Un enfoque ágil de gestión de proyectos implica modificar constantemente un producto para adaptarlo a las preferencias del cliente. Los equipos suelen desarrollar y lanzar proyectos en fases, actualizando cada versión a medida que avanzan. Entre las ventajas de la gestión ágil están un desarrollo más rápido del producto y una mayor capacidad de respuesta a las tendencias del mercado y a los comentarios de los clientes.
En este artículo, describimos todo lo que hay que saber sobre la gestión ágil de proyectos.
¿Cómo funciona la gestión ágil de proyectos?
Un enfoque ágil de la gestión de proyectos divide la realización de un proyecto en pequeñas partes denominadas iteraciones o sprints, cada una de las cuales suele durar de días a semanas. Se incluyen estos cinco pasos:
- El equipo completa y lanza una iteración.
- Los miembros del equipo, las partes interesadas del proyecto y/o los clientes prueban, revisan y critican la iteración.
- El equipo utiliza este feedback para guiar el siguiente paso del proyecto.
- El equipo comienza la siguiente iteración, repitiendo este proceso tantas veces como sea necesario hasta que decidan que el proyecto está completo.
El objetivo es lanzar partes del proyecto en un calendario continuo y realizar mejoras constantemente. Los métodos ágiles de gestión de proyectos ayudan a garantizar el éxito de una parte del proyecto antes de pasar a la siguiente y ayudan a las empresas a lanzar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
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Agile frente a otros sistemas de gestión de proyectos
Agile es uno de los principales sistemas de gestión que utilizan los equipos para garantizar el éxito de un proyecto. El otro enfoque, más tradicional, se llama cascada. Con el método en cascada, el equipo completa cada paso de un proyecto en un orden preciso. Deben completar una fase antes de poder pasar a la siguiente. Estas fases incluyen el inicio, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el cierre. La metodología ágil de proyectos se compara con la gestión tradicional de proyectos:
- Con el método de cascada, un equipo sólo prueba y lanza un producto después de haber completado todas las fases. Con la gestión ágil de proyectos, el equipo prueba y lanza cada segmento tan pronto como se completa, lo que ofrece más flexibilidad y adaptabilidad al cambio.
- El método en cascada se basa en una planificación y una secuencia estructuradas, mientras que la gestión ágil se centra en las pruebas, la revisión y la actualización.
- La gestión ágil completa las iteraciones por orden de importancia, mientras que los métodos en cascada hacen que los equipos trabajen en muchas características al mismo tiempo.
- Con la gestión ágil, las partes interesadas y los clientes participan en el proceso de desarrollo. Los enfoques en cascada suelen lanzar o presentar el producto a las partes interesadas sólo cuando está terminado.
- Un director de proyecto suele supervisar y guiar la gestión de proyectos en cascada. La gestión ágil de proyectos es un enfoque colaborativo en el que todos los miembros del equipo supervisan el progreso y toman decisiones.
- Los sistemas en cascada implican una documentación detallada de cada paso del proyecto. Los sistemas ágiles se centran menos en la documentación y más en la elaboración de un producto que funcione.
- El tamaño del equipo puede variar entre los distintos enfoques de gestión, ya que los métodos tradicionales suelen requerir grandes equipos con habilidades individuales y los métodos ágiles incluyen un pequeño grupo de profesionales experimentados.
- Los proyectos con enfoques de gestión tradicionales suelen ser de gran escala. Los proyectos ágiles son de pequeña o mediana escala porque se centran en una iteración cada vez.
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Ventajas de la gestión ágil de proyectos
La gestión ágil de proyectos tiene muchas ventajas, sobre todo para los equipos que trabajan en proyectos complejos o en el desarrollo de software que necesitan lanzar productos rápidamente y hacer actualizaciones a lo largo del proceso. Otras ventajas de la gestión ágil de proyectos son
Respuesta rápida
Dado que los equipos prueban sus productos después de cada iteración en lugar de al finalizar el proyecto, pueden solucionar los problemas inmediatamente. Esto aumenta las posibilidades de que un equipo tenga un producto exitoso al final del proyecto.
Ahorro de costes y tiempo
Las empresas pueden ahorrar recursos realizando cambios y correcciones en un producto a lo largo de su desarrollo. Una vez que han completado un proyecto, es más caro y requiere más tiempo hacer cambios a gran escala. La gestión ágil puede ayudar a que un proyecto se mantenga dentro del calendario y el presupuesto.
Flexibilidad
El método ágil de gestión de proyectos facilita a los equipos la adaptación a los cambios de requisitos si el cliente o las partes interesadas solicitan cambios o si los clientes proporcionan comentarios.
Colaboración
Dado que todo el equipo desarrolla, revisa y toma decisiones sobre un producto, suele estar más comprometido y capacitado. Los miembros del equipo se apropian del proyecto y es más probable que compartan ideas y piensen en soluciones creativas para los retos. El usuario o cliente también se compromete con el producto mediante pruebas y revisiones.
Reducción del riesgo
La gestión ágil aumenta las posibilidades de éxito de un proyecto a gran escala o de alto riesgo porque el equipo puede identificar y corregir los problemas antes del lanzamiento del producto.
Satisfacción del cliente
La gestión ágil de proyectos implica la comunicación con las partes interesadas y los clientes durante cada iteración del proyecto. Como resultado, el equipo puede utilizar los comentarios de los clientes para crear un producto con el que el cliente esté satisfecho.
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Contras de la gestión ágil de proyectos
Como cualquier sistema de gestión de proyectos, la metodología ágil tiene posibles inconvenientes y puede no ajustarse a las necesidades de todas las empresas. Los contras de la gestión ágil de proyectos son los siguientes
Un ritmo rápido
Con el lanzamiento de cada iteración, los equipos deben tomar decisiones y realizar cambios rápidamente. La gestión ágil de proyectos puede no ser la opción adecuada para las empresas que toman decisiones mediante un comité o que se toman mucho tiempo para analizar las cosas antes de actuar.
Dependencia del trabajo en equipo
Los equipos de gestión de proyectos ágiles trabajan como una unidad. Para que un proyecto tenga éxito, deben ser capaces de colaborar bien y tener fuertes habilidades de comunicación. Si un equipo necesita mejorar su comunicación o colaboración, es posible que quiera utilizar un sistema de gestión de proyectos diferente.
La posibilidad de perder el foco
Sin una estructura lineal y, posiblemente, sin un director de proyecto, los equipos ágiles que dependen de las opiniones de los clientes pueden desviarse del camino. La información de las revisiones y críticas o los clientes que no saben lo que quieren pueden enviar a los equipos en direcciones diferentes a las que originalmente planearon.
Poca documentación
La gestión ágil de proyectos da prioridad a la acción y a las mejoras por encima de esbozar o documentar los procesos. Por lo tanto, si se produce un problema, puede ser un reto determinar en qué parte del flujo de trabajo ocurrió y cómo evitarlo en el futuro.
Resultados imprevisibles
Los proyectos con gestión ágil responden y se adaptan continuamente a la retroalimentación y están en constante cambio. Debido a este proceso fluido, la fecha de finalización del proyecto y el producto final pueden ser imprevisibles o desconocidos.