Un contable debe conocer las diferencias entre los gastos devengados y las cuentas por pagar, que son dos cuentas esenciales para una empresa. Es crucial comprender cómo se consideran estas cuentas, que van desde su función de revelar la salud de una empresa hasta su tratamiento. Manejar un determinado gasto y decidir si se incluye en una u otra cuenta es difícil si no se tiene mucha experiencia.
En este artículo, mostramos las diferencias entre los gastos devengados y las cuentas por pagar y cómo se puede determinar si un gasto entra en una categoría o en la otra.
¿Qué significan los gastos devengados?
Cuando una empresa ya ha recibido bienes o servicios y aún no los ha pagado, la cantidad no pagada se considera un gasto devengado. Además de incluirse en el balance de la empresa al final de cada periodo contable, los gastos devengados suelen ajustarse y registrarse. Desde una perspectiva empresarial, los gastos devengados denotan que las facturas pendientes de la empresa se están acumulando;
Entre los gastos devengados más comunes que puede incluir una empresa está el uso de los servicios públicos durante un mes. La empresa no paga hasta el final de ese mes, por lo que se trata de un gasto devengado. Otro ejemplo serían los servicios o bienes que la empresa consume, pero de los que no recibe una factura.
¿Qué significa cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar también se denominan cuentas por pagar en el ámbito de la contabilidad. En la mayoría de los casos se trata de gastos corrientes de una empresa o de deudas que la empresa ha acumulado y que deben pagarse a corto plazo. El método más sencillo de pensar en las cuentas por pagar es el de los bienes o servicios que la empresa ha adquirido a crédito. Como contable, usted’consideraría estas cuentas por pagar como un pasivo corriente, ya que el acreedor exige el pago en el plazo de un año desde la compra.
Entre los pagos regulares que una empresa está obligada a realizar y que se incluyen en las cuentas por pagar están los sueldos, los salarios, los cánones y los intereses;
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Contabilidad de devengo
A excepción de un puñado de pequeñas empresas, la contabilidad de devengo se lleva a cabo en la mayoría de las empresas. Como contable de una empresa que lleva una contabilidad en base al devengo, usted optaría por reconocer los ingresos o los gastos tan pronto como se produzcan. En cuanto reconoce la transacción, actualiza sus registros. Esto implica que si la empresa realiza una venta, la transacción se actualiza inmediatamente. La actualización se produce incluso si el comprador no presenta su pago hasta el mes siguiente.
El punto clave a tener en cuenta es el reconocimiento, que es la forma en que la empresa registra una transacción. Los dos puntos clave del reconocimiento son:
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La transacción debe haberse completado: En el caso de las empresas, esto suele significar que el comprador debe haber recibido ya el objeto vendido.
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El pago debe ser cobrable: Depende de la fiabilidad del comprador para hacer frente a sus deudas.
Una vez que una transacción se ajusta a estos dos criterios, puede reconocerse y añadirse al libro mayor de la empresa;
El reconocimiento de los gastos devengados se produce al final de un período a través de lo que se conoce como «asientos de ajuste». En comparación, las cuentas por pagar son deudas por las que la empresa sí tiene facturas. Por ejemplo, una empresa que compra productos para revenderlos, pero lo hace a crédito, anota esa compra como una cuenta por pagar
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¿Cuál es la diferencia entre gastos devengados y cuentas por pagar?
Los gastos devengados y las cuentas por pagar son términos claramente diferentes, aunque puedan funcionar de forma similar. Para un contable que trabaje en una empresa, conocer la diferencia entre estos términos puede ayudar a determinar si una compra entra en una u otra categoría. Entre las claras diferencias entre los gastos devengados y las cuentas por pagar están:
Balance de situación
Las cuentas por pagar son una partida que una empresa tiene en su balance. Se refiere al importe de la deuda que la empresa tiene con sus acreedores corrientes. Por el contrario, los gastos devengados aparecen en la cuenta de resultados de una empresa. Aunque algunos contables registran los gastos devengados en el balance de una empresa, ninguna norma exige que figuren en él.
Ocurrencia
Todas las empresas incluyen los gastos devengados para todas sus compras que se ajustan a la definición. Los gastos devengados sólo son relevantes cuando la empresa compra a crédito. Los gastos recurrentes mensuales forman parte de los gastos devengados de una empresa. Las cuentas por pagar sólo se ocupan de las compras que la empresa debe a sus acreedores.
