El éxito de una organización depende de la gestión eficaz de los costes de explotación. Los costes de explotación tienen una influencia significativa en los estados financieros de una empresa. Para los propietarios de empresas, así como para quienes buscan una carrera en gestión o en operaciones, es fundamental entender qué son los costes de explotación y cómo gestionarlos adecuadamente.
En este artículo, hablaremos de lo que son los gastos de explotación y lo que significan para un balance, cómo se diferencian de los pasivos y los gastos de capital, y cómo clasificar los gastos de explotación con ejemplos.
¿Qué son los gastos de explotación?
A través de sus operaciones diarias, una empresa incurre en gastos de funcionamiento, que se conocen como gastos de operación, gastos de funcionamiento, gastos generales o gastos administrativos. Estos gastos se incluyen en la categoría de gastos de explotación en el balance de una empresa, por lo que también se denominan gastos generales, de explotación o administrativos.
Los gastos de explotación son los costes necesarios asociados al funcionamiento de una empresa e incluyen aspectos como los salarios de los empleados, los edificios y los servicios públicos, las herramientas, los materiales y el equipamiento, y los costes de marketing. Aunque los gastos de explotación son inevitables para una empresa, sigue siendo importante que el presupuesto de la empresa se gestione cuidadosamente para minimizar sus gastos de funcionamiento, maximizar los beneficios y competir con otras empresas del sector.
Relacionado: Objetivos SMART: Definición y ejemplos
Gastos de explotación frente a pasivos
Es importante conocer la diferencia entre un gasto de explotación y un pasivo. En general, un pasivo es una obligación financiera que una persona tiene con otra y que aún no ha sido pagada. Una obligación financiera suele clasificarse como pasivo a corto plazo si se espera que se pague en 12 meses o menos.
Se clasifica como un pasivo a largo plazo si se espera que tarde más de 12 meses en pagarse. La diferencia entre un gasto de explotación y un pasivo es que se espera que los pasivos se paguen en un periodo de tiempo específico, mientras que un gasto de explotación suele ser un gasto recurrente. Sin embargo, los gastos de explotación siguen figurando como una subcategoría en la sección del pasivo de un balance.
Relacionado: ¿Qué es la planificación estratégica? Definición, técnicas y ejemplos
Gastos de explotación frente a gastos de capital
También es importante conocer la diferencia entre gastos de explotación y gastos de capital. Mientras que los gastos de explotación se refieren a los costes asociados a las operaciones diarias de una empresa, los gastos de capital son los costes asociados a la compra, el mantenimiento o la mejora de activos fijos como edificios, vehículos y equipos.
Tipos de gastos de explotación
Aunque hay varios tipos de gastos que una empresa puede acumular a través de sus operaciones, hay tres categorías principales en las que se clasifican los gastos de explotación:
- Gastos de explotación relacionados con la remuneración
- Gastos de funcionamiento relacionados con la oficina o el lugar de trabajo
- Los gastos de explotación relacionados con las ventas y el marketing
Cada gasto que una empresa acumula se registra en su balance según estas categorías y la función que cumple el gasto.
Gastos de explotación relacionados con la remuneración
Los gastos de explotación relacionados con la remuneración son todos los costes que una empresa acumula en relación con los salarios de los empleados o los paquetes de prestaciones. Para la mayoría de las empresas, los gastos relacionados con la remuneración son sistemáticamente mayores en dólares y se producen con mayor frecuencia, ya que la mayoría de los empleados reciben un pago quincenal. También pueden incluirse los gastos que están directamente relacionados con la remuneración pero que pueden considerarse otra forma de pago, como las comisiones o las primas.
Relacionado: Salario vs. Pago por hora: ¿Cuáles son las diferencias?
Gastos de explotación relacionados con la oficina o el lugar de trabajo
Los gastos de explotación relacionados con la oficina son todos los costes asociados a la capacidad de una empresa para gestionar su lugar de trabajo u oficinas. Algunos de los gastos relacionados con la oficina más reconocibles son los suministros de oficina estándar. Aunque estos artículos no se utilizan directamente para crear un producto o prestar un servicio, permiten a las entidades adecuadas hacerlo y son beneficiosos para cada área de las operaciones de una empresa.
