Gastos vs. Gasto: Tipos y diferencias clave

Los estados financieros de una organización incluyen información crucial, como sus gastos. Sin embargo, los gastos y los desembolsos son distintos, sobre todo en lo que respecta a la información sobre ingresos, costes, activos y pasivos.

Aunque un contable evalúa tanto los gastos como los costes para determinar la salud financiera de una empresa, los gastos tienen más efectos a corto plazo sobre los ingresos que los costes.

En este artículo, analizamos los gastos frente a los desembolsos, la forma en que las empresas informan de estas partidas en los estados financieros y los tipos de desembolsos y gastos en los que puede incurrir una empresa a lo largo de su funcionamiento.

¿Qué son los gastos?

Las organizaciones y empresas pagan los gastos a largo plazo a través de los gastos. Los gastos de capital y los gastos de ingresos son dos tipos clave de gastos que se recogen en los registros financieros. Suelen aportar ventajas a largo plazo, como las inversiones y las compras de activos fijos.

Gastos de capital

Los gastos de capital incluyen el gasto que realiza una empresa para aumentar el valor de sus activos fijos actuales o para adquirir activos adicionales con el objetivo de generar ingresos en el futuro. Por ejemplo, una empresa puede comprar más edificios o terrenos para aumentar el valor de su propiedad física. Otros ejemplos de gastos de capital son:

  • Hardware y software informático
  • Instalaciones, mobiliario y equipos de oficina
  • Activos intangibles como licencias o certificaciones
  • Equipos o maquinaria para la producción
  • Vehículos de la empresa o necesidades de transporte

Gastos por ingresos

Los gastos de ingresos suelen ser los gastos en los que incurre una empresa como resultado de las compras o los gastos que son necesarios para que la empresa mantenga la generación de ingresos a corto plazo. Este tipo de gastos incluye las compras que no son activos fijos. Una empresa registra sus gastos de ingresos durante el mismo periodo de información en el que obtiene ingresos.

Además, una organización suele registrar los gastos de los ingresos a largo y corto plazo, incluidos los costes de reparación y mantenimiento de los equipos, las cuotas de suscripción o de licencias continuas y los gastos operativos, durante los periodos de información regulares.

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¿Qué son los gastos?

Los gastos son los costes en los que incurren las organizaciones como resultado de las actividades empresariales cotidianas y a veces pueden incluir los gastos de ingresos en los que incurren las empresas para apoyar las operaciones en curso. Por ejemplo, un gasto clave que tiene una empresa u organización es el coste de los bienes vendidos, o el coste de lo que se necesita para producir, comercializar y vender un producto.

Las empresas informan de sus gastos en una cuenta de resultados, ya que los costes que las empresas asumen como gastos están directamente relacionados con la obtención de ingresos. Algunos tipos de gastos que las empresas suelen consignar en la cuenta de resultados son los siguientes

  • Coste de los bienes vendidos: Son los gastos en los que incurre una empresa por producir bienes o por prestar servicios.
  • Salario de los empleados: Los ingresos de los empleados son un gasto del que son responsables las empresas que operan con más de un propietario.
  • Comisiones de los empleados: La comisión de ventas es un tipo de gasto en el que pueden incurrir las empresas si ofrecen un salario basado en comisiones.
  • Acumulación de intereses mensuales: Las empresas devengan intereses por diversos gastos operativos, incluidos los intereses de los préstamos, los pagos de la hipoteca y otros créditos que una empresa paga regularmente para seguir funcionando.
  • Hipoteca, alquiler o servicios públicos: Las tiendas, almacenes y otros negocios físicos suelen ser responsables del pago del alquiler o la hipoteca de una propiedad o edificio. Los servicios públicos como la electricidad y el agua también son tipos de gastos en los que incurren la mayoría de las organizaciones.

