Gestión de activos de TI: Definición y beneficios

Las empresas suelen tener una enorme cantidad de datos y activos que controlar. Las actividades de mantenimiento programadas, como las actualizaciones, la seguridad, los metadatos y las versiones, a veces se registran en varios lugares, desde hojas de cálculo hasta correos electrónicos, lo que provoca un trabajo manual adicional y prácticas incoherentes. Un sistema de gestión de activos de TI puede resolver estos problemas automatizando los procesos y almacenando los datos en una única ubicación de la empresa. En este artículo, aprenderemos más sobre la gestión de activos de TI, incluyendo sus beneficios, y discutiremos cómo puede elegir el programa de gestión adecuado para su organización.

¿Qué es la gestión de activos de TI?

La gestión de activos de TI, también conocida como ITAM, es la combinación de prácticas y procesos que protege y organiza la propiedad física e intelectual de una empresa. Los activos de TI son la tecnología que utiliza una empresa, como su hardware, software, dispositivos e información. Las empresas suelen recurrir a ITAM para optimizar sus activos tecnológicos y asegurarse de que los utilizan de forma eficiente durante su ciclo de vida. La mayoría de las organizaciones experimentan un ciclo de vida similar para su tecnología, que incluye la planificación de la nueva tecnología, su adquisición, puesta en marcha, mantenimiento y desmantelamiento.

Hay varias herramientas ITAM que las empresas pueden utilizar, entre ellas:

  • Inventario automatizado de activos
  • Gestión de licencias
  • Gestión de versiones
  • Catálogo de productos
  • Sistema de activos fijos
  • Gestión de activos digitales

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Beneficios de la gestión de activos de TI

La gestión de activos de TI puede mejorar todas las áreas de las operaciones empresariales. Algunos de los principales beneficios son:

Fuente única de información

Las empresas necesitan registrar y gestionar su inventario tecnológico. Cuando no se utiliza ITAM, varios departamentos, equipos y personas suelen utilizar hojas de cálculo para capturar los datos que son importantes para ellos, como el número de dispositivos, los números de serie, la información de los usuarios, las actualizaciones del sistema operativo u otros detalles técnicos. Cuando las empresas guardan la información del inventario en varios lugares, es más difícil de gestionar y actualizar. La gestión de activos de TI proporciona una forma eficaz de gestionar estos activos tecnológicos al consolidar el almacenamiento de información. Aporta orden y precisión al sistema.

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Mejora de la utilización del sistema

A veces, las empresas tienen demasiadas o muy pocas cuentas de software y servicios tecnológicos. Por ejemplo, cuando una persona deja un puesto, si el sistema no elimina sus cuentas, la empresa puede seguir pagando cuotas de usuario adicionales. La gestión de activos de TI proporciona información sobre cómo las empresas podrían ahorrar dinero eliminando las compras innecesarias y las licencias no utilizadas. A veces, ITAM puede identificar si hay aplicaciones que duplican una función y ayudar a eliminar procesos innecesarios.

Aumento de la productividad

Cuando los equipos no utilizan ITAM, pueden perder tiempo convirtiendo archivos, descargando varios programas de lectura, transfiriendo archivos entre departamentos y consolidando información. La gestión de activos de TI permite a los equipos utilizar la misma tecnología en dispositivos compatibles, lo que puede aumentar su productividad y eficiencia. Los departamentos pueden entonces centrarse en el desempeño de responsabilidades más importantes, como la seguridad, el soporte, la reparación y el mantenimiento de los dispositivos.

Servicios de tecnología respaldados

Debido a que la gestión de activos de TI otorga un acceso rápido y fácil a los datos, puede mejorar los servicios de tecnología, como la notificación de incidentes y el seguimiento de problemas. Pueden acceder a información más completa para resolver los problemas de manera más rápida y fácil, disminuyendo el tiempo necesario para cada problema. ITAM también puede hacer un seguimiento de los problemas comunes o de las tendencias de los usuarios para ayudar a los equipos de soporte a identificar los problemas y mantener sus servicios, datos y software.

Mejor seguridad y cumplimiento

La gestión de activos de TI ayuda a las organizaciones a minimizar sus riesgos de seguridad y garantiza el cumplimiento de las normas legales y de la empresa. Alienta a los empleados a utilizar programas monitoreados y mantenidos en lugar de descargar e instalar aplicaciones individuales para su uso. Mediante el seguimiento, los departamentos de TI pueden garantizar que los usuarios realicen las actualizaciones de seguridad y del sistema necesarias. Las empresas también pueden necesitar proporcionar ciertos detalles de los procesos o datos a terceros para demostrar el cumplimiento de sus prácticas empresariales. ITAM puede garantizar que los sistemas capturen los datos adecuados para que puedan evitar multas u otras sanciones.

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Cómo elegir un programa de gestión de activos de TI

Aunque el análisis puede llevar tiempo, la elección de un programa de gestión de activos de TI puede mejorar el rendimiento general de su empresa. A continuación se indican algunos pasos que le ayudarán a decidirse por un programa de gestión de activos:

1. Determina tus necesidades

Para comenzar el proceso, identifique sus necesidades inmediatas que la gestión de activos de TI puede satisfacer. Algunas razones comunes para explorar el software ITAM incluyen:

  • Gestión de costes: Su empresa está buscando formas de ahorrar dinero.

  • Gestión de datos: Usted gestiona una gran cantidad de información y datos desorganizados en varias hojas de cálculo a través de diferentes departamentos.

  • Gestión del crecimiento: Su empresa ha experimentado un crecimiento repentino.

  • Gestión del cumplimiento: Su empresa necesita un medio más fácil de organizar los datos para el cumplimiento de la normativa.

2. Revise sus activos

Una vez que hayas fijado tus objetivos, haz un inventario manual de los activos que te gustaría gestionar. Trabaja con otros departamentos para ver si hay licencias, programas o dispositivos específicos que cada equipo necesita para realizar su trabajo. Si está buscando un sistema de gestión de activos digitales para el seguimiento de los permisos o algo similar, considere el tipo de datos que necesita capturar. Esto puede ayudarle a decidir qué sistema es el mejor. Al determinar sus activos, asegúrese de identificar:

  • Dispositivos
  • Licencias y otros datos
  • Metadatos y atributos
  • Datos financieros de los sistemas y programas actuales
  • Dependencias

3. Decidirse por un sistema

Conociendo sus objetivos y los activos que le gustaría gestionar, es el momento de evaluar qué sistema le conviene más. Tenga en cuenta el presupuesto y el alcance de su proyecto, pero también el dinero que esta inversión podría ahorrarle en el futuro. Por ejemplo, si su objetivo principal es aumentar la seguridad en todos sus dispositivos, considere una herramienta de gestión de parches o versiones, pero si quiere estandarizar las herramientas que utilizan los empleados, podría elegir un catálogo de productos. Sea cual sea su elección, asegúrese de que la herramienta pueda soportar el crecimiento previsto de su empresa.

4. Aclarar sus procesos

Defina los procesos actuales antes de elegir un programa para poder identificar fácilmente cómo interactúan los empleados y los equipos tecnológicos con las distintas tecnologías. Por ejemplo, algunos datos como los nombres de usuario y las contraseñas pueden tener que ser mantenidos por los empleados, pero los equipos tecnológicos pueden activar las notificaciones de actualización de software cuando los nuevos sistemas operativos lanzan nuevos parches de seguridad.

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5. Poner en marcha su sistema ITAM

Hay algunas cosas que hay que establecer antes de lanzar un nuevo sistema de gestión de activos:

  • Formación de equipos tecnológicos y empleados
  • Procedimiento para hacer preguntas o informar de problemas
  • Proceso de transferencia de datos desde hojas de cálculo existentes
  • Planes de transición si está desmantelando programas antiguos

Aunque muchos programas de gestión de activos pueden estar inmediatamente listos para su uso, el trabajo preliminar puede garantizar que se tengan los datos correctos y completos. Planifique con antelación para ayudar a los usuarios a saber cómo utilizar y supervisar el éxito de esta nueva herramienta.

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