Gastos incurridos: Definición y ejemplos

Una empresa tiene que gastar dinero para obtener beneficios. Ciertos gastos son necesarios y una empresa realiza los pagos más tarde, igual que lo haría con una tarjeta de crédito personal. Esto se llama un gasto incurrido.

En este artículo, definimos los gastos incurridos, damos ejemplos de gastos incurridos y respondemos a preguntas comunes sobre el término.

¿Qué son los gastos incurridos?

Los gastos incurridos se refieren a los cargos que se han cobrado a una empresa pero que aún no han sido pagados por ella. Cada vez que una empresa realiza una compra pero aún no la ha pagado es un gasto devengado.

Las empresas incurren en gastos para gestionar las necesidades diarias de su negocio. A menudo aplazan estos costes para pagarlos a crédito y así poder gestionar sus recursos financieros— sin embargo, una empresa sigue siendo responsable de cualquier gasto en el que incurra por el funcionamiento de su negocio.

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Ejemplos de gastos incurridos

Los gastos incurridos pueden ser los siguientes

  • Las tarjetas de crédito: Las empresas cargan los gastos a crédito para ayudar a controlar el flujo de efectivo de la cuenta de la empresa. Establecer una fecha de pago mensual también ayuda a los contables a realizar un seguimiento de los gastos para crear presupuestos e informes financieros.
  • Nómina: El precio de la mano de obra se considera un gasto incurrido ya que un empleado realiza un servicio antes de ser pagado. La mayoría de las empresas pagan a los empleados cada dos semanas. En el tiempo que transcurre entre los pagos recurrentes, la mano de obra de los empleados es un coste incurrido.
  • Alquiler: Entre los pagos, el alquiler se considera un coste incurrido para una empresa. Si las empresas compran su propio edificio, la hipoteca se convierte también en un gasto incurrido — a menos que paguen en efectivo.
  • Materiales: Por adelantado, como los materiales que necesita una empresa, ya sea para la producción (como
  • materias primas como el metal o la madera utilizados en la fabricación) o el uso diario de la empresa (como el material de oficina) se consideran costes incurridos.
  • Fabricación: Las empresas incurren en costes al fabricar un producto. Esto incluye los gastos generales de la maquinaria utilizada, la energía y la distribución. Las empresas suelen pagar estos costes una vez que el producto se vende.
  • Utilidades: Los costes diarios de los teléfonos, Internet, la electricidad y el aire acondicionado o la calefacción son gastos que se producen porque se pagan mensualmente.
  • Préstamos: Las empresas incurren en gastos cuando piden dinero prestado. Hasta que el préstamo se pague, se considerará parte de esta categoría.

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La diferencia entre los gastos incurridos y los pagados

La diferencia entre un gasto incurrido y un gasto pagado es si se ha reembolsado una cuota pendiente. Los gastos incurridos se han cargado o facturado pero aún no se han pagado. En otras palabras, un gasto incurrido es el coste cuando se consume un activo.

Un gasto pagado ha sido liquidado por la empresa. Por ejemplo, una empresa puede tener 550 dólares en material de oficina entregado en la oficina. Se les factura por los productos, y el departamento de contabilidad lo incluye como un gasto incurrido en sus registros. Una vez que pagan la factura, los 550 dólares en material de oficina son ahora un gasto pagado.

Otro ejemplo de gasto pagado frente a gasto incurrido sería el alquiler mensual. Si la empresa debe 3.000 dólares al mes por el alquiler de sus oficinas, tiene un gasto incurrido y pagado. El alquiler del mes anterior es un gasto pagado porque se ha hecho cargo de la cuota. Sin embargo, hasta el próximo vencimiento, ese alquiler del mes en curso se considera un gasto incurrido para la empresa.

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Por qué las empresas prestan atención a los gastos incurridos

Los gastos incurridos representan la cantidad de dinero que debe una empresa en función de los gastos mensuales o puntuales. Los contables utilizan estas cifras para determinar el estado financiero de una empresa. Necesitan saber cuánto dinero hay disponible en la cuenta bancaria de la empresa para pagar las facturas de los gastos incurridos a lo largo de las semanas, los meses o incluso los años.

Si una empresa incurre en más gastos de los que puede pagar, la dirección tendrá que tomar decisiones sobre la mejor manera de gastar el dinero y asignar los fondos. Las empresas que gestionen sus gastos generarán más beneficios.

Gastos incurridos FAQ

A continuación te presentamos algunas preguntas frecuentes sobre los gastos incurridos para ayudarte a entender mejor este concepto de negocio:

¿Cómo se registran los gastos incurridos?

Los gastos incurridos se registran como gastos devengados en una plataforma de software de contabilidad u hoja de cálculo. Estos registros se guardan y se informan para períodos financieros predeterminados.

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1. ¿La depreciación se considera un gasto incurrido?

Sí, la depreciación es un gasto incurrido y debe registrarse como tal a efectos contables. La depreciación se produce cuando un activo (incluidas las existencias o la maquinaria de fabricación adquirida) pierde valor con el tiempo.

¿Qué pasa si se presupuesta un gasto incurrido pero en realidad se paga menos?

Si están dispuestos a pagar un precio por un gasto, pero el cargo llega como una cantidad menor, contarías la cantidad ahorrada como un beneficio.

¿Algunas empresas se endeudan más que otras?

Aunque los gastos incurridos varían en función del sector y del funcionamiento de una empresa, es posible que una empresa nueva o más joven incurra en más. Las nuevas empresas suelen recibir ayuda financiera a través de capital riesgo o préstamos.

El capital riesgo suele proporcionar fondos para una participación en los beneficios de la empresa, mientras que un préstamo se convertiría en un gasto junto con cualquier otro gasto para abrir el negocio y proporcionar bienes o servicios.

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¿Qué hace una empresa si acumula demasiados gastos?

Cuando una empresa incurre en demasiados gastos, se centra en pagar la deuda y eliminar el mayor número posible de gastos recurrentes. Otra forma en que un negocio puede recuperarse es a través de la quiebra. Esta suele ser una opción final sólo si otros métodos no tienen éxito.

¿Se pagan todos los gastos incurridos en un determinado periodo de tiempo?

Sí, todos los gastos incurridos deben pagarse en un plazo determinado, aunque el tiempo puede variar. Algunos gastos pueden producirse a lo largo de un periodo de semanas (como los suministros incidentales) o de años (como el saldo de una hipoteca o un préstamo).

¿Los gastos incurridos se contabilizan como beneficio o como pérdida?

Los gastos incurridos dan cuenta de una deuda que se considera una pérdida. Sin embargo, una vez que la deuda se paga, se cuenta como un gasto devengado.