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Gastos frente a gastos

Aunque tanto los gastos como los desembolsos representan el gasto de una empresa, existen varias diferencias importantes entre estos dos elementos financieros. Una diferencia clave entre los gastos y los desembolsos es que un gasto—en el caso de los ingresos—puede convertirse en un gasto, pero un gasto suele seguir siendo un gasto en los registros financieros. Otras diferencias entre los gastos y las expensas son las siguientes:

Informes sobre el balance y la cuenta de resultados

El balance incluye todos los gastos que una empresa adquiere durante un período de información. Estos gastos incluyen los activos a largo plazo y corrientes y los pasivos a largo plazo y corrientes. Los gastos, sin embargo, son los valores que aparecen en la cuenta de resultados de una empresa, donde ésta registra los ingresos obtenidos y los costes operativos y no operativos relacionados con sus actividades diarias, semanales y mensuales.

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Duración del período de información

Las empresas declaran los gastos durante el periodo contable en el que se producen, mientras que los gastos se declaran una sola vez durante el año fiscal.

Propósitos o razones del gasto

La razón por la que una empresa realiza una compra o gasta fondos también distingue los gastos de los gastos. Por ejemplo, si una empresa quiere hacer una inversión a largo plazo en acciones o valores, informaría de esta inversión como un gasto de capital, ya que la empresa espera obtener ingresos de ella en el futuro. Sin embargo, para mantener las operaciones diarias del negocio, las empresas informan de estos costes como «gastos» en sus registros financieros.

Efectos en los registros financieros

Los gastos suelen afectar a los registros financieros mensuales de una empresa, ya que estos costes se producen de forma continua. Además, las empresas suelen registrar los gastos en una cuenta de pérdidas y ganancias (o de ingresos), ya que los gastos tienen un impacto directo en las operaciones diarias y en la generación de ingresos.

A diferencia de los gastos, las empresas suelen registrar los gastos sólo una vez durante el año fiscal, y los gastos no suelen afectar a la cuenta de resultados de la empresa.

Gastos frente a activos

Otra diferencia importante entre los gastos y los desembolsos es que los gastos suelen referirse a los costes, mientras que los desembolsos están relacionados con los activos—ya sea comprando nuevos activos o añadiendo valor a largo plazo a los activos actuales. Además, las empresas declaran muchos de sus gastos como costes para mantener la capacidad de producir bienes o prestar servicios, incluyendo tanto los gastos operativos como los no operativos. Por el contrario, las empresas suelen acumular gastos como activos a lo largo del tiempo.

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Gasto a largo plazo frente a gasto a corto plazo

Las empresas tienden a realizar compras o inversiones a largo plazo sólo una vez dentro de un ejercicio contable, y estos gastos pueden contribuir al crecimiento y al valor a largo plazo con el paso del tiempo. Los gastos abarcan el gasto a corto plazo que una empresa debe realizar para obtener ingresos durante el período actual. Mientras que las empresas esperan seguir obteniendo ingresos a lo largo del tiempo, los gastos de los que son responsables las empresas a diario, semanalmente y mensualmente son más a corto plazo que los gastos.

Expectativa de gasto futuro

En esencia, una empresa destina fondos a un gasto para aumentar el valor futuro de sus activos actuales o realiza una inversión para aumentar sus ingresos futuros.

Así pues, la expectativa de crecimiento o de aumento de valor de una empresa es otro factor de distinción entre los gastos y los costes. Esto se debe a que los gastos sólo incluyen los costes en los que incurren las empresas durante un periodo de información actual, y no como medio de añadir crecimiento y beneficios futuros.

Frecuencia o duración del gasto

El número de veces que una empresa realiza pagos, desembolsos o gasta fondos de otro modo es otra diferencia clave entre los gastos y los desembolsos. Por ejemplo, los gastos se producen con regularidad, como cuando una empresa informa mensualmente de sus costes de venta, los salarios de los empleados y los pagos de la hipoteca. Los gastos, por el contrario, suelen incluir pagos únicos durante un ejercicio contable, como una inversión a largo plazo y otros gastos de capital.