¿Qué es la gestión de contratos? Definición y ejemplos

Se puede utilizar cualquier tipo de contrato para gestionar la entrega de productos, servicios y dinero entre las partes. La gestión de contratos es una habilidad que puede ayudarle a redactar contratos más eficaces que den lugar a mejores resultados empresariales. La gestión de contratos es una habilidad que puede ayudarle a descubrir nuevas oportunidades profesionales o a mejorar sus habilidades.

En este artículo, ofrecemos una definición, beneficios, etapas y estrategias para la gestión de contratos.

¿Qué es la gestión por contrato?

Un contrato es un documento legal vinculante que define las obligaciones, derechos y responsabilidades de dos o más partes. El cumplimiento de un contrato es el proceso de gestión y cumplimiento de las obligaciones de proveedores, clientes, empleados y otros. Todos los días vemos ejemplos de contratos, como los de alquiler de apartamentos, los contratos de trabajo y las condiciones de uso de los programas informáticos.

¿Quién gestiona los contratos?

La gestión de contratos puede ser un componente de cualquier industria. A continuación se ofrece una lista de carreras que suelen gestionar contratos:

  • Abogado: Algunos abogados pueden especializarse en derecho contractual, lo que les da experiencia en la elaboración de contratos.
  • Director de finanzas: Un gestor financiero puede gestionar los contratos con el gobierno o con los proveedores.
  • Responsable del contrato: Muchas empresas contratan a gestores de contratos para que les ayuden a mantener los contratos con proveedores y empleados.

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Beneficios de la gestión de contratos

Estas son algunas de las ventajas de la gestión de contratos para las empresas:

Mejora la eficiencia

Los gestores de contratos pueden utilizar programas informáticos y otras herramientas para automatizar el proceso de gestión de contratos. El software puede reducir los errores humanos en el proceso de creación de contratos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia de la empresa, permitiendo a las partes dedicar más tiempo a evaluar la capacidad de un contrato para satisfacer sus expectativas.

Fomenta un mejor funcionamiento de la empresa

El éxito de la gestión de contratos puede ayudar a que una empresa funcione mejor. Puede dar a las empresas una idea de cómo pueden negociar los contratos para obtener mejores resultados empresariales. Estos conocimientos pueden ayudar a las empresas a identificar formas de ahorrar dinero.

2. Reduce el riesgo

La gestión de contratos puede reducir drásticamente el riesgo para las empresas al definir legalmente las expectativas y responsabilidades de las partes implicadas. Esto puede dar a las empresas más poder en las disputas legales. Mitigar los riesgos también puede ayudar a las empresas a gastar su dinero de forma más inteligente.

Ayuda a seguir a los proveedores

La gestión de los contratos puede ayudar a las empresas a controlar el cumplimiento y el rendimiento de sus proveedores. Esto puede ayudar a las empresas a establecer mejores relaciones con sus proveedores al permitir que las empresas y los proveedores se comuniquen mejor sus necesidades. El seguimiento de los vendedores como de los proveedores también puede ayudar a las empresas a evaluar el riesgo de los proveedores.

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4. Impone el cumplimiento de las normas

La gestión de contratos puede imponer el cumplimiento de las obligaciones contractuales por las partes implicadas. Los contratos pueden ofrecer expectativas y consecuencias explícitas que pueden animar a las personas a cumplir los acuerdos.

Etapas de la gestión de un contrato

Estas son las ocho etapas para crear y gestionar un contrato:

1. Preparación

El primer paso para crear un contrato es gestionar las peticiones iniciales de las partes a las que afectará el contrato. Estos son algunos de los componentes que puede tener en cuenta en la fase de preparación de la gestión del contrato:

  • Objetivos: Las partes que estarán bajo las obligaciones de un contrato' pueden expresar sus objetivos para el contrato, lo que puede ayudarle a identificar lo que debe incluir.
  • Expectativas: Es importante establecer un entendimiento de las expectativas de cada parte para lograr una comunicación clara al preparar un contrato.
  • Necesidades: Cada parte puede describir sus necesidades a partir del contrato. Esto puede ayudarle a asegurarse de que el contrato será efectivo.
  • Riesgos: Identificar los riesgos puede ayudar a las partes a garantizar que el contrato mitigue los riesgos en la medida de lo posible.

Por ejemplo, si una empresa de alquiler de apartamentos quiere llegar a un acuerdo con una empresa de limpieza de alfombras para que limpie los apartamentos antes de que se muden los nuevos inquilinos, las dos partes pueden explorar los riesgos del contrato y discutir sus expectativas y necesidades para decidir si les interesa llegar a un acuerdo.

2. Redactar

Una vez que las partes comunican sus necesidades en la fase de preparación, se puede crear un borrador inicial del contrato que refleje sus objetivos y aborde los riesgos.

Por ejemplo, si la empresa de alquiler de apartamentos quiere firmar un contrato con el proveedor de limpieza de alfombras, un experto en gestión de contratos puede crear un contrato inicial. Este borrador ofrece a las dos empresas la oportunidad de revisar si el contrato cubre sus expectativas.

3. Negociación

Las partes de un contrato pueden utilizar el borrador inicial como punto de partida para negociar los términos del contrato.

Por ejemplo, la empresa de limpieza de alfombras podría aceptar convertirse en proveedor de la empresa de alquiler de apartamentos si ésta puede pagar una tarifa de 60 dólares por la limpieza rutinaria de alfombras y 85 dólares por los servicios de limpieza especializados. A continuación, las partes pueden definir lo que podría suponer una limpieza rutinaria y una limpieza especializada y negociar hasta llegar a un acuerdo sobre las condiciones. En este caso, la empresa de alquiler pregunta si las tarifas de 50 y 75 dólares por los servicios rutinarios y especializados serían aceptables, y la empresa de limpieza de alfombras está de acuerdo.

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4. Aprobación

Después de negociar sus condiciones, las partes de un contrato pueden firmar la versión final del mismo y acordar la fecha en que entrará en vigor. Muchas empresas utilizan herramientas de autorización de contratos en línea que pueden facilitar la gestión del paso de aprobación del proceso contractual.

Por ejemplo, si la empresa de alquiler de apartamentos y el proveedor de limpieza de alfombras están satisfechos con las tarifas acordadas a cambio de los servicios, pueden firmar el contrato y acordar el inicio de su colaboración a principios del mes siguiente.

5. Ejecución

Después de que todas las partes implicadas aprueben un contrato, éste puede entrar en vigor. El contrato puede entrar en vigor en una fecha acordada o inmediatamente, según el tipo de contrato.

Con el ejemplo del contrato entre la empresa de alquiler y la empresa de limpieza de alfombras, los limpiadores de alfombras comienzan sus servicios a la empresa de alquiler de apartamentos a principios de mes.

6. Gestión de las obligaciones

Cuando se ejecuta un contrato, un gestor de contratos puede empezar a gestionar el cumplimiento de las obligaciones de las partes. Este paso del proceso puede ayudar a todos los implicados a garantizar que el contrato mantenga su valor.

Por ejemplo, al cabo de unos meses, la empresa de alquiler de apartamentos tiene problemas con los plazos de limpieza de las alfombras, ya que tiene que cumplir un calendario estricto para preparar los apartamentos para los nuevos inquilinos. En este caso, puede ser necesario revisar el contrato.

7. Revisiones

Una vez que el contrato está en vigor, las partes implicadas pueden acordar revisiones a medida que cambian las circunstancias.

En nuestro ejemplo, el proveedor de limpieza de alfombras y la empresa de leasing acuerdan unas condiciones más específicas en cuanto a los plazos de los servicios de limpieza. El proveedor se compromete a que, salvo circunstancias imprevistas, sus empleados de limpieza no llegarán más de 10 minutos tarde a una limpieza programada. El gestor de contratos puede revisar el contrato para reflejar estos cambios.

8. Renovación o rescisión

Cuando un contrato termina, las partes implicadas pueden renovarlo o rescindirlo. La renovación puede implicar una nueva ronda de negociaciones. La rescisión pone fin formalmente al contrato.

Por ejemplo, el contrato entre el proveedor de limpieza de alfombras y la empresa de arrendamiento de apartamentos fue exitoso después de las revisiones. Las partes acuerdan entablar negociaciones para renovar el contrato por un año más.

Estrategias de gestión de contratos

Estas son algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarle a gestionar los contratos de forma más eficaz:

Investigar las partes del contrato

Investigar a las partes de un contrato, incluyendo la comprobación de los antecedentes, puede ayudarle a asegurarse de que una persona o empresa puede firmar un contrato legalmente. Es posible que descubra que la parte tiene obligaciones existentes que pueden afectar a cualquier contrato que celebre con ella.

Establezca consecuencias para los incumplimientos o retrasos

Otra estrategia para mejorar la gestión de los contratos consiste en establecer y comunicar las consecuencias de los incumplimientos o retrasos del contrato. Esto puede ayudarle a garantizar que el contrato cumple su valor para las partes implicadas. También puede fomentar el cumplimiento del contrato.

Por ejemplo, si un editor contratado por una empresa editorial incumple continuamente los plazos, la empresa contratante puede incluir en el contrato las consecuencias de estos retrasos, como la reducción de la paga para ayudar a recuperar los costes causados por el retraso.

Identificar un ciclo de vida para los contratos

Puede especificar el ciclo de vida de un contrato para que se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo, si una empresa trabaja de forma trimestral, puede especificar que los nuevos contratos expiren trimestralmente. También puede identificar la información que pueda necesitar para automatizar la renovación de los contratos.

Aclarar los contactos

Comunicar la autoridad es otra estrategia que puede ayudar a gestionar los contratos con más claridad. Es importante que todas las partes implicadas en el contrato conozcan a los responsables del proceso. A veces, el consejo de administración de una empresa elige a un representante para que tenga autoridad para tomar decisiones en las negociaciones del contrato.

Por ejemplo, si un vendedor necesita obtener la aprobación final de sus tarifas más bajas por parte de su gerente antes de que un cliente firme un contrato, el vendedor puede comunicarlo al cliente. Puede ayudar al cliente a entender quién tiene autoridad con los precios de los productos.

Establecer un proceso de revisión de contratos

Proporcionar un proceso para las revisiones contractuales puede ayudar a las partes a recopilar información y prepararse para las revisiones contractuales. Planificar con antelación los temas de conversación para una revisión contractual puede ayudar a las empresas a gestionar mejor su tiempo.