Función en el negocio
Los gastos devengados suelen referirse a los gastos de explotación de una empresa, mientras que las cuentas por pagar no. Las cuentas por pagar son una métrica que algunos valoradores utilizan como medida para equilibrar la adquisición de bienes a crédito. Los gastos devengados se refieren más al pago de bienes o servicios que la empresa necesita para seguir funcionando.
Lugar de pago
Los gastos devengados suelen ser pagaderos a los empleados o a los bancos. El registro de cuentas por pagar sólo tiene en cuenta a los acreedores.
Pasivo corriente: la clasificación de las cuentas por pagar y los gastos devengados
Como contable, sabrá que el balance de una empresa enumera sus pasivos corrientes. El pasivo corriente describe los gastos que la empresa debe pagar con los ingresos de sus actividades de explotación. Se trata de obligaciones financieras a corto plazo que la empresa debe cumplir antes de que finalice el año. Son un método básico para determinar si una empresa puede cumplir con sus obligaciones financieras de un año a otro.
Por lo general, una empresa debe cubrir sus pasivos corrientes generando suficiente efectivo e ingresos durante el periodo en que existen los pasivos—normalmente doce meses. El impacto de esta métrica en la salud de una empresa hace que los ratios financieros incluyan el pasivo corriente en sus cálculos. En función de la calidad y la frecuencia con la que una empresa cumple con estas obligaciones, los ratios pueden sugerir la salud de la empresa.
Cuentas por pagar como pasivo corriente
Normalmente, cuando una empresa adquiere existencias de un proveedor, se le concede un plazo para cubrir el pago de esas existencias. Las cuentas por pagar son un pasivo corriente porque la empresa necesita cumplir con esta obligación antes de que termine el período de gracia para el pago. Este periodo puede variar, ya que algunos proveedores ofrecen tan sólo 15 días mientras que otros dan un plazo de 90 días para el pago.
Algunos proveedores, para establecer mejores relaciones con sus clientes y consolidar su confianza en la capacidad de pago del cliente, pueden ofrecer descuentos a las empresas que cumplan con los pagos antes o a tiempo. Una de las técnicas que los contables expertos pueden utilizar para impulsar el flujo de caja a corto plazo es alargar el periodo antes de que las cuentas por pagar sean exigibles. La gestión creativa de estas cuentas permite a la empresa disponer de un mayor colchón de activos líquidos sin dejar de cumplir sus obligaciones financieras.
Gastos devengados como pasivo corriente
Los gastos devengados entran en el ámbito del pasivo corriente porque son una obligación a corto plazo para la organización. Suele transcurrir un tiempo entre el reconocimiento de los gastos devengados y la entrada de fondos en la cuenta de la empresa. Las empresas que tienen gastos devengados suelen aprovechar sus activos corrientes o a corto plazo, como el efectivo, para pagarlos. Algunos de los ejemplos más comunes de gastos devengados son:
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Impuestos federales, estatales y locales: Los impuestos tienen en cuenta la fecha inicial de funcionamiento de una empresa. Por lo tanto, contarían como gastos devengados, ya que tendrían que pagarse antes de que se agote el periodo fiscal.
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Garantías: Si la empresa debe a un cliente por una garantía que no ha pagado completamente, eso también entraría en la definición general de un gasto devengado.
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Pago de intereses: Las empresas a veces deben intereses por activos como edificios o vehículos. El pago de los intereses de los préstamos de esos activos se consideraría un gasto devengado.
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Compras sin facturas: Como se ha dicho anteriormente, todas las compras que no tienen facturas adjuntas son gastos devengados.
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El papel de estas cuentas en las empresas
Una empresa necesita estas dos cuentas para equilibrar sus libros. Si trabaja como contable, acabará familiarizándose con lo que la empresa tiene como gastos devengados y lo que tendría que ir a las cuentas por pagar. La gestión de estas cuentas requiere un sólido conocimiento de las prácticas contables y de la situación financiera de la empresa. Dentro de una empresa, estas cuentas pueden utilizarse de forma creativa para ayudar a la empresa a tener un flujo de caja más consistente y, al mismo tiempo, poder costear las existencias que puede comercializar para obtener beneficios a corto plazo.