Gastos de explotación relacionados con las ventas y el marketing
Los gastos de funcionamiento relacionados con las ventas y el marketing son los costes asociados a la promoción de una empresa entre el público en general y la venta de sus productos o servicios en el mercado. Además de los gastos asociados a la comercialización al público en general, estos gastos también pueden incluir los costes asociados a la comercialización a audiencias privadas como los accionistas, los inversores y el consejo de administración de la empresa.
Ejemplos de gastos de funcionamiento
Entender las tres categorías diferentes de gastos de explotación y dónde debe colocarse cada tipo de gasto en el balance de una empresa ayuda a la dirección y a los empleados de operaciones. Este conocimiento garantiza que el balance de la empresa esté organizado y sea preciso y que el negocio funcione de forma eficiente.
Aquí hay ejemplos de costes comunes en cada categoría de gastos de explotación, y un ejemplo de balance mensual de una empresa:
- Ejemplos de gastos de explotación relacionados con la remuneración
- Ejemplos de gastos de funcionamiento relacionados con la oficina
- Ejemplos de gastos de explotación relacionados con las ventas y el marketing
- Ejemplo de balance empresarial mensual
Ejemplos de gastos de explotación relacionados con la remuneración
Los gastos comunes incluidos en los gastos de explotación relacionados con la remuneración de una empresa son los siguientes
- Coste de los salarios de los empleados
- Contribuciones a las prestaciones del empleador
- Comisiones y primas
- Aportaciones al plan de jubilación
- Costes de procesamiento de la nómina e impuestos sobre la misma
Ejemplos de gastos de funcionamiento relacionados con la oficina
Los gastos comunes incluidos en los gastos de explotación de una empresa incluyen
- Suministros de oficina
- Gastos de servicios públicos (electricidad, internet, gas)
- Gastos contables
- Depreciación de activos
- Gastos de seguro
- Tasas de licencia
- Costes de alquiler o leasing
- Impuestos sobre la propiedad
- Gestión de la propiedad
- Gastos de mantenimiento y reparación
- Gastos legales
Ejemplos de gastos de explotación relacionados con las ventas y el marketing
Los gastos más comunes incluidos en los gastos de explotación de una empresa son los relacionados con las ventas y el marketing:
- Gastos de publicidad
- Costes de material de venta (folletos, mercancía de la empresa)
- Costes de entretenimiento
- Gastos de viaje
- Costes de envío directo
- Costes del marketing digital
Ejemplo de balance mensual de la empresa
Además de saber identificar cada tipo de gasto de explotación, también es importante saber cómo contabilizar cada partida en el balance de la empresa.
Este es un ejemplo de cómo se pueden introducir los gastos de explotación de una empresa en un balance detallado:
Pasivo
Gastos de explotación
Relacionado con la compensación
Costes salariales: ($10,000)
Impuestos sobre la nómina relacionados: ($500)
Costes de los beneficios: ($3,500)
Aportaciones al plan de pensiones: ($4,750)
Total de gastos operativos relacionados con la compensación = 18.750 dólares
Relacionado con la oficina (panadería)
Suministros de panadería: ($2,000)
Costes de los servicios públicos
Electricidad: ($720)
Internet: ($400)
Gasolina: ($445)
Costes totales de los servicios públicos = 1.565 dólares
Gastos contables: ($115)
Depreciación de los activos: ($100)
Los costes del seguro: ($500)
Gastos de alquiler: ($5,820)
Gastos de mantenimiento y reparación: ($400)
Gastos legales: ($100)
Total de gastos de funcionamiento relacionados con la oficina (panadería) = 10.600 dólares
Relacionado con las ventas y el marketing
Gastos de publicidad: ($300)
Costes del material de ventas
Bandera: ($120)
Mercancía de la empresa: ($100)
Venta de materiales con descuento: ($50)
Coste total del material de venta = 270 $.
Costes de entretenimiento: ($200)
Gastos de viaje: ($50)
Gastos de envío directo y embalaje: ($40)
Total de gastos operativos relacionados con las ventas y el marketing = 860 dólares
Gastos totales de funcionamiento = 30.210 dólares