Una empresa incurre en muchos tipos de gastos durante su funcionamiento. Los gastos administrativos son los que contribuyen al coste global de funcionamiento de una empresa, más que a la creación de un producto o servicio específico. Cuando las empresas comprenden la importancia de los gastos administrativos, son capaces de mantenerse dentro de su presupuesto y aumentar su margen de beneficios.
En este artículo, definimos qué son los gastos administrativos y exploramos una lista de gastos administrativos comunes.
¿Qué son los gastos administrativos?
Una empresa debe pagar los gastos administrativos tanto si fabrica un producto como si presta un servicio. Estos gastos no están relacionados con ningún departamento ni con la investigación o el desarrollo de productos o servicios. Son gastos habituales que hay que pagar para hacer funcionar una empresa, independientemente del número de artículos que venda.
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¿Por qué son importantes los gastos administrativos?
Los gastos administrativos son importantes porque pueden mostrar a una empresa cuánto dinero gasta en el funcionamiento de su negocio y cuánto dinero le queda para gastar en producción, ventas y promoción. Esto puede ayudar a una empresa a controlar sus gastos y a ajustar sus gastos.
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Gastos administrativos comunes
Estos son algunos de los gastos administrativos más comunes:
Alquilar
Uno de los gastos administrativos más comunes en los que incurren las empresas es el alquiler. Una empresa puede utilizar oficinas, espacios de trabajo, almacenes y otras instalaciones en las que puede realizar operaciones comerciales, todo lo cual suele implicar un contrato de alquiler que permite a la empresa utilizar el espacio por un coste fijo cada mes.
Servicios públicos
Los servicios públicos son otro de los gastos administrativos más habituales, especialmente en las empresas que alquilan una oficina o unas instalaciones. Hay varios tipos de costes de servicios públicos, la mayoría de los cuales son facturas de servicios como la electricidad, el agua, la calefacción y el aire acondicionado, y la recogida de basura. Algunos arrendadores pueden agrupar los servicios públicos con el alquiler de la empresa, pero incluso en estos casos, suele haber uno o dos servicios que la empresa debe pagar por separado.
Equipo y material de oficina
El material de oficina y los suministros de oficina son también gastos administrativos comunes. El equipo de oficina puede referirse a las sillas de oficina, los escritorios, los ordenadores y los teléfonos que una empresa necesita para realizar tareas relacionadas con el negocio. El material de oficina puede incluir desde bolígrafos y cuadernos hasta tazas de café y tinta para impresoras.
Pólizas de seguro
Otro gasto administrativo común es el dinero que las empresas gastan en seguros para su negocio y sus empleados. Aunque las pólizas específicas que adquiere una empresa pueden variar en función del sector, las funciones del empleado y la ubicación del trabajo, la mayoría de las empresas cuentan con un seguro que protege la seguridad de sus empleados en circunstancias imprevistas. Muchas empresas también optan por invertir en un seguro de empresa o de responsabilidad civil general, que puede cubrir su negocio en caso de daños a la propiedad, pérdida de ingresos empresariales o demandas.
Sueldos y beneficios de los empleados
Los salarios y las prestaciones de los empleados se consideran gastos administrativos. Aunque una empresa puede ofrecer diferentes beneficios a los empleados que ganan diferentes niveles de salario, todos ellos entran en la categoría de gastos administrativos.
Asesoramiento legal
Dado que las operaciones empresariales pueden implicar el cumplimiento de requisitos legales y normativas del sector, muchas empresas contratan un equipo jurídico interno que gestiona sus procedimientos legales y ofrece asesoramiento. Una empresa también puede mantener una lista de abogados específicos y contratarlos a medida que surgen situaciones. Los asesores legales pueden asegurarse de que una empresa cumpla con todas las regulaciones necesarias de la industria.
Ejemplo de gasto administrativo
Este es un ejemplo de cómo determinar qué gastos son administrativos:
Una empresa de suministros de oficina está preparando su hoja de resultados al final del año fiscal. Durante el año pasado, la empresa gastó 18.000 dólares en materiales para sus productos, 700.000 dólares en salarios y prestaciones de los empleados y 50.000 dólares en nuevos equipos de fabricación. La empresa también paga 60.000 dólares al año en alquiler y servicios públicos por su espacio de oficinas.
Al enumerar los gastos en su hoja de ingresos, la empresa incluye 760.000 dólares para contabilizar el dinero que pagó a los empleados en concepto de salarios y prestaciones y sus gastos de alquiler y servicios públicos. Estos son los gastos administrativos de la empresa.
Como los 68.000 dólares que la empresa gastó en materiales y equipos contribuyeron a la fabricación, no clasifica estos gastos como administrativos.
Preguntas frecuentes sobre los gastos de administración
He aquí algunas respuestas a las preguntas más frecuentes sobre los gastos administrativos:
¿Es el gasto de depreciación un gasto administrativo?
La depreciación puede ser un gasto administrativo en algunos casos. Sin embargo, una organización puede clasificarla como un gasto de venta dependiendo de los activos que se deprecien. Si una empresa considera la depreciación de las sillas que los empleados utilizan en la oficina, por ejemplo, puede clasificar ese gasto de depreciación como un gasto administrativo, ya que las sillas no están relacionadas con los costes de producción.
¿Cuándo se registran los gastos administrativos?
Los contables suelen registrar los gastos administrativos durante el periodo contable en el que asumen el gasto. Esto significa a veces que el periodo en el que se paga un gasto puede ser diferente del periodo en el que se declara. Por ejemplo, si una empresa adquiere un equipo de oficina en el segundo trimestre fiscal que paga en el tercer trimestre fiscal, puede registrar el gasto como un gasto administrativo del segundo trimestre.
¿Qué es el SG&A?
SG&A se refiere a los gastos de venta, generales y administrativos. Los gastos de venta y generales incluyen los costes que contribuyen a la fabricación de productos, como el coste de los materiales o el precio del equipo de fabricación. También pueden ser gastos que pagan la promoción y las ventas.