Aunque tenga un presupuesto ajustado, puede ahorrar dinero en sus viajes de negocios si sabe cómo reclamar sus gastos. La deducción por gastos de viaje de negocios puede ser una gran ayuda para su presupuesto, incluso si sus viajes son personales. Saber cómo deducir los gastos de los viajes de negocios es una habilidad valiosa, pero hay que investigar.
En este artículo, analizamos qué son los gastos de viaje de negocios, por qué es importante hacer un seguimiento de ellos y consejos para deducirlos.
¿Qué son los gastos de viaje de negocios?
Los gastos de viaje de negocios son los gastos necesarios fuera del hogar de una persona que se desplaza fuera de él por un motivo laboral, profesional o de negocios. Normalmente, los gastos de viaje se producen cuando un profesional debe desplazarse fuera de la zona en la que vive normalmente y paga impuestos, a otra zona geográfica, donde debe pernoctar.
El domicilio fiscal de una persona, tal y como lo denomina la Agencia Tributaria, no es necesariamente su lugar de residencia, sino el lugar en el que se encuentra su trabajo o su centro de trabajo principal. Además, sólo se considera desplazamiento si la persona en cuestión trabaja en el nuevo lugar durante menos de un año. Si la asignación de trabajo dura más de un año, se considera una asignación de larga duración, en lugar de un viaje de negocios.
Gastos comunes de los viajes de negocios
Los gastos de viaje de negocios más frecuentes son:
- Los gastos directos de viaje, como los billetes de avión, tren y autobús o los gastos de automóvil. Si los billetes fueron gratuitos o un regalo, no pueden deducirse, ya que su coste se considera nulo.
- Transporte local, como taxis del aeropuerto al hotel y del hotel al lugar de trabajo.
- Los costes de envío del equipaje personal y de los suministros relacionados con el negocio, como muestras o material de exposición, desde su ubicación habitual hasta su dirección temporal.
- Los costes de utilizar el coche personal mientras se está en el nuevo destino, incluyendo la gasolina, los peajes y las tasas de aparcamiento. Sólo se consideran gastos de viaje de negocios los necesarios por motivos profesionales. Por ejemplo, si se desplaza en coche a otra ciudad por motivos de trabajo y visita a un amigo que vive allí, sólo la gasolina utilizada para ir al trabajo y volver a su alojamiento cuenta como gastos de viaje, mientras que la gasolina utilizada para ir a casa del amigo es un gasto personal.
- Gastos de alojamiento temporal en el nuevo lugar y gastos de comidas no relacionadas con el espectáculo.
- Gastos de lavandería y tintorería.
- Cualquier llamada relacionada con el trabajo realizada durante el viaje, en cualquier tipo de dispositivo de comunicación.
- Todas las propinas que paga por los gastos relacionados con la empresa.
- Otros gastos relacionados exclusivamente con su viaje de negocios, como los gastos de alquiler de equipos y la gasolina que utiliza entre su alojamiento y un restaurante.
Relacionado: Cómo declarar los gastos de la empresa
¿Por qué es importante hacer un seguimiento de los gastos de los viajes de negocios?
Algunas de las principales razones para llevar un control de los gastos de los viajes de negocios son
- Mejora la gestión del dinero. El seguimiento de los gastos de viaje, y de los gastos empresariales en general, ayuda a un profesional o a una empresa a saber exactamente cuánto están gastando y en qué partidas. El seguimiento del flujo de caja puede ser muy importante para una empresa, ya que facilita el seguimiento y el mantenimiento de un presupuesto mensual, aumentando la conciencia financiera.
- Agiliza el proceso de reembolso para los empleados. En algunas situaciones, los empleados tienen que pagar de su bolsillo diversos gastos, como las comidas y el transporte local. Llevar un registro de los recibos y presentarlos en total permitirá una verificación más fácil y un reembolso rápido.
- Es un factor importante a la hora de calcular los márgenes de beneficio. Por definición, el beneficio es la diferencia entre los ingresos y los gastos. El margen de beneficio neto es una métrica importante para cualquier empresa, y la única forma de calcularlo con precisión es conociendo la cantidad total de ingresos que queda después de contabilizar todos los gastos.
- Mantiene la empresa en buen estado con el IRS. El seguimiento constante de todos los gastos de viajes de negocios facilita su deducción cuando llega la temporada de impuestos.
Relacionado: Todo lo que debe saber sobre las dietas de viaje
Cómo deducir los gastos de viaje de negocios
Dependiendo de cómo esté organizada su empresa, hay diferentes maneras de deducir sus gastos de viaje de negocios:
- Los propietarios únicos del IRS y las LLC de un solo miembro los declaran en la sección “Gastos” del formulario de impuestos del Anexo C.
- Las sociedades colectivas y las sociedades de responsabilidad limitada de varios miembros las presentan en la sección «Deducciones» del formulario 1065.
- Las empresas los presentan en la sección “Deducciones” del formulario 1120.
Consejos para gestionar los gastos de los viajes de negocios
Tenga en cuenta estos consejos a la hora de seguir, organizar y reembolsar los gastos de los viajes de negocios:
Decidir la forma de pago de los empleados
Los empleados que realizan viajes de negocios tienen dos formas principales de pagar los gastos: utilizando sus fondos personales y presentando luego reclamaciones de gastos, o utilizando una tarjeta de la empresa o una cuenta bancaria. Independientemente del método de pago elegido, los empleados deben tener procedimientos claros sobre cómo presentan sus gastos y cómo se les reembolsa, cuando proceda.
Llevar un control constante de todos los gastos
Organizar y hacer un seguimiento de todos los recibos, informes de gastos y facturas es un proceso continuo que puede afectar significativamente a los ingresos de una empresa. Los gerentes de las empresas pueden hacerlo manualmente, haciendo un seguimiento físico de todos los gastos, o utilizando un software especial que lo haga por ellos. A la larga, una empresa que tiene constantemente gastos de viajes de negocios puede facilitar el seguimiento de los gastos agrupándolos en varias clasificaciones, como el tipo de viaje, los gastos de viaje, los gastos de alojamiento, los gastos de comida y otros segmentos relevantes. Esto facilita el análisis de los costes y su optimización cuando sea necesario.
Calcule los costes de sus viajes de negocios
Tras realizar un seguimiento constante de todos los gastos de los viajes de negocios, puede utilizar los datos adquiridos para realizar proyecciones sobre los costes de los viajes futuros. Saber cuánto es probable que gaste, basándose en datos anteriores, puede ayudarle a optimizar los costes identificando los gastos que pueden reducirse. También puede ayudarle a planificar con antelación y a organizar los viajes futuros de acuerdo con el presupuesto de la organización.
Relacionado: 20 consejos para garantizar un viaje de negocios exitoso
Crear una política de gastos para los empleados
Todos los empleados que viajen en nombre de la empresa deben saber exactamente qué se puede considerar un gasto de empresa. Así se eliminan las posibilidades de que se produzcan situaciones potencialmente incómodas, como que un empleado utilice la tarjeta de la empresa para algo que no puede marcarse como gasto empresarial, o que utilice su dinero personal para algo que el empleador no puede reembolsarle.