¿Qué es la gestión de contenidos empresariales? (con consejos)

El almacenamiento de documentos impresos en una oficina puede ocupar mucho espacio y emplear mucho tiempo al tratar de encontrar una información específica dentro de los documentos. Muchas empresas buscan nuevas formas de almacenar sus datos impresos, y una solución es utilizar un sistema de gestión de contenidos empresariales para simplificar el proceso. Si usted está interesado en un sistema que pueda organizar sus documentos y hacer el trabajo más eficiente para su organización, puede considerar el uso de la gestión de contenidos empresariales en su negocio.

En este artículo, analizamos qué es la gestión de contenidos empresariales, sus cinco componentes, la importancia de utilizarla en su empresa y consejos para implantarla.

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¿Qué es la gestión de contenidos empresariales?

La gestión de contenidos empresariales (ECM) es un sistema diseñado para gestionar los documentos de una empresa. Elimina la necesidad de materiales en papel almacenando documentos de Word, hojas de cálculo, imágenes y PDF y poniéndolos a disposición de los empleados de la organización. ECM agiliza muchos procesos empresariales organizando la información en diferentes categorías para que los usuarios puedan obtenerla más fácilmente y trabajar de forma más eficiente. Adquirir la información que se necesita también se vuelve mucho más sencillo, ya que permite a los usuarios recuperar la información en múltiples dispositivos, independientemente de su ubicación, siempre que tengan las credenciales adecuadas para acceder al sistema.

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Componentes de la gestión de contenidos empresariales

A continuación se describen los componentes de la gestión de contenidos empresariales:

Capture

Para utilizar eficazmente un sistema ECM, éste debe ser capaz de capturar todo el contenido impreso que quieras almacenar. Para ello, utiliza las funciones de escaneado para capturar el contenido de los documentos en papel, de modo que puedas clasificarlos y almacenarlos en consecuencia. Si tu empresa utiliza muchas imágenes, es posible que también necesites utilizar la limpieza de imágenes, que te permite girar, ampliar o recortar una imagen para mejorar la calidad de los datos.

Después de que los diferentes contenidos impresos se conviertan en digitales y usted haya reunido todos los datos, el sistema ECM realiza la indexación para clasificar los archivos. Puede crear diferentes categorías en función de los tipos de archivos que almacene, de quién pueda verlos o de si van a ser almacenados a largo plazo.

6. Gestionar

El componente de gestión conecta y modifica los datos en el sistema utilizando diferentes aspectos de ECM, como por ejemplo:

  • Herramientas de colaboración: Estas herramientas permiten a los usuarios crear nuevos contenidos juntos.

  • Gestión de procesos empresariales: La gestión de procesos empresariales consiste en herramientas de flujo de trabajo que ayudan a optimizar el flujo de los procesos empresariales.

  • Gestión de expedientes y archivos: Estas herramientas ayudan a mantener y actualizar los sistemas de indexación y a gestionar un calendario de eliminación de contenidos antiguos.

  • Gestión de contenidos web: Gestiona, almacena y muestra el contenido de las páginas web.

  • Gestión de documentos: La gestión de documentos almacena los medios impresos que se convierten en documentos digitales, como PDF, documentos de Word y hojas de cálculo, y puede recuperar los documentos cuando sea necesario.

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Almacenar

El componente de almacenamiento se refiere a la conservación temporal de los documentos a los que todavía se puede acceder porque aún no han pasado al repositorio a largo plazo. El componente de almacenamiento consta de tres partes:

  • Repositorio: Un repositorio es la ubicación central que almacena los archivos digitales.
  • Servicios de biblioteca: Esta herramienta absorbe los archivos de los componentes de captura y gestión y los mantiene organizados para que puedas seguir accediendo a ellos y modificándolos cuando sea necesario.
  • Tecnologías de almacenamiento: La tecnología de almacenamiento es el hardware que contiene los archivos y el software, como los discos ópticos, los servidores y las soluciones basadas en la nube.

Conservar

El componente de conservación implica el almacenamiento a medio y largo plazo de los archivos que ya no se utilizan en el sistema. Los ECM suelen lograrlo mediante la gestión de archivos, que almacena de forma segura los documentos electrónicos y en papel y descarta los que no son esenciales de acuerdo con las directrices establecidas. Es importante asegurarse de que los métodos que se utilizan para archivar los expedientes están actualizados y son compatibles con la tecnología moderna para poder seguir accediendo a ellos en caso de necesidad.

Entregar

El componente de entrega distribuye el contenido allí donde los usuarios lo necesitan en todo el sistema ECM. Si un cliente o usuario solicita información, el middleware, o software que soporta las aplicaciones de distribución, la entrega en la ubicación correcta. Por ejemplo, si un usuario busca el coste de una hoja de cálculo para un cliente, el middleware trabaja para entregar esa hoja de cálculo al usuario para que pueda transmitirla al cliente.

Además, la seguridad es un aspecto importante del proceso de entrega porque es crucial que los archivos permanezcan protegidos de accesos no autorizados. Para ello, puede utilizar un software de gestión de riesgos que analice los datos existentes para identificar los riesgos y evitar posibles problemas.

La importancia de la gestión de contenidos empresariales

Esta es una lista de razones por las que es importante considerar la implementación de la gestión de contenidos empresariales en su organización:

  • Reduce los costes: ECM puede automatizar procesos que antes eran manuales, lo que minimiza las necesidades de almacenamiento y los requisitos postales. También reduce los costes operativos al mejorar los flujos de trabajo que se derivan del paso de los materiales en papel a un formato digital.

  • Mejora la satisfacción del cliente: Los representantes del servicio de atención al cliente necesitan acceder a los contenidos para resolver los problemas de los clientes, por lo que la gestión de contenidos empresariales ayuda a los representantes a encontrar los contenidos de forma más eficiente, mejorando así la satisfacción del cliente.

  • Aumenta la productividad: El ECM puede aumentar la productividad haciendo que los procesos empresariales sean más inmediatos. Puede optimizar la seguridad de los datos almacenados, reducir las necesidades de almacenamiento y envío y minimizar los gastos generales.

  • Mejora la accesibilidad del contenido: ECM mejora las capacidades de extracción de datos al permitir a los usuarios establecer parámetros que acotan los resultados de la búsqueda y ayudan a encontrar la información más rápidamente.

  • Minimiza el riesgo normativo: La gestión de contenidos empresariales proporciona una plataforma que cumple las directrices de gestión de riesgos y los requisitos de cumplimiento normativo. Lo hace eliminando los procesos improvisados que exponen a las empresas a riesgos u otros problemas.

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Consejos para implementar la gestión de contenidos empresariales

Implantar la GEC en el lugar de trabajo puede suponer un gran cambio para su organización y sus empleados. Aquí tienes algunas sugerencias a tener en cuenta que pueden hacer que la transición sea más suave:

  • Prioriza primero las tareas importantes. Decide qué es lo que más os va a beneficiar a ti y a tus empleados y aborda esas áreas antes de centrarte en los detalles más pequeños.

  • Explique los beneficios. Evaluar los resultados esperados para la organización y, a continuación, explicar cómo el uso de ECM puede ayudar a completar el trabajo de forma más eficiente y mejorar el flujo de trabajo de la empresa.

  • Crea la adhesión de los empleados. Explica el resultado que deseas obtener con el sistema y tus expectativas al utilizarlo. Comparte tu visión con todos con frecuencia para ayudarles a motivarse para realizar el cambio.

  • Decide lo que necesitas. Hable con su proveedor de servicios para determinar qué infraestructura o software adicional puede necesitar para utilizar correctamente la nueva plataforma. Esto puede incluir elementos como ordenadores portátiles, software en la nube, más capacidad de red y teléfonos inteligentes.

  • Crear un equipo de implementación. Encuentre un grupo de empleados que estén entusiasmados con el uso de ECM y nómbrelos para que formen parte del equipo de implementación. Explíqueles los detalles del proceso y permítales participar en cada paso para que la transición sea más sencilla.

  • Establezca reglas. Decida quién va a tener acceso a cierta información y cree algunas políticas para cuando los empleados empiecen a utilizar la plataforma. Es posible que quiera incluir cosas como el tiempo de almacenamiento de los datos no utilizados antes de desecharlos o el tipo de información que se almacena frente a la que se va a conservar.

  • Hacer pruebas antes del lanzamiento. Una vez que el sistema esté listo para su uso, considere la posibilidad de que su equipo de implementación lo pruebe para asegurarse de que funciona correctamente. Puede modificar o solucionar los problemas que sean necesarios antes de abrir su uso a toda la plantilla.

  • Esté dispuesto a ayudar. Como se trata de un sistema nuevo, puede llevar un tiempo que todos se adapten y se familiaricen con su uso. Intenta programar reuniones para los empleados que necesiten más ayuda o tengan preguntas, de modo que puedas trabajar con todos a la vez para ayudarles a sentirse más cómodos utilizándolo.

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