Cómo declarar los gastos de la empresa

El registro exacto de los gastos de la empresa es crucial para informar de los ingresos en las cuentas de pérdidas y ganancias y en las declaraciones de impuestos. Los gastos también pueden utilizarse para la previsión financiera, la elaboración de presupuestos y la planificación. Saber qué gastos empresariales son deducibles puede ayudarle a reducir sus obligaciones fiscales.

En este artículo, hablamos de lo que son los gastos de la empresa, los tipos de gastos de la empresa y cómo puede declararlos.

¿Cuánto dinero se necesita para crear una empresa?

¿Qué son los gastos de la empresa?

En la gestión de un negocio, los gastos empresariales son los costes cotidianos. Los costes de puesta en marcha, el equipo que compra o alquila, el dinero que gasta en un local físico si lo tiene, y los numerosos gastos en los que incurre son todos ejemplos de gastos empresariales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) define los gastos empresariales como los necesarios para el funcionamiento de una empresa o comercio.

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Tipos de gastos empresariales

Hay muchos tipos de gastos con los que se encuentran los empresarios. Algunos tipos de gastos comunes son:

  • Gastos de funcionamiento: Son los costes asociados al mantenimiento de su negocio en funcionamiento. Si tienes un local físico, incluye el coste de tu hipoteca o alquiler y los servicios públicos. Si trabajas desde casa, incluye los costes del porcentaje de tu casa que utilizas para el negocio, incluidos los servicios públicos, los de Internet y el teléfono.
  • Marketing y publicidad: Estos costes incluyen cualquier gasto de publicidad y marketing, como el coste de los anuncios digitales, los costes de impresión, los servicios de diseño, las tarjetas de visita y los folletos.
  • Equipos y suministros: Son gastos que tiene toda empresa. Incluyen artículos como ordenadores, impresoras y máquinas de fax, papel y otros materiales que necesitas para dirigir tu negocio.
  • Coste de las personas: El coste de los empleados a tiempo completo y parcial y de los contratistas independientes es otro gasto empresarial importante. También puede tener costes adicionales si paga a consultores, contables o un contable.
  • Gastos relacionados con el coche: Si utiliza su coche para fines empresariales, entonces su coche y el mantenimiento y las reparaciones pueden considerarse gastos empresariales. Si usted utiliza su coche para el negocio, puede ser capaz de deducir el kilometraje para las veces que condujo el coche por razones de negocios.
  • Negocio y seguro médico: Las primas que paga por el seguro de la empresa, la responsabilidad profesional y la indemnización de los trabajadores son todos ellos gastos empresariales importantes. Cualquier prima de salud que pague para sí mismo o que reciban los empleados es también un gasto empresarial deducible.
  • Gastos de educación: Los cursos académicos y la formación en la que participas y que contribuyen a la dirección o gestión de un negocio son gastos empresariales deducibles.
  • Impuestos pagados en las compras necesarias: Hay varios impuestos diferentes que puede contabilizar como gastos empresariales deducibles. Entre ellos están los impuestos que se cobran a nivel local para llevar a cabo el negocio, los impuestos sobre la propiedad personal y los impuestos sobre la propiedad de los bienes inmuebles que posee su empresa.
  • Viajes, comidas y regalos: Las comidas, los viajes de negocios e incluso algunos regalos pueden considerarse gastos de empresa. Mientras que los gastos de viaje y hotel son totalmente deducibles, normalmente sólo el 50% de los gastos de comida son deducibles. También puede deducir los regalos de empresa hasta 25 dólares por destinatario.

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Cómo informar de los gastos de la empresa

Estos son los pasos básicos que puede dar para declarar los gastos de la empresa con exactitud en sus impuestos:

  1. Documente los gastos de la empresa.
  2. Categoriza correctamente los gastos de tu negocio.
  3. Programe sus gastos empresariales deducibles.
  4. Compruebe dos veces sus cálculos de gastos empresariales.

1. Documentar los gastos de la empresa

Este es uno de los pasos más importantes que puede dar para informar con precisión de los gastos de su empresa. El seguimiento de sus gastos también le permitirá supervisar el crecimiento de su negocio e identificar las áreas en las que podría reducir los gastos y mejorar la rentabilidad.

Hay varias opciones diferentes que puede utilizar para documentar los gastos de la empresa. Puede hacer un seguimiento de todos los gastos en una hoja de cálculo, utilizar un software de contabilidad o contratar a un contable o contador público para que lleve la cuenta de los gastos de su empresa. El software de contabilidad es generalmente preferible a las hojas de cálculo para ayudar a estructurar los informes de gastos y hace que la preparación de los impuestos sea menos lenta. También puedes utilizar aplicaciones para hacer un seguimiento de los gastos de la empresa, como los recibos y el kilometraje del vehículo. Las aplicaciones suelen conectarse directamente con el software de contabilidad, lo que facilita el mantenimiento de los registros a efectos fiscales.

Sea cual sea el método que utilice, debe reevaluar periódicamente sus métodos. Es posible que desee considerar métodos más avanzados para el seguimiento de los gastos de su empresa a medida que ésta crezca.

2. Clasificar correctamente los gastos de su empresa

Para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos del IRS, los gastos de su empresa deben clasificarse con precisión. Algunos gastos pueden ser objeto de deducciones por adelantado, mientras que otros pueden requerir una depreciación a lo largo de la vida útil del artículo. Por ejemplo, el material de oficina, como los bolígrafos, el papel y los cartuchos de tinta, son gastos de la empresa, mientras que el equipo de oficina es un activo que se amortiza a lo largo de su vida útil.

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3. Programe sus gastos empresariales deducibles

El momento en que se declaran los gastos de la empresa depende de su método de contabilidad. Muchas empresas utilizan el método de caja, que registra los gastos cuando se pagan realmente. Sin embargo, puede haber gastos que abarquen más de un periodo de declaración, como una póliza de seguro a largo plazo. Esto se conoce como el método de contabilidad de devengo. Por ejemplo, si se utiliza el método de contabilidad de caja, se registra el alquiler el día en que se extiende el cheque al propietario. Sin embargo, si utiliza el método de contabilidad de devengo, registrará el gasto en la fecha de vencimiento, independientemente de cuándo pague realmente la factura.

4. Vuelve a comprobar los cálculos de los gastos de tu empresa

A la hora de informar sobre los gastos de su empresa, es conveniente que compruebe sus cálculos para asegurarse de que son correctos. Por ejemplo, si utiliza su vehículo personal para fines profesionales y deduce el kilometraje, asegúrese de que ha utilizado la tasa de kilometraje adecuada. También es una buena idea mantener las hojas de trabajo que apoyan los cálculos de varios pasos para respaldar el total que usted está reportando al IRS.