Gastos pagados por adelantado: Qué son y cómo registrarlos en su empresa

Hay varios tipos de gastos en los que puede incurrir una empresa. Uno de ellos son los gastos pagados por adelantado, es decir, cuando una empresa paga por bienes o servicios antes de utilizarlos o recibirlos. Saber cómo registrar estos gastos puede garantizar que sus libros de contabilidad se mantengan al día de un período contable a otro. En este artículo, hablaremos de lo que es un gasto prepagado, de ejemplos comunes de gastos prepagados y de cómo registrarlos para su empresa.

¿Qué son los gastos prepagados?

Un gasto prepagado es cuando una empresa realiza un pago por bienes o servicios que aún no han sido utilizados o recibidos. Este tipo de gasto se suele registrar como un activo en el balance de la empresa que se carga a lo largo de un periodo de tiempo en la cuenta de resultados. Los bienes o servicios que incurren en gastos pagados por adelantado suelen proporcionar valor durante un largo período de tiempo.

Por ejemplo, una empresa puede contratar un seguro de vehículos para sus coches de empresa en enero para el año natural. Aunque el gasto se paga por adelantado en enero, el seguro proporcionará cobertura (valor) durante los meses restantes del año.

Algunos de los gastos anticipados más comunes que puede tener una empresa son:

  • Pólizas de seguros para empleados
  • Otros seguros relacionados con la empresa
  • Impuestos
  • Pagos de intereses
  • Sueldos
  • Equipo de oficina alquilado
  • Alquilar un espacio de oficina antes de usarlo
  • Pedidos a granel de suministros
  • Retener los servicios jurídicos
  • Cualquier otro pago realizado por adelantado

Casi todas las empresas tendrán uno o varios gastos prepagados debido a la forma en que se venden ciertos bienes y servicios. Por ejemplo, las pólizas de seguro suelen gastarse siempre por adelantado para protegerse de futuros e inesperados acontecimientos.

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Cómo registrar los gastos pagados por adelantado

Un gasto prepagado se registra inicialmente como un activo en los libros de contabilidad y el balance de una empresa. Esto significa que, aunque el gasto se haya pagado por adelantado, aún no se considera un gasto en los registros financieros de la empresa. En otras palabras, estos gastos no se reconocerán como tales hasta un periodo contable posterior.

Lo más habitual es que una empresa registre los gastos de una compra pagada por adelantado en el período contable en el que se realizan los beneficios de la compra. Si el servicio o producto abarca varios periodos, el gasto se repartirá a lo largo de cada periodo en que se realice el beneficio. Esto significa que, por lo general, el asiento inicial que denota el gasto pagado por adelantado no afectará a los estados financieros de la empresa porque el servicio o el producto no se ha recibido. A medida que se experimenta el beneficio del gasto, la cuenta de activo se carga y se reduce.

Los siguientes son los pasos que debe seguir para registrar un gasto básico de prepago:

  1. Realiza el pago de los gastos de prepago.

  2. Al pagar un gasto prepagado, introduzca un asiento básico en el diario de contabilidad general para reflejar el pago realizado. Por ejemplo, si paga 6.000 dólares por la prima del seguro de su empresa durante seis meses, anote este pago en su cuenta de seguro prepagado (si tiene una).

  3. Al registrar por primera vez el asiento de gastos pagados por adelantado, debe cargar la cuenta de activo por el importe pagado y restar el mismo importe de su cuenta de efectivo. Utilizando el ejemplo anterior, añadiría 6.000 dólares en activos a su cuenta de seguros prepagados y acreditaría 6.000 dólares de su cuenta de efectivo. En este momento, el total de su registro financiero no se ve afectado.

  4. Al final de cada período contable en el que su empresa se beneficia del servicio o producto de prepago, usted gastará esta parte utilizada en su cuenta de resultados. Por ejemplo, si se rige por períodos contables mensuales, restará 1.000 dólares al mes de la cuenta de activos de seguros prepagados y añadirá 1.000 dólares al mes a la cuenta de efectivo. Esto reduce el saldo de la cuenta de seguro prepagado y lo convierte en un gasto.

  5. Continúe el proceso anterior hasta que el activo prepagado se haya realizado por completo. Por ejemplo, al final de los seis meses de cobertura del seguro, habrás gastado completamente tu cuenta y tendrás un saldo de 0$ en tu cuenta de seguro prepagado.

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Ejemplos de gastos anticipados

Los siguientes son ejemplos de cómo registrar los gastos prepagados en la vida real:

1. Ejemplo 1

La empresa ABC firma un contrato de alquiler por un año a razón de 5.000 dólares al mes. El arrendador pide que la empresa pague por adelantado todos los gastos del año de arrendamiento. Esto significa que la empresa ABC realiza un pago anticipado de 60.000 dólares al arrendador que cubrirá el arrendamiento durante los próximos 12 meses. La empresa ABC registrará inicialmente este gasto prepagado como un débito en su cuenta de alquiler prepagado y como un crédito en su cuenta de efectivo.

Al final del primer mes, la empresa habrá utilizado el pago de un mes de alquiler. En los libros de la empresa, se registran 5.000 dólares como gasto de alquiler (débito) y 5.000 dólares como crédito en la cuenta de alquiler prepagado. La empresa sigue haciendo esto cada mes. Al final del año, la cuenta de alquiler prepagado será de 0 dólares.

2. Ejemplo 2

La empresa XYZ adquiere una póliza de seguro de un año que cuesta 2.400 dólares. La empresa paga por adelantado la póliza de seguro de un año y recibirá cobertura durante los 12 meses siguientes. Cuando el seguro se paga inicialmente, la empresa carga su cuenta de seguro prepagado por 2.400 dólares y acredita su cuenta de efectivo por 2.400 dólares.

Esto muestra un aumento de los activos en la cuenta de prepago y el pago realizado en la cuenta de efectivo. Cada mes, la empresa reducirá la cuenta de prepago con un crédito de 200 $ y gastará los 200 $ en el balance. Este proceso continuará hasta que se complete el año y la cuenta de seguros prepagados esté vacía.

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