada parte del proceso de finalización del proyecto
- Entregar los resultados del proyecto a sus beneficiarios y darles instrucciones sobre cómo deben mantenerlos en el futuro
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¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Algunos de los beneficios de una gestión de proyectos eficaz son:
- Todos los procesos de planificación y ejecución de un proyecto se analizan y definen adecuadamente
- Garantiza que todos los implicados en el proyecto respeten sus plazos, presupuestos y alcance
- Resuelve rápida y eficazmente los problemas que puedan aparecer durante la ejecución del proyecto
- Hace que la ejecución del proyecto sea más eficiente
- Permite que todos los implicados colaboren eficazmente
- Identifica y mitiga los posibles riesgos
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¿Qué herramientas utiliza en la gestión de proyectos?
Las herramientas que utilizan los gestores de proyectos dependen en gran medida de la naturaleza y el alcance de su proyecto. Además, utilizan diferentes herramientas para las distintas tareas relacionadas con la realización del proyecto, por ejemplo:
- Herramientas de colaboración, como el correo electrónico y el software de gestión de proyectos, que permitan a los participantes en el proyecto recibir y asignar tareas, revisar comentarios, organizar calendarios y aprobar acciones futuras
- Herramientas de planificación y programación que ayuden al gestor de proyectos a delegar el trabajo y a hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes y sus plazos
- Herramientas de evaluación para hacer un seguimiento constante de la productividad de todos los implicados, en comparación con los estándares requeridos
- Herramientas de almacenamiento de documentación para tener fácil acceso a todos los archivos relacionados con el proyecto
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¿Cuáles son los principales retos de la gestión de proyectos?
Aunque los retos específicos a los que se enfrenta cada proyecto suelen estar relacionados con sus particularidades, hay ciertas limitaciones comunes que se aplican a la mayoría de los proyectos. Los tres principales retos de todo proyecto son:
- Coste: El proyecto debe mantenerse dentro del presupuesto asignado.
- El tiempo: Hay que terminar el proyecto antes del plazo establecido.
- Alcance: El proyecto debe tener ciertas características y funciones, de acuerdo con los deseos iniciales de los interesados.
Estas tres limitaciones principales suelen estar interconectadas, lo que significa que si se altera una, es probable que las otras dos se vean afectadas. Por ejemplo, reducir el presupuesto de un proyecto suele implicar que se entregue en una fecha posterior a la prometida y que se reduzca su alcance. Del mismo modo, reducir el tiempo asignado a un proyecto implica gastar más dinero para realizarlo a tiempo y alterar su alcance.
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¿Cuáles son los métodos de gestión de proyectos más utilizados?
Aunque hay muchas formas diferentes de gestionar un proyecto, las dos más populares son:
- 9. El método de la cascada: Este método implica tener un enfoque muy estructurado y crear un camino lineal para la finalización del proyecto.
- 10. El método ágil : Este método tiene su origen en el desarrollo de software y consiste en dividir el proyecto en ciclos más pequeños llamados sprints, que se asignan a equipos pequeños. Este enfoque ofrece más flexibilidad y es el más adecuado para proyectos en los que se estima que los comentarios del cliente pueden provocar cambios durante la ejecución del proyecto.
Cuáles son las diferentes áreas de conocimiento dentro de la gestión de proyectos?
La gestión eficaz de un proyecto suele implicar el dominio de estas 10 áreas de conocimiento:
- Gestión de la integración: Es la práctica de ensamblar las diferentes tareas y procesos implicados en la finalización de un proyecto y ponerlos juntos para producir un resultado coherente.
- Gestión del alcance: La gestión del alcance se refiere a la definición clara del alcance del proyecto y a asegurarse de que todas las personas implicadas son plenamente conscientes de él y de lo que tienen que hacer para cumplirlo.
- Gestión del tiempo: La mayoría de los proyectos tienen una serie de plazos específicos para las distintas fases, así como el plazo principal para la finalización total. El gestor de proyectos debe gestionar todo lo relacionado con el cumplimiento de estos plazos, lo que incluye mantener a todos los implicados al tanto de ellos y asegurarse de que los problemas que aparezcan por el camino no afecten al calendario del proyecto.
- Gestión de costes: Todo proyecto tiene un presupuesto que debe asignarse y respetarse adecuadamente. Hay que evaluar constantemente los costes del proyecto, controlar cualquier cambio y asegurarse de que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto.
- Gestión de la calidad: La gestión de la calidad se refiere al cumplimiento de las expectativas de calidad de las partes interesadas, al tiempo que se mantiene el proyecto dentro del alcance, el presupuesto y el calendario acordados.
- Gestión de recursos humanos : La mayoría de los proyectos implican a equipos de personas y es necesario analizar y supervisar constantemente a todos los implicados para asegurarse de que están bien integrados en los equipos, bien motivados y capaces de realizar las tareas que se les asignan.
- Gestión de la comunicación: Los interesados en el proyecto deben estar siempre al tanto de las últimas actualizaciones y novedades, antes y durante la ejecución del proyecto.
- Gestión de los riesgos: Hay que identificar los principales riesgos y crear planes de mitigación, para asegurarse de que, si esos riesgos se materializan, el proyecto no se vea afectado de forma significativa.
- Gestión de las adquisiciones: Si el proyecto implica la contratación de contratistas o proveedores externos, éstos deben estar totalmente integrados y coordinados con el resto del equipo.
- Gestión de las partes interesadas : Por último, hay que identificar y gestionar a todas las personas interesadas en el proyecto, antes, durante y después de su realización.