Libro Mayor vs. Balance de Comprobación: ¿Cuál es la diferencia?

Para los profesionales de la empresa y la contabilidad, es importante saber cómo utilizar el libro mayor y el balance de comprobación. Entender las diferencias entre ambos puede ayudarle a preparar mejor sus documentos e informes. También puede mantener la precisión de sus registros. En este artículo, discutiremos qué son el libro mayor y el balance de comprobación y exploraremos las diferencias entre ellos.

¿Qué es el libro mayor?

El libro mayor es un conjunto de todas las cuentas que muestran las transacciones dentro de una empresa u organización. Es un registro de toda la actividad financiera de la empresa. Las agrupaciones dentro del libro mayor muestran las cuentas individuales que registran:

  • Activos: Se trata de recursos con valor económico que pueden beneficiar a la empresa en el futuro.

  • Pasivos: Son transacciones pasadas, ventas o intercambios de activos que actualmente no se pagan y que proporcionan beneficios económicos para el futuro.

  • Ingresos: Es el importe total de los ingresos obtenidos por la venta de bienes o servicios.

  • Gastos: Es el coste en el que incurre una empresa para operar un negocio y generar ingresos.

  • Ganar: Se trata de un aumento de los ingresos globales de una empresa que proviene de algo distinto a sus operaciones comerciales normales.

  • Pérdida: Se trata de una disminución de los ingresos globales de una empresa que proviene de algo distinto a sus operaciones comerciales normales.

  • Equidad: Es la diferencia entre el pasivo y el activo en el balance de la empresa.

Relacionado: ¿Qué es un libro mayor? Definición, función y partes de un libro mayor

¿Qué es un balance de comprobación?

Un balance de comprobación es un informe que muestra el saldo final de cada cuenta del libro mayor. En una situación ideal, los débitos y créditos totales coinciden y tienen un saldo de cero. Los débitos son la cantidad de dinero que la empresa ingresa, y los créditos son la cantidad de dinero que se gasta. El balance de comprobación ayuda a crear un estado financiero preciso. Se trata de un documento interno utilizado para la contabilidad y la auditoría. Existen tres tipos de balances de comprobación, entre ellos:

  • Balance de comprobación no ajustado: Este es el listado de los saldos de las cuentas del libro mayor al final del periodo del informe.
  • Balance de comprobación ajustado: Es el documento interno que resume los saldos actuales del libro mayor.
  • Balance de comprobación posterior al cierre: Es el balance de comprobación final que se prepara antes de que comience un nuevo período contable.

Relacionado: ¿Qué es un balance de sumas y saldos? Cómo preparar un balance de sumas y saldos (con ejemplos)

Libro mayor vs. balance de comprobación

Aunque tanto el libro mayor como el balance de sumas y saldos registran y hacen referencia a los gastos e ingresos de una empresa, difieren en muchos aspectos importantes, entre ellos:

Cantidad de información

El libro mayor es más detallado que el balance de comprobación. Contiene todas las transacciones en todas las cuentas individuales, como los activos y el patrimonio. En cambio, el balance de comprobación es mucho más breve. Sólo contiene los totales de cada categoría.

Tipo de información

En el libro mayor, hay una lista de todas las transacciones de cada cuenta de todo el año natural o fiscal. Piense en ello como una base de datos de todos sus acontecimientos financieros. Puede consultar esta base de datos para obtener los detalles más específicos de cualquier transacción. El balance de comprobación es un informe. Más que un depósito de todos los datos, toma todo lo que hay en el libro mayor y lo condensa para dar sólo los hechos y cifras importantes que le ayuden a ver si sus cuentas cuadran.

Utiliza

Los contables y auditores utilizan tanto el libro mayor como el balance de comprobación en sus funciones. El libro mayor es la principal fuente de información para el personal del departamento de contabilidad. Se puede utilizar para mirar hacia atrás en cada compra y venta. Los auditores lo utilizan con este fin, para rastrear los saldos hasta sus transacciones individuales.

Los contables utilizan menos el balance de comprobación. Muestra la exactitud matemática del libro de cuentas. Esto era más importante en la época anterior a los ordenadores y los cálculos automáticos, pero sigue siendo importante para ayudar a comprobar si hay errores. Los auditores solicitan una copia del balance de comprobación para sus informes de fin de año, y los inversores pueden utilizar el documento para decidir si quieren comprar acciones de una determinada empresa.

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Tiempo

Los contables pueden preparar el libro mayor en cualquier momento del año. Algunos lo dejan para un año fiscal y otros siguen un año natural. Ambos tienen una duración de 12 meses, pero un año natural siempre empieza el 1 de enero, y un año fiscal puede empezar el primero de otro mes, como abril. El balance de sumas y saldos muestra los totales de un periodo concreto. Aunque lo más habitual es realizarlo el último día del año fiscal, los contables también pueden hacerlo mensual, trimestral o semestralmente.

Tamaño del documento

Debido a la cantidad de información incluida, el libro mayor podría tener más de 100 páginas. Esto depende del número de transacciones que tenga en cada grupo. El balance de sumas y saldos suele tener pocas páginas porque sólo incluye los totales de las cuentas.

Clasificación de cuentas

Los contables organizan las entradas o contabilizaciones en el libro mayor por clase de cuentas. Dependiendo de la transacción con la que se trabaje, hay que colocarla en la columna correcta para que los números coincidan y los saldos de las cuentas. El balance de sumas y saldos no tiene este tipo de clasificaciones porque sólo utiliza los totales. Lo único que hay que comprobar con ese documento es que se ha hecho coincidir el número correcto con el epígrafe correcto.

Documentos de influencia

Los diarios de cuentas influyen en el libro mayor original. Los diarios de cuentas contienen gran parte de la misma información que el libro mayor. Puedes pensar en ellos como borradores, y en el libro mayor como una buena copia de tus documentos financieros. Es posible que no organices o sigas el formato correcto de las transacciones en el diario, lo que corregirás cuando las añadas al libro mayor.

El libro mayor influye en el balance de comprobación. No se remite a los diarios para crear el informe. Puede extraer toda la información que necesita del libro mayor.

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Análisis

El libro mayor es útil a la hora de realizar análisis financieros. Se pueden observar todos los datos que contiene y sacar conclusiones sobre los gastos, los patrones y otras actividades fiscales de la organización. Esto no es posible con el balance de sumas y saldos porque contiene una información mínima. Con este documento se pueden hacer comparaciones entre diferentes categorías, pero no análisis